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11月26日,HRA 2019组织发展高峰论坛在京成功召开。北京数字认证股份有限公司(以下简称“数字认证”)产品市场总监陈珊珊以《数字化时代,组织契约缔结新模式》为题,分享了电子签名在企业不同场景中的实践价值,提出了“电子签是组织敏捷转型和数字化升级加速器,解放人力资源生产力”的观点。
组织效率变革浪潮正在涌起
随着互联网的发展和跨地域规模化企业的不断壮大,企业面临一线员工数量庞大、工区分散、人员变更频繁等问题。
权威数据显示,2018年我国劳动合同的签署量高达7.8亿份。这一数字的背后意味HR工作量的增大——员工入职、离职、岗位调动、档案管理、招聘、培训等单一重复性高的工作占据了HR大量时间。
传统的劳动合同签署、内部文件证明开具等纸质方式已经跟不上企业管理的高效需求,企业的人力资源部承载的数字化要求越来越高。他们渴望利用新技术和工具来将这些事务性的工作流程化简单化,而让其将核心抓手放在构建敏捷的组织、员工体验以及通过技术来实现前瞻性策略的职能上。
电子合同受人力资源青睐
行业的痛点加速催生了市场的需求,为了配合企业高速扩张,电子签名应用爆发,电子合同以方便快捷、高效降本、安全可靠等优势深受人力资源青睐。
电子化签署不受终端限制,可支持WEB电脑、H5页面、手机APP、微信等多种方式,且能够与人资业务系统实现无缝对接,快速易集成,简单好上手。企业部署之后,看得见的受益是效率的提升,员工只需要10分钟就可以实现整个员工入职以及归档的完整性操作,而且全程无纸化办公节省了大量的纸张耗材,不同分支机构之前的员工入职办理也不再需要快递邮寄资料,时效性大大增加。不仅如此,在监管更加严格的市场环境下,电子合同还能确保员工信息真实性、保障电子文件的合法可信、内容真实完整、责任可追溯,这些都是人力资源用传统方式无法企及的。
由此可见,电子合同对于整个企业管理,对于组织效能提升的意义重大,让HR工作更加规范化和流程化,极大地提升了HR人力资源工作的管理效率。
电子合同比“白纸黑字”更安全
虽然电子签名、电子合同可以大大地简化企业组织流程,为人力资源事务高效赋能,但是依然有不少企业仍有重重顾虑,这其中关键就在于信息数据的安全性拷问:电子合同可靠吗?能够在发生纠纷的时候当做可信赖的证据吗?在HRA 2019组织发展高峰论坛现场,陈珊珊也针对人们的这个疑虑分享了数字认证的观点。“电子合同不管是在司法体系还是仲裁体系里,都得到了很好的采纳和认可,应用本身其实没有司法障碍。”
她表示,电子签名是通过密码技术对合同进行电子形式的签名,可以实现三个关键点,即防篡改、防伪造、可验证。对于数字认证而言,在电子合同服务中,最重要的就是在企业HR工作中体现数字化的信任,确保身份信息安全、合同文件安全、数据传输安全、业务信息安全。
另外,国家从法律层面对电子合同也给予了充分的认可。《合同法》第十一条规定:“(合同的)书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。”而且《电子签名法》第四条也规定:“能够有形地表现所载内容,并可以随时调取查用的数据电文,视为符合法律、法规要求的书面形式。”
目前已经公开的部分有关电子劳动合同的劳动仲裁判例,均在不同程度上肯定了电子劳动合同的法律有效性。在包括广东、上海、福建、湖南等多地人民法院的民事纠纷案件审理中,法院均采信了经数字认证服务形成的电子合同,维护了合同应用方的合法权益。
电子合同解决合同签署身份难题
不少人对于电子签名有认识上的误区,以为将纸质合同拍照扫描归档就是电子合同了,事实上电子合同的思路完全不同于纸质流程的原样照搬。数字认证对于电子合同的合法支撑工作分解得非常细致,包括监管审查、身份鉴别、签名时间戳、鉴定公证、商密产品、证据保全、CA认证等,多方面确保电子合同服务的法律效力。
身份认证:电子签名解决方案要首先要识别员工真实身份。数字认证目前已全面接入CTID平台(“互联网+”可信身份认证平台),实现了对合同签约人身份的实时在线核验,这也是迄今为止电子合同行业内权威的身份验证手段。
个人隐私:在保证身份真实性的同时,也要确保个人隐私信息不被泄露。在员工签署合同的同时,既要完整地保存所有信息,又要被可验证,不能够被未经授权的系统或者个人查看。这些工作的开展,都离不开密码算法的支持,让使用方、应用方都能够在一个安全可信任的数字化的环境当中来实现电子化签署。
证据可追溯:员工在签署合同时若不是面对面签署,会有环境不可控、身份不可控、采集不到相关证据等问题。但是基于密码算法所实现的电子签更可靠,有《电子签名法》做法律支撑,每一个签署关键点都有证据可追溯,完整性更强并且提取速度更快,可以快速解决员工劳动纠纷。
具有天然CA基因的电子合同厂商更值得信赖
电子合同对于企业HR的价值显而易见,但是选择“靠谱”的电子合同解决方案却需要HR擦亮眼睛。这让人不由得联想到前不久频频“爆雷”的P2P平台,正规的平台通常会要求投资人、借款人经第三方电子合同服务平台签订服务协议,生成具有法律效力的电子合同。但是不法平台往往会与无资质第三方电子合同平台合作,这些平台提供的电子签名服务,并没有经过权威的第三方CA机构的认证与核实,会造成身份上的不真实性。而且使用虚假电子合同系统,信息可随意篡改,电子合同不合规,证据链匮乏且不完整,根本不被法律认可,这也让消费者的维权之路雪上加霜。
事实上,一份合规的电子合同背后有着很高的技术门槛,对企业的实力有多维度严苛要求。数字认证是国内首家电子认证上市公司,近20年来一直聚焦信息安全,拥有500万企业用户和数亿个人用户,先后参与了110多项国家、行业、地方标准制定,深度参与了60余项国家重大课题研究攻关,始终保持市场领先。
从服务主体的合法性上看:数字认证拥有《电子认证服务许可证》,提供符合《电子签名法》要求的电子签名服务,依法为电子签名相关各方承担真实性、可靠性,企业运营受国家强监管;
从服务技术的合规性上看:数字认证获得密码使用资质,产品还获得密码产品型号证书;
从服务体系的安全性上看:数字认证通过信息技术测评中心、ISO系统及机房安全质量体系检测和认证,可以在保证身份真实可靠的同时依法保护个人隐私。
陈珊珊表示:“对于企业而言,选择优质的服务商会事半功倍,企业在选择服务商时,要关注其所提供的电子合同服务是否合法合规、电子合同保护服务是否安全可靠、电子合同服务交付是否随需应变、电子合同运营能力是否持续稳定。”
目前,数字认证的人力资源行业电子合同解决方案已经得到了非常广泛的应用。对企业HR而言,数字认证拥有CA基因的严谨性和权威性,而基于此的电子合同解决方案无论在合规性和证据链方面,都可以为HR提供非常好的支撑服务。
