项目管理中的人力资源管理.

　　摘要:在完成项目目标所需的各种资源中,最重要的是人力资源。项目团队中的人员有不同于其他人员的需求特征,成员以团队精神为前提,更加关注自尊和自主的需求。项目团队的发展可以分为形成、震荡、正规和表现阶段。我们认为,在项目团队的形成期,应侧重于人力资源的整合;在项目团队的震荡阶段,应加强人力资源的协调和沟通;在项目团队的正规、表现阶段以及后期阶段,要更加关注人力资源的激励和安抚。

　　关键词:项目管理;人力资源;整合;协调;激励

　　项目管理的方法相对是现代的,它是以一套独特而相互联系的任务为前提,通过项目经理和项目团队的努力,运用系统理论和方法对项目及其资源进行计划、组织、协调、控制,旨在实现项目特定目标的管理方法体系。作为一种管理项目的科学理论与方法,它最初产生于20世纪50年代后期美国的“北极星导弹计划”,尔后在建筑业和某些新近的军事武器和系统开发中被广泛采用,并在理论和实践上都取得了重大突破。在完成项目目标所需的各种资源中,最重要的是人力资源。因为,程序和技术只不过是协助人员工作的工具。项目管理中的人员不同于一般的员工,她更倾向于高级知识员工,独立性和自主性都很强。因此,把握项目管理中人力资源的特点,有针对性地对项目团队形成期的人力资源整合、项目团队震荡期的人力资源协调、项目团队正规、表现期及以后的人力资源激励和安抚进行统筹管理,将是项目管理成功的关键。

　　管理的精髓在于有效的激励,根据现代组织行为学理论,激励的本质是员工去做某件事的意愿,这种意愿是以满足员工的个人需要为条件的。因此激励的核心在于对员工的内在需求把握与满足。而需求意味着使特定的结构具有吸引力的一种生理或者心理上的缺乏。因此,了解项目团队中的人员需求,是进行人力资源管理的前提。

　　一、项目团队中的人员需求特征

　　1. 共同的团队精神的需求。

　　有一个有趣的问题是这样问的:将500个土豆装在一只麻袋里,是什么呢?只不过成了一麻袋土豆罢了,土豆之间没有任何关系。同样一盘散沙的队伍,没有团队精神的队伍,只不过在一起上班罢了,并没有形成一支团队。项目成员要组建成一支高效的团队,必须以共同的团队精神为前提。一个健康向上的团队文化是团队成员共同的需求。

　　2. 被尊重的需求。

　　如前所述,项目团队,尤其是一些大型的项目团队中,必不可少的包括许多专家和工程师等,这些知识工作者的知识特长是经过社会认同的,因此在项目团队中也同样要被彼此认同,受到尊重。可以说,被尊重的需求是大多知识员工的首要需求。

　　3. 自主性的需求。

　　项目团队中的人员不同于公司里的普通操作员工,他们脑力劳动多于体力劳动,由于项目本身的独特性,他们的脑力劳动实际上是一种创造性劳动。因此,项目团队中的成员普遍具有自主性的需求,他们不习惯于被约束的太死板,往往需求自主的工作方式以及弹性的工作时间,这样更有利于创造性的发挥。

　　4. 沟通的需求。

　　管理上有一个著名的双50%现象,即经理人50%以上的时间用在了沟通上,如开会、谈判、指示、评估;可是,工作中的50%以上的障碍都是在沟通中产生的。蒙牛集团也有一个98%定律说的是98%的沟通障碍缘自于误会。由此可见有效沟通的重要性,尤其是对知识员工而言。知识员工沟通的需求来自于两方面的原因,首先由于项目本身的要求,此外知识员工要被尊重,被理解,采用沟通的途径也是一条明智的选择。否则长时期被压抑是不利于项目的正常运转的。

　　5. 公平发展的需求。

　　项目团队里人员相互之间要感到公平。公平其实是一种内在的心理感受,当员工的收入(包括有形收入和无形收入)与他的所有付出的比值,和其他员工的收入与付出的比值相当时,他就会感到相对公平,积极努力地置身于工作中。否则就会产生不满,感到自己没有被重视,难以有发展的机会,就会有强烈的流动意愿,从而影响项目团队的凝聚力。

　　总体说来,项目团队中的人员的需求虽然有点类似于混合性的需求,但还是倾向于较高层次的尊重和自主需求的。因此,进行人力资源管理时要具有针对性,当然项目团队发展的不同时期的侧重点是不一样的。

　　B.W.塔克曼(B.W.Tuckman)定义了项目团队发展的四个阶段:形成、震荡、正规和表现阶段。我们认为,在项目团队的形成期,应侧重于人力资源的整合;在项目团队的震荡阶段,应加强人力资源的协调和沟通;在项目团队的正规、表现阶段以及后期阶段,要更加关注人力资源的激励和安抚。

　　二、项目团队形成期的人力资源整合

　　项目团队形成初期的最重要的特征就是个体成员转化为团队成员。在这个时期,团队中的人员开始相互了解,但由于不清楚自己的职责和角色,项目并没有真正地展开。此时,项目经理扮演着非常重要的角色,在项目团队中处于主动地位。这一时期人力资源整合的关键是明确项目目标、角色定位以及充分授权等等。

　　1. 明确项目目标。

　　项目的总体目标也许在承接项目的时候就已经确定下来了,但达成项目的阶段性目标以及实现这些阶段性目标的细化步骤需要在这一时期制定。目标制定得越明确,越有利于日后的实现。项目目标的制定同样需要遵循SMART原则,具体说来就是:(1)制定的目标应该是明确的(Specific ),模棱两可的目标会让执行的时候觉得无所适从;(2)制定的目标必须是可衡量的(Measurable),应该多采用可量化的指标;(3)制定的目标应该是可达成的(Achievable),盲目追求不切实际的要求会给项目带来灾难性的后果;(4)制定的目标要和项目本身具有很强的相关性(Relevance);(5)目标要有时间限制(Timeliness)。

　　在制定项目的过程中,要尽可能地吸收团队成员的参与。经过团队成员参与讨论确定下来的项目具体目标认可度是最高的,团队成员也愿意积极为自己亲自参与制定的目标而努力工作。具体的目标制定方法可以采用建立项目工作分解结构(WBS),将一个整体的项目分解成易于管理的几个细目,然后指定各个细目的负责人,构成责任矩阵(responsibility matrix);也可以采取人力资源管理中经常采用的“鱼骨图”法,将主要目标进行分解并落实到人。

　　2. 角色定位和授权。

　　角色定位是紧接着上面一项程序下来的,在明确了项目目标,将项目分解成几个细目之后,就需要授权指定各个细目的负责人了,这就是形成责任矩阵(responsibility matrix)的过程。当然前提条件是需要知道各个项目团队成员的优势所在。比如需要实施一个网站建设项目,项目团队成员甲擅长整体规划,成员乙适合资料收集,成员丙专长是数据库开发,成员丁负责网页设计比较顺手……,那么根据这些条件我们可以构造一个简单的网站建设项目责任矩阵。(如图1)项目责任矩阵图完成之后应分发至每一个项目团队成员,从而在项目实施过程中相互督促。

　　在项目团队形成初期,除了让团队成员明确项目目标以及角色定位以外,人力资源整合还需要强调的一点就是团队文化的构建和完善。文化管理是管理中的最高境界,是团队精神的阐述。项目团队中要努力塑造出这样一种文化氛围:团队成员是一个利益共生体,只有相互信任,相互合作,才能创造共赢,任何团队成员的道德风险损害的都是大家共同的利益。 三、项目团队震荡期的人力资源协调和沟通

　　项目团队的震荡期是这样的一个时期,此时项目目标已经非常明确,团队成员业已开始运用自己的技能执行分配到的责任和任务,但随着工作的逐步推进,越来越多地发现现实状况与预想状况有很大的不一致,从而项目成员产生挫折感、愤怒以及对立等等影响项目进程的不满意情绪。这一时期是项目发展的必经阶段,同样也是项目发展的转折点,如果此时人力资源协调和沟通比较到位,团队成员能很快从不满意向满意转化,项目建设同样会带来新的发展契机;如果项目团队的不满不能得到及时解决,不满的因素会不断积累,直至爆发,势必将项目的成功置于危险之中。

　　那么当项目团队处于震荡期这样一个阶段的时候,究竟应该如何进行人力资源协调与沟通呢?我们必须牢牢把握的原则是:正视问题,分析原因,坦诚解决。

　　当然,作为项目经理,要做到接受及容忍团队成员的任何不满,要创造一个理解和支持的工作环境,否则,团队成员有不满也不一定立即表现出来,而一旦爆发已造成难以挽回的局面。当团队员工表现出不满情绪的时候,我们不能回避或者视而不见,积极的态度是正视问题,表现出愿意就面临的问题广泛交换意见,并尽力通过大家的合作努力解决问题的姿态。

　　项目经理要营造这样的一种环境:团队里的成员关系是开放、友善的,团队员工愿意坦诚地将不满的原因暴露出来,而不必担心会遭到任何攻击或报复,其他人也愿意积极换位思考,以使达成一种共赢的结局。

　　基于团队成员间沟通的重要性,有必要在项目团队中构建一个沟通反馈机制,从而提高沟通的效率。沟通反馈机制借助的平台可以是互联网。

　　四、项目团队正规、表现阶段以及后期阶段的人力资源激励和安抚

　　在经历了震荡期的镇痛之后,项目团队进入了正规期以及表现期。这两个时期团队成员的不满已经明显降低了,大家都渴望实现项目目标。这个时候恰当地进行激励效果是明显的。美国哈佛大学心理学家威廉·詹姆斯在对员工的激励研究中发现:一般情况下,员工的能力可发挥20%~30%,而受到充分激励后,其能力可发挥80%~90%,由此可见有效激励的重要性。项目团队首先需要建立需求分析机制,认清不同团队个体的不同内驱力。

　　如前所述,虽然项目团队成员总体上是自尊和自主的需求占主导,但每个个体需求的侧重点是不一样的。需求分析应面向所有团队成员,然后在此基础上逐渐细化分类。有效需求分析机制的建立,可以帮助我们认清项目团队个体之间的不同的内驱力,从而实施有针对性地激励,达到预期的激励效果。在需求分析过程中,应注意坚持以下几个原则:(1)实事求是的原则。需求分析应根据现实情况实事求是地进行,对提出的一些不切实际的需求或想法应及时地予以解释和拒绝,以免期望太大,而万一实现不了,失望越大。(2)互动参与的原则。需求分析不仅要有当事人参加,而且如果可能应包括同事以及项目经理等。这样的互动可以更全面地分析需求,同时也更能让人接受,当然相对来说可能更加耗时。(3)信息畅通的原则。信息的畅通,不仅包括需求分析时,而且在需求分析后的相当一段时间内应确保信息反馈的畅通。(4)动态分析的原则。由于团队个体的需求在不同时间是不一样的,或者说在一阶段达到了某一需求后,他会追求更高层次的需求,因此需求分析应是一个动态分析机制,以免需求分析机制本身束缚了团队成员积极性的发挥。

　　需求分析的系列流程可以参照图2所示。在提出项目总体目标和相关激激励措施后,团队个体首先可用SWOT分析方法(优势、劣势、机会、威胁分析法)进行需求分析,然后在项目经理和同事共同参与的情况下提出合理的需求,在需求与行动之间就有了激励的空间。

　　在对团队成员建立丰富灵活性激励机制时,应把握的原则是物质激励为基础,注重精神激励、情感—关怀激励以及声誉激励等。

　　现阶段的物质激励并非如马斯洛需求层次中所说的处于较低层次,员工的物质收入某种程度上是社会地位的象征。因此团队成员依然会比较关注,它类似于双因素理论中的保健因素,缺乏这一因素团队成员会感到不满意,而拥有这一因素只是没有不满意,也不至于产生激励作用,因此是基础。团队成员的激励侧重点应放在精神激励、情感—关怀激励以及声誉激励上,让团队中的每一位员工切身感受到处于被尊重、被重视的地位。

　　任何一个项目团队,其项目目标的实现与团队中每个成员的努力都有着密不可分的联系。因此,在项目团队中营造公平向上、敬业创新的文化氛围就显得非常重要。就激励机制来说,应努力做到透明公开,接受团队成员的监督与评估,允许发表不同观点,并鼓励积极反馈,并对反馈做出积极响应。

　　此外,当项目进行到后期的时候,项目目标基本实现,此时项目团队成员可能会有一些想法,或者开始寻找组成新的项目团队,开始新的项目,从而本项目的扫尾工作做得不那么认真,这时候需要进行安抚,促进大家善始善终,将项目的最后环节继续做好。要让团队成员意识到,虽然每一个单个的项目完成之后,项目团队即宣告解体了,但是团队成员之间通过配合努力,优势互补,已经拥有了共同合作成功的经验,同样一组人可以更加顺利地承接其他不同的项目,从而使得项目团队的生命周期得到延续,实现共赢。

　　参考文献:

　　1.Jack Gido,James P.Clements.Successful Project Management,2nd edition.张金成译.机械工业出版社,2004.

　　2.丘磐.科技项目管理之人力资源管理.中国科技论坛,2004,(3).

　　3.屠海群.知识员工激励机制变革之探讨.生产力研究,2002,(2).

　　4.陈红.有效激励:降低人力资源成本的重要途径.管理现代化,2004,(1).