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服务心态是门槛
“服务为本”是任何一个部门和任何一位员工都应该具有的心态。在一个组织中需要不断培植互为服务的概念,才可能形成团队精神。否则,各自为王的壁垒必将导致组织沟通效率的低下。就这一点而言,人力资源部门必须成为全公司的表率,也只有立足于这一点,切实为其它部门和所有员工做好必要的服务工作才可能言及所谓“重视”。如果我们不能履行“提供高效、优质和富有诚意的”服务职能,片面强调自身的“高尚”或抱怨老板不营造让自己“高尚起来”的条件,那么,这无异于春不播种、夏不耕耘却咒骂秋无收成、冬无衣食的懒汉.
这是一位工程部经理的遭遇:
“那天我接到通知来面试,在招聘室里从1点等到3点多,才见到人事部的小姐拿着一张表格来叫我填写,同时将我的有关证件送给人事部经理验查。半个小时后她将证件还给我,说是没有问题,不过总经理正在会见客人,要我等一等。一直等到快5点了,我趁那位小姐进招聘室时问她总经理是否已经谈完,她说已经同客人出去了,这么晚了,要不你明天再来。”正是这次冷遇,使这位现任工程部经理在自己部门招聘的时候,坚持亲自去人才市场,当场决定录用与否,然后要他们直接来公司报到。“我知道这样做好像不对,但事实上人事部面试时审问般的态度和入职时马拉松式的手续也的确令人却步,曾经有几位我看好的应聘者就是因为这样才不来上班的。现在人事部对我很有意见,说是总经理不懂程序而给我特权,应该由人事部统一招聘……”
统一招聘并没有错,问题是你必须表现出具备统一招聘的能力,如果连这样的服务都做不好,需要做更多检讨的必定是人力资源部和作为这个部门的最高管理者。
人力资源经理要面对的类似事情还有:
◆为员工提供良好的行政与后勤服务,如:食宿安排,证件办理、安全保障、医疗卫生、文体娱乐、通讯转达。员工互助等等。
◆认真履行各项人事管理的基本职能,如:员工档案管理、出勤记录、人事调动手续、保险业务办理、薪资计算等等。
◆切入人力资源管理与开发的基础工作,如:联系人才供应商、筹办招聘事宜、安排面试、办理入职手续、登记人员分配、提供培训设备设施等。
所以,人力资源部经理首要明确的就是:人力资源部门不是对其它部门发号施令的长官。
会协调才能优化
人力资源部的价值远远不止为其它部门和员工提供良好的服务,而应进入另一个较高的层面——协调。
有这样一个案例:
因为组织架构的调整,将营销部分为销售部和市场部,原营销部长担任销售部长,市场部长另聘。已经明确了两个部门的职责范围,人事任命书亦下,但一个多月来,两位部长并未进行任何的工作移交。当问及人力资源部经理为什么不主动去找他们询问未能及时进行工作移交的原因,并且帮助双方克服客观存在的困难时,这位人事经理疑惑道:这难道是我的工作吗?
在《职务说明书》中,对人力资源部经理有一条明确的要求,即“协调各部门工作关系”,就算没有明写,如果这么做了,不也能赢得两个部门的特别尊重吗?又有谁会认为这不该是你做的呢F相反,如果对此类事情持 “事不关己”的想法,那么,人力资源经理也就会被自总经理到一般员工“高高挂起”了。
人力资源经理要面对的类似事情还有:
◆规划各部门的组织架构、岗位架构和职能架构,通过制定《部门职责明细表》、《职务说明书》和《职务权限表》等来规避可能出现的因职责不明或授权不当而导致的上下级之间。部门与部门之间、岗位与岗位之间的磨擦和内耗。
◆建立并疏通良好的组织沟通渠道,以协调组织与成员之间、劳资双方之间的关系。如:员工职业规划、自我申告(诉)制度、总经理信箱、全员参与改善活动等等。
◆尽可能多地参与其它系统或部门的会议与活动,使自己进入公司业务的角色,并借此加强自身对其它部门的正面影响。如:全面质量管理活动、全面降低成本活动、小团队改善活动、员工福利管理委员会等。
人力资源经理应该积极主动融入整个组织的管理体系中,即使在没有明确授权或尽量不需要运用权力的情形下,多给其它部门以正面影响是百益而无一害的。
善用控制是保障
人力资源部作为行政机构,其鲜明特征就是服务职能与管理职能同存一体。在体现服务心态方面,我们应该遵循“第一阶层”的原则,而管理却永远是以“权力” 作为后盾的,尤其是在管理过程中必须采用“控制”这一手段时。当然,这就要求人力资源经理除必须具备客观、公正的心态以外,另一必要条件就是具有较强的专业素养。很难想象,一个专业知识和专业能力不强的人力资源经理能够很好地控制企业中偏离组织目标的行为。
曾有一位人力资源经理表示:老总在给新进员工定工资时总是十分随意,同一层次职位不同的人员工资甚至相差3—5倍。当问及总经理为什么要这样做时,他说:因为老总心目中没有一个明确的薪酬等级和薪资金额的界限。
这应该怨谁呢?人力资源部有义务为公司提供这样一个等级和界限。不少困惑都是自己给自己设的陷阱。
人力资源经理要面对的类似事情还有:
◆生产部为什么需要那么多员工?有没有企业年度产量目标下的人员编制计划P
◆销售部为什么有那么高的人力成本?有没有制定各部门人力成本的考核指标?
◆为什么做多做好不如做少错少?有没有建立绩效评估和与之相应的激励措施等。
故此,人力资源经理应该运用较强的专业技术不断制定并监督执行完整的。科学的人力资源政策与制度,以确保员工的工作行为朝着有利于组织目标的方向前进。同时,运用控制手段和奖罚并存的激励机制来扩大自身在全体员工中的“权力影响”。
完美咨询得以升华
人力资源经理在组织中获得“最高地位和最大影响”,同时又能赢得老板和员工尊重的途径莫过于能够扮演培训师或咨询师的角色了。当我们能够引导个人或组织达成更高的绩效时,运用的往往不仅仅是丰富的知识和娴熟的技能,更多的是智慧!而我们能够成为总经理的“左膀右臂”和员工信赖的“领导”时,原来所抱怨的 “权力”、“地位”和“重要程度”自然不再需要刻意地去追求了。
某电器公司人力资源总监有这样一段故事:
根据市场急速扩展的需要,公司指示两个月后的产销量要增加到现在的两倍,于是他主动会同制造部与工业工程部经理通过对厂房、设备、仓库和运输等生产资源进行整合后核算得出:三个制造部的总人数必须由1200人增加到2000人。
继而又考虑到一下子招收这么多新进员工可能会影响整个出贷计划和质量要求,这位人力资源总监便又同三个制造部和工业工程部经理商量,最后做出人事调整(见下表)。
这样就可以确保超过总人数半数的制造一部不会因为新手太多而严重影响产量和质量,制造一部的稳定能够为完成总经理下达的目标提供更大的保障。当然。他还费了相当多的口舌来说服制造二部和制造三部的经理,因为这确实增加了该部门承担的风险,但这么做确实能降低整个公司的风险,保住了大局。
人力资源经理要面对的类似事情还有:
◆从各种渠道吸收新的经营理念、科学的管理方法,主动将之与总经理等人交流,并为其他管理人员提供培训。
◆当总经理需要调整业务的时候,积极向他提交现有人力资源分析报告,并制定人员增加或削减的人力成本预算与实施计划。
◆当某位主管面对难缠的上司或麻烦的下属时,能够给他以处理人际关系方面或督导下属技巧方面的辅导,从而缔造一个融洽的人际环境等。
至此,将人力资源管理的专业知识与个人的人格、智慧相结合,完美地进入公司高层次高质量的管理,既将工作演绎得更富有意义,同时也体现了人力资源经理、人力资源部在组织中的价值和地位。
将一复杂的问题细化。并制定逐步实现的目标,世事不过如此!
如果每位人力资源经理能够首先检讨一下自己的专业素养是否足以达到赢得别人的认同,然后调整心态,去除一点浮躁,运用人格和智慧将专业素养发挥出来,那么,从适应组织环境开始,逐个阶层地向上攀登,我们相信,不但能够得到老板的重视,还能改变于己不利的环境。
