人力资源管理功能重构与EHR的实施

　　内容摘要:EHR是指电子人力资源管理,是建立在先进的软件和硬件基础上的新型人力资源管理模式。一方面,EHR通过集中式的信息库、自动处理相关信息,达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。另一方面,EHR与企业现有的网络技术相联系,打破传统的HR封闭式管理,并且将有助于解决“企业组织梗阻”的情况。

　　关键词:HER 组织肠梗阻 功能重构

　　对于HR部门而言,传统的HR工作者主要从事的就是行政事务,其次是企业经营中人员管理行使管理咨询的职能,而在帮助企业策略的制定方面是最少的。这样人力资源管理基本是履行企业行政事务执行功能。在日益激烈的商业竞争环境下,企业最重要的资产是“人才”,传统人力资源管理的功能显然已经不能满足在迅速变化的市场竞争中激励组织人力资本,优化组织流程,重构组织战略,是企业获得持久竞争优势的要求。为了实现企业人力资源管理功能的重构,必须引入EHR的先进理念以及保证EHR系统能够在组织中得到有效利用。

　　EHR的涵义

　　EHR是指电子人力资源管理,基于先进的软件和硬件基础上的新型人力资源管理模式,通过集中式的信息库、自动处理信息、员工自助服务、外协以及服务共享,达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。它通过与企业现有的网络技术相联系,保证人力资源与日益变化的技术环境同步发展。EHR中的“E”包含了两层含义:一是electronic,即电子化的人力资源管理,电子化是实现这一目的的手段;二是efficiency,即高效的人力资源管理。提高企业运营的效率才是EHR的根本目的,它体现了以下三个方面的功用:

　　基于网络的人力资源管理流程化与自动化。E把有关人力资源的分散信息集中化并进行分析,优化人力资源管理流程,实现人力资源管理全面自动化,与企业内部的其他系统进行匹配。

　　实现人力资源管理的B2B。企业的人力资源管理者能够有效利用外界的资源,并与之进行交易,比如获得专业咨询公司、人力资源事务代理公司、培训公司等HR服务商的电子商务服务。

　　实现人力资源的B2C。让员工和部门经理参与企业的人力资源管理,体现HR部门视员工为内部顾客的思想,建立员工自助服务平台,开辟全新的沟通渠道,充分达到互动和人文管理。对于企业管理者来说,可以迅速、准确地获得有关人员管理的信息,这对于进行正确的企业经营决策具有重要的意义,并且可以使高层管理者和部门经理掌握企业的人员状况、人才需求标准等,有利于提高员工管理水平;同时对员工而言,他们可以方便地获得有关自己的考勤、培训记录、薪资等信息,进行自我维护的同时还可以实现在线报销、申请休假、查询等。这样一来,EHR可以大大降低企业的管理成本,而且能够有效地实现组织内部的有效实时沟通。

　　在EHR的管理环境下,EHR工作者从事的主要工作是提供管理咨询服务,行政事务被电子化和自动化的HR流程所取代。这样HR的流程就被极大的优化,从而不是单纯地将HR工作人员从繁杂的工作中解放,而是彻底地改变了他们的工作方式与重心,HR逐步从企业运作流程和工作关系上成为企业的战略合作伙伴,发挥自己的战略制定、流程管理和人员激励等方面的作用,实现企业人力资源管理功能的重构。

　　EHR将先进的技术运用于人力资源管理,为企业建立了人力资源服务的网络系统,使人员管理流程电子化。一方面,EHR可以让员工正确地做事,更有效率地完成工作。它可以缩短管理周期,减少人力资源工作流程的重复操作,使工作流程自动化,减少不必要的人为干扰因素,使最终用户自主选择HR信息和服务,并加实现事务性工作和日常服务的外包。另一方面,EHR可以让员工做正确的事。它可以使HR部门从提供简单的HR信息转变为提供HR知识和解决方案,可以随时随地向管理层提供决策支持,可以向HR专家提供分析工具和建议,可以建立支持HR部门积累知识和管理经验的体系。

　　企业EHR模块

　　EHR从功能上来分析,主要包括人力资源管理、薪资和福利、培训开发、考勤管理、EHR信息平台等五个模块:

　　人力资源管理模块。人力资源管理系统从科学的人力资源管理角度出发,从企业的人力资源规划开始,记录招聘、岗位描述、培训、绩效评估、薪资和福利是等与员工个人相关的信息,并以易访问和可检索的方式注册到集中的数据库中,将员工信息统一地管理起来。该模块可以完整地记录员工从面试到离职整个周期的相关人力资源信息,并有生成和分析报表的功能,为企业决策者提供参考。

　　薪资和福利模块。该模块用来管理企业薪酬及福利,包括相关政策的规划,个人所得税、社会保险等项目的计算等。这一模块实现了与员工个人人力资源管理信息的联接,如员工的考勤、请假情况等,同时生成存储完整历史信息供查询和生成报表。

　　培训开发模块。培训开发为企业人力资源配备和员工职业生涯规划提供科学的依据,通过培训需求分析、结果评估和反馈等与人力资源信息有机地结合起来。由于网络的出现,使得员工可以进行在线学习、考试,并将结果记入人力资源管理系统中。

　　考勤管理模块。通过企业的终端考勤系统,员工的工作情况可以清楚地记录于EHR中的考勤管理模块中,并生成清晰的员工出勤报告,并可转入薪资福利程序,使考勤数据与薪资计算直接挂钩。

　　EHR信息平台模块。信息平台强调员工的自助服务和信息交流。如果员工的个人信息发生了变化,他们可以授权范围内自行进行更新自己的信息,经过一定的批准程序就可以生效。同样,对于一些人力资源管理中的日常程序性事务可以通过信息平台得到有效率地处理。不但减轻了人力资源管理者的工作负担,并且可以实时更新信息数据、明确责任人,并且完善公司内部沟通途径,避免出现工作中的推诿扯皮现象。

　　企业EHR的功能实现

　　由EHR形成的标准化、规范化及网络化的信息交流平台,在满足HR部门业务管理需求的基础上,还能将HR管理生态链上不同的角色联系起来,使得EHR成为企业实际全面实施人力资源管理的纽带,并且能够面向HR生态链上不同的角色提供的功能。

　　对于CEO而言,EHR是人力资源信息查询与决策支持的平台。CEO不需要通过HR部门的帮助,自助式获取企业人力资源的状态信息,并获得各种辅助其进行决策的人力资源指数。其次,通过EHR平台,CEO可以在网上直接履行与HR有关的职责,并了解和掌控企业有关的人力资源信息。在EHR系统运行过程中,将产生三种不同的信息处理层次。第一,基础数据层。包含两类数据,一类是员工个人属性数据,另一类是企业数据,如企业组织结构、岗位设置、工资级别等。基础数据在HR系统初始化的时候使用,是整个系统正常运转的保证。第二,业务处理层。相关的功能模块将在日常管理工作中不断产生的数据,如新员工数据、薪资数据、绩效考核数据等进行积累或分析。这些数据将成为企业掌握人力资源状况、提高人力资源管理水平以及提供决策支持的主要数据来源。第三,决策支持层。这一层次建立在基础数据与大量数据组成的HR数据库基础之上,通过对数据的统计与分析,就能获得所需的信息,如工资状况、员工绩效考核、员工培训与开发的情况等。这一方面提高了人力资源管理的效率,而且便于企业高层从总体上把握人力资源情况。企业的CEO可以根据需要在不同的层次实现信息的实时调用,依据准确的信息进行决策。

　　对于HR部门而言,EHR是其进行管理活动的基础。HR部门对员工进行人力资源管理活动,包括了人力资源规划、招聘、薪酬、绩效考核、培训与开发、离职等。虽然这些功能大多数已经交由直线经理来实现,但是HR管理体系的建立、管理功能的规划、过程的控制及结果的分析都需要HR部门统一来完成。因此,对于HR部门而言,除了负责EHR平台的系统管理之外,主要是通过EHR平台来进行HR管理活动的计划、控制与分析。

　　对于直线经理而言,EHR是其参与HR管理活动的工作平台。通过这个平台,他可以在授权范围内在线查看下属员工的人事信息,更改员工考勤信息,向人力资源部提交招聘、培训计划;对员工的转正、培训、请假、离职等进行审批,并能对员工进行绩效管理。

　　对于员工而言,他们可以通过EHR平台在线查看企业规章制度、组织结构、重要的信息(如内部招聘信息、个人的薪资、福利等)、注册内部培训课程,提交休假申请、更改个人数据,进行个人绩效自处理,与HR部门进行在线沟通等。而且,有别于传统的人力资源管理方式,员工的直接反馈将会及时通过EHR平台传送到相关责任人处,得到及时处理。

　　EHR成功实施的支持性因素

　　为了企业EHR系统的成功实施,必须重视各种支持性因素的作用,首先必须得到企业领导人的支持,构建变革的组织文化,消除企业中“组织肠梗阻”的现象。企业管理研究者对“组织肠梗阻”的定义是:“企业中层管理者,在企业管理行为中不履行管理职责,互相推诿,没有与企业战略保持一致,甚至为了局部成本或本单位利益,我行我素,影响企业整体利益的症状。”

　　企业的组织肠梗阻表现在:纵向梗阻和横向梗阻。“纵向梗阻”就是企业下级对上级布置的任务尽量推脱,或是提出种种要求;更有甚者,有些部门在执行企业战略的同时,采取上有政策,下有对策等等。一旦真有问题发生,上下级之间就会互相指责,互相推诿。“横向梗阻”则是指部门之间在同一工作流程,或是完成同一工作任务时,由于任务、权利、责任不明确(或即使是明确的情况下),互相推脱,放弃责任等现象。

　　对于EHR系统实施而言,“组织肠梗阻”会造成HR部门与企业其他部门以及上级与下级的利益矛盾,在关键任务的执行上互相推诿。员工如果不理解EHR系统的目的,很容易认为EHR加强企业对员工的控制能力,从而对EHR系统实施有负面的危机感,不能很好的利用EHR信息平台高效完成自身工作。而EHR系统中基本行政管理信息自动化处理,人力资源部门将赋予更大的权力和责任,很容易引起其他部门的“误读”,认为是对本部门权力的入侵,不能积极配合EHR系统的实施。例如,有些部门对EHR系统中基础数据的输入消极抵制,在基础数据没有及时准确输入到系统中时,EHR将成为一个空中楼阁。

　　硬件网络是EHR发挥作用的先决条件,硬件系统将决定EHR系统运行的效率,企业必须具备完整的系统运行环境,比如IT支持、数据管理、硬件设备等。企业根据EHR所需的硬件条件及实际硬件情况进行调整;同时,由于EHR是基于网络实行HR管理,通过全员网络交流来提高企业内部信息的利用效率和反应速度。因此对于网络的铺设及终端是有一定要求的。

　　EHR系统的运行也离不开外部HR服务商的合作。由于EHR要求各种信息流及时迅速反馈到相应的责任人处,所以企业不可避免的会与外界服务商保持联系,以满足自己的需求。比如招聘,一般企业的EHR都会与主流招聘网站连接,通过在线发布招聘信息筛选候选人。在其正式成为员工后,简历中相关的数据经过审核后会自动进入EHR系统中的相关模块中。

　　参考文献

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　　2.乐阳.企业HR管理的E化发展.洪都科技,2002

　　3.比超.战略决策支持-EHR的最高追求.信息系统,2004