一、与公司的经营目标相结合,注重贯彻执行
任何的制度无论好或不好,很重要的是要问:和公司制度面、策略面合或不合?适用或不适用?我们可以找到世界最好的公司的最佳典范,但不见得在自己的公司里可以执行成功,因为天时、地利、人和仍然是促成成功的主要因素。再者,要看看该制度是否能与公司的经营策略相连结?这个方法是否可成为帮助公司导向目标成功的途径之一?执行面、行政上的资源是否能有效配合?行政的流程是否顺畅?公司的文化如何?员工接受改变的意愿如何?因为,有时立意虽好,但落为扰民;有时曲高却和寡,无人欣赏,终究造成制度推行不力,以致尝到失败的后果。
由于所有的目标都比原来的标准更高,更具挑战,需付出更多的努力,贯彻执行才能成功。
二、时间点与循环周期
无论是目标管理或职能管理,绩效管理是一个管理的循环流程:从年初目标设定,到年终评估与回馈,到年底评估回馈与评分,刚好是一个循环周期。只是,目标管理年初延用的是工作目标设定,而职能管理延用的是年初定义工作所需的职能或职责,其它的循环是相似的。循环过程中,年底评估回馈时,是否要与调薪一起?或是否在当年年底就开始下一年度的工作目标设定或职能目标设定?这些问题则需与公司的年度预算流程或年度调薪时间点相配合。
三、从一元到多元
从一年一次到一年至少两次。许多主管,往往一年两百多个工作天中,难得有机会与员工对如何改进目前的工作,好好坐下来谈一谈。员工了解自己的工作绩效,常常是收到调薪信的同时。员工收到调薪信时,往往是年终或年初,一来可能非常诧异,二来可能早已麻木,三来要改进也为时晚矣。有些主管甚至无论表现好坏,也只是褒善弃贬,对员工的职涯发展有很多的阻碍或限制。绩效管理从过去的一年一次,到一年起码两次,主要目标并不是告诉员工你的工作做得有多好或多坏,而是帮助他们去改善目前的工作,改善行动中,员工能做什么?主管能做什么?两个人一起为改善行动签名执行,绩效管理的评估表可以扮演主管在和员工对谈时的起始切入点。
从一个评估者到数个评估者。如上所述的三百六十度回馈的观念,从过去一个评估者到两个或数个评估者,对受评者的整体工作,会有较广面的评量。
四、由上而下的推行方向,把公司目标与部门目标与个人目标连结在一起
绩效管理必须把公司的经营目标,借着组织的层级,一层层地传达下去,每个层级的目标,在纵向或横向(尤其纵向)都应层层相扣。如果公司的绩效管理制度只做到部门经理,一般员工的绩效考核又是另一套,这时,你将发现部门经理在推工作目标时,很难推得动,因为,部门经理的工作目标不是部门整体的目标,尽管部门经理为目标的达成与否急得跳脚,员工却置身度外,一副不关己事的样子。再者,若绩效管理的最终目标,不是导向公司的整体经营目标,试问绩效管理在做什么?绩效管理能做什么?
五、是一个双向,且不间断的回馈落实,强调质化与持续的改善行动
年中的评估回馈,员工先写好自我工作评量,把自己这半年来的工作优点、缺点及需要改进的地方,按每项工作目标一一列下,主管也针对员工的工作,按每项工作目标作综合评量。主管在年中的评量中,若有任何的计分或分数部份,也仅作质化叙述之参考。在主管与员工的年中评估交谈中,着重的方向包括:目前我们在哪里?下半年若要达到目标,该怎么走下去?如何持续改进?
惠悦企管总经理黄世友建议:把调薪的时间点与年终的评估回馈分开,此乃鉴于让绩效管理达到一个持续改善目标的管理循环周期。因为,掺入调薪会把持续改善的最终目标模糊掉。
六、把奖惩制度与绩效成果连结在一起
若绩效管理没有和任何激励因子连结在一起,绩效管理将只是个形式主义。古代,将臣在君前论功行赏,因此,杀头颅、洒热血在所不辞;现代的公司养一群优秀人才,如何设计一套奖励系统,让这些才子菁英创造更多的业绩,每天百尺竿头更上层楼,考验公司决策阶层和人力资源主管。
七、沟通与教育训练
任何制度的推行,端赖公司的策略执行者是否愿意鼎力协助。所以在建立绩效管理制度时,与高阶管理层沟通是非常重要的基础。再者,推行绩效管理制度是公司经营决策之一,将成为公司管理阶层的共识。
执行前需要透过教育训练,让员工知道公司为何要推行绩效管理制度?如何做?方法如何?这样的制度能帮助个人工作及部门,还有公司达到什么目标?另外,千万不要误以为员工的记性是很好的,所以做完执行前教育训练就开始进行,觉得一切都在掌握之中。其实,人是健忘的,尤其绩效管理的方法论是很枯燥的,因此,周而复始地聆听员工的回馈与不忘再次苦口婆心的提醒,都可帮助大家在这制度推行中,更加的清楚了解。
八、综合设计
绩效管理可单使用目标管理,或单使用职能管理,或混合使用,如目标管理占70%,职能管理占30%,或不同比例的混合,亦可加入360°回馈。任何组合都需经过评估讨论,按公司不同的需要来搭配执行。