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[摘 要] 背景调查是通过收集外部信息来核实求职者的个人资料的企业招聘行为。通过收集信息可以核实求职者向企业提供的信息是否真实、准确;可以佐证企业根据面试等方式形成的对求职者品质、能力等的评价。有效的背景调查可预防欺诈,降低公司招聘成本,获得企业所需人才。目前我国企业实施背景调查面临个人信息不健全、真实信息难获取、缺乏完善背景调查体系等问题,逐步建立诚信机制、企业内外部调查相结合等手段是现阶段提升背景调查有效性的基本途径。
[关键词] 背景调查 现状 提升途径
背景调查是指通过搜集外部信息来核实求职者的个人资料的企业招聘行为,是一种能直接证明求职者情况的有效方法。通过背景调查,可以证实求职者的受教育背景、学历真伪、职业生涯状况、工资高低、离职原因、家庭情况、有没有犯罪记录等等。背景调查对中国许多企业来说还是一个新生事物。虽然背景调查要耗费公司的人力、物力,但一个好的背景调查,不仅能够使公司的招聘风险大大的降低,而且能够有效地预防欺诈,降低公司招聘成本。特别是一些中小型企业,公司人员相对较少,如果在招聘方面失策,可能对整个公司的发展甚至生存都是毁灭性的打击。
一、背景调查的重要性
由于我国早期对劳动力资源实行的是计划方式的配置,从学习到就业一般衔接较紧密,大多数人都是从学校直接到单位工作,也很少出现职业的变动。改革开放以来,随着社会主义市场经济的发展,我国在逐步实现劳动力资源的市场化配置,各地人才市场基本都已建立起来,出现了全国性的人才合理、有序流动的局面。由于人才在市场上整体处于供大于求的状况,用人单位招聘门槛越来越高,对求职者的学历、工作经验、个人特长等要求水涨船高,求职者面临极大压力,相当部分求职者在求职时对自己进行包装,求职书越做越精美,工作经历越来越丰富,其实水分很大。那些文凭低、工作经验不足的选手为迎合用人单位的需要,纷纷弄虚作假,致使假文凭、假职称证书到处泛滥。国际上最大的入职前背景调查服务提供商First Advantage公司(FADV)提供的一项调查显示,在中国的求职者中,有10%左右的职位申请人的实际情况,会与其简历存在“出入”。在这10%的人当中,99%都是在就职经历或者教育经历方面做手脚。
防假于未然,背景调查是拒假于门外的有利武器,放弃背景调查意味着公司失去了基本的免疫力。因没有对员工做背景调查而使企业遭受严重损失的案例比比皆是。比如可口可乐公司因没对一位有过盗窃其他公司机密文件行为的低职位秘书做背景调查,使得可口可乐公司险失可口可乐机密商业文件和产品样品,而这位秘书最终被美国一家法院以窃取商业机密的罪名,判处8年监禁。上海某高档小区保安利用职务之便入室抢窃,残害业主。经查证,该名保安有盗窃犯罪前科,物业公司在招聘该保安时没有对其进行背景调查。业主最终将物业管理公司告上法庭,物业管理公司不得不面临巨额索赔。广东一家微电子企业在招收了5名技术开发人员后的半年里,公司的许多重要技术被竞争对手掌握,凡是新开发产品,对方都会抢先一步推向市场,专利也会被抢先申请,为此,公司遭受巨大损失。后经调查发现在当初招聘的5名技术人员中,有一人原是竞争对手的员工,他的任务就是窃取技术秘密。后来虽然公安检察部门作了处理,但是企业遭受的损失却已无法弥补。由此可见,员工背景调查在企业招聘中必不可少。
二、背景调查面临的问题
目前,由于难以得到求职者原单位的配合以及准确性等问题,用人单位对求职者的选择基本上还是采取个人材料结合测评的方法,背景调查极少被采用。背景调查在实际操作中存在如下问题:
1.我国人才流动性大、个人信息不健全
目前员工个人档案的保管部门是国有单位的人事部门和人才交流中心,按照规定,他们对档案的传递有一套严格保密手续,因此,档案的真实性比较可靠。相对而言,国有单位人事部门对自己员工的资料补充较好,每年的考评结果都会入档。但目前人才中心保管的档案存在资料更新不及时的普遍缺陷。我国人才流动频繁,流动区域不断扩大;员工在流动期间的资料往往得不到补充,完整性较差;甚至部分高校毕业生直接进入企业工作,工作数年、更换单位数个但个人档案未作任何补充,仍停留在学校的纪录。而且企业招聘的人员大部分来自于非国有单位。个人档案的不完善不利于企业对求职者实施背景调查。
2.常用的调查方法难以获得真实全面的求职者信息
现在企业对求职者进行背景调查遇到的最大难题就在难以获得求职者真实的评价信息。由于种种原因,用人单位间往往不愿意互相配合。最明显一点就是,由于目前就业形势比较紧张,求职者的前任雇主或公司评价者往往会从正面的角度对他以前的同事进行评价,并不太愿意对他的缺点进行真实的说明,因为他们担心自己的一番话会让别人失去工作的机会。与此同时,即使求职者的前任公司评价者很客观,愿意提供真实的看法,可有些应聘者往往不愿意让原公司知道跳槽的动机,在新单位决定录取之前不愿与原公司摊牌,怀有很多实际的顾虑,因此仍然会千方百计想办法弄虚作假,如提供虚假的公司电话;让自己的朋友冒充前任公司评价者等等。再则,也有一些雇主或有关人员故意诬陷求职者,对其进行恶意诽谤。如此一来,企业很难获得客观、公正的求职者的信息。
3.缺乏完善的求职者背景调查体系
在国外,求职者若向企业提供虚假信息,录用后被发现,不仅将受到处罚甚至辞退,而且将被记入职业记录,对个人整个职业生涯将造成毁灭性的影响,因此求职者的诚信状态普遍较好。同时国外几乎所有的企业都会采用不同的手段在决定是否录用求职者之前设法获取一些关于求职者的背景信息。背景调查是国外企业在招聘过程中对企业外部申请者进行筛选的最基本、最常用的办法。主要背景核实方式为推荐信核实,其次为电话核实,也有利用商业调查公司进行的。商业调查公司通过公共纪录系统,购买信用纪录的企业已经计算机化的纪录资料。同时法律为了防止侵犯个人隐私或防止就业时的歧视,对背景调查有一定的限制;而且原雇主提供的材料不真实或出于恶意传播给无关的人有可能会被控为诽谤,要负相应的民事责任。目前,我国对求职者背景调查还无完善的体系支持,无论法律规范、制度规范以及社会舆论对此都还处在探索阶段。这样信用体系的不健全使得企业根本无法获得求职者真实的信息。
三、完善员工背景调查的途径初探
一方面是求贤若渴的人才空缺,另一方面是鱼龙混杂的人才市场,企业在人才遴选中通过对求职者背景调查达到去伪存真,去芜存菁。根据我国背景调查的现状,完善员工背景调查可从以下几方面入手
1.诚信机制建立是完善背景调查体系的关键
信息技术的发展加大了造假者的成本,信息技术的发展为建立求职者背景调查体系提供可能。而社会诚信的建立、法律和制度上的保证才能从根本上完善求职者背景调查体系。现在学历造假司空见惯,办理各种假证件的“牛皮癣电话广告”成为大多数城市市容整治的难题。这反映出公众对造假的漠视,这也成为造假者层出不穷的缘由。只有个人信用、社会诚信的健康建立造假者才会无地自容,同时法律和制度对个体和企业的利益保护才会使背景资料证明人或企业敢于说真话、造假者由此才会销声匿迹,企业才会获得真实的员工信息。
2.个人信息资料建立及完善是完善背景调查体系的基础
信息技术的发展为建立求职者背景调查体系提供可能。一般来讲,员工背景调查主要可分为学籍调查、历任公司调查以及个人信用和特别记录调查。随着信息技术的发展,员工信息获取比以前容易。我国已经对近年来颁发的高等教育毕业文凭进行了电子注册,用人单位可以通过网络方便地检验出学历的直伪。对没有上网的文凭,可以通过与高校有关部门联系来证实,甚至部分高校已将学校历年毕业的学生名单挂在网上,随时供查询。同时依托互联网的中国企业从业人员管理系统的网站也已开通运行,只要是具有法人资格的企事业单位注册成为其用户就可以凭密码进入该网站查询应聘者的个人履历、学历、在原单位的表现、工作能力以及是否有不良记录等历史资料。我国虽然还未从法律层面对这些网站的人事管理权已于确认,但企业可通过这类网站快速获得员工的背景信息,而且对造假者有一定威慑作用。国家相关行政执法部门信息网络的建设和发展也为员工背景调查提供及时信息。比如First Advantage公司已经针对中国人才市场,建立了一套完整的数据库和系统解决方案。同时,First Advantage公司已经和国内30多家法庭、200多个派出所、180所大专院校的学籍处建立了合作关系。新乡人才
3.企业内外部调查相结合是现阶段企业背景调查的最优方式
针对背景调查现状,用人企业对新进员工进行背景调查首先应根据企业的规模、实力决定背景调查的强度。另外,不同的职位对背景调查的要求是不同的。背景调查的强度取决于招聘岗位本身的职责水平,责任较大的岗位要求进行准确、详细的调查,对于管理人员、重要的职能及关键岗位的聘用时尤为重要。 因此可通过工作分析确定对岗位的调查内容。对不同工作岗位要根据其性质确定调查重点。比如招聘财务人员就要重点核查信用情况和品质。背景调查的一般内容有:工作证明,以前工作的地点、任职的时间、头衔、薪资水平、教育背景、有无不良记录等。在确定了调查的内容后,背景调查工作可由人力资源部完成或委托中介机构。在调查前企业应与被调查者协商,让被调查者以书面的形式签订诚信调查授权书,同意企业对其进行背景调查。企业在进行背景调查时应采用适当的方式以确保不触犯劳动法及其它相关法律的规定。
人力资源部进行员工背景调查,首先可从网络或学校学籍管理部门查阅应聘者的教育情况,分辨文凭真伪。二是从员工历任公司了解到应聘者的工作业绩、表现和能力,但历任公司的评价是否客观需要加以识别,可通过一些人力测试来佐证历任公司的评价。 第三是档案管理部门。 但如前所述,目前人才中心保管的档案存在资料更新不及时,员工在流动期间的资料往往得不到补充,完整性较差。 因此到求职者历任公司核实是重要的步骤,设法取得历任公司的合作需要调查者通过感情交流,与历任公司相关证明人建立起融洽的关系,打消他们的戒备和疑虑,以期获得真实信息。
背景调查也可以委托中介机构进行。选择一家具有良好声誉的调查咨询公司,向其提出需要调查的纲要和具体要求,双方签订合同。 调查公司在约定日期交付调查信息,方便快捷是这种方式的优点。但是我国目前有大大小小的这类调查咨询公司近千家,良莠不齐且普遍存在人才匮乏的现象。所以此种方式成功与否的关键是选择一家优秀的调查公司。
当然,背景调查并不是万能的,错误和失真有时难以避免,但如果将背景调查同其他甄别手段相结合,就会大大提高人员选择的正确度。细节决定成败,把背景调查工作做好做细,企业才能在人才选聘中达到去伪存真,获得企业最优秀、最合适的人才。这也是企业人力资源管理成败的关键要素之一。
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