一、人力资源外包的概念
人力资源外包是各种业务外包中的一种,它随着人力资源部门由行政性角色向战略性角色的转变应运而生。它是指企业把一些重复的、事务性的、不涉及企业机密的工作,如员工招聘、培训与教育、福利、人力资源管理信息系统等外包给从事该项业务的专业机构,而对其他一切涉及企业机密的职能依然由本企业内部的相关部门来完成和管理。
在一个企业里,要设置配套的各种专业人力资源管理人员,代价是相当庞大的。如一个规范的企业,应当配备相应专业的人事管理人员,如“薪资管理专员”、“招聘专员”、“组织服务专员”等等。但是,众多中小企业没有人力资源部,即使有,也没有系统的人事制度,不能为员工提供完备的福利待遇和培训机会,更没有战略性人力资源规划。因而优秀员工招聘困难,关键人员流失严重,员工满意度低下,这些都是制约中小企业顺利发展的“瓶颈”。而如果采用中小企业人力资源外包,就可以借助外部资源,大幅度提高自身人力资源管理水平,增强市场竞争力。
二、人力资源外包带给中小企业的优势
1.有助于中小企业留住优秀员工。人才安全问题已经成为企业人力资源管理过程中一个不可忽视的问题,如何留住关键性人才是中小企业发展所面临的最大挑战。由于中小企业不能提供与大企业相当的福利待遇、竞争性的薪酬,不重视员工培训等系统化制度建设,所以不是人才招不来,就是留不住。而优秀的专业公司通常拥有人力资源管理各方面的专家,他们能够建立起一整套可以普遍适用于多家企业的综合性专业知识、技能和经验,为客户做更为有效的人力资源管理工作。这些外部工作者了解员工的需求,能够提高员工的综合待遇,从而增加员工满意度,员工流失率自然就会下降。
2.降低成本,节约时间,提高效率。由于人员的物色、面试、招聘、培训及考核等工作都需要较长的时间,企业要为此耗费大量的人力、物力和财力,而且中小企业的员工流失现象很严重,企业不得不疲于应付新员工的招聘、培训等工作。如果外包给专业的公司来做,企业就可以从这些繁琐的事务中解脱出来,裁减不必要的人员,从而使企业关注于附加值高、对企业影响更大的专业工作。
3.集中资源聚焦核心能力。在激烈竞争的市场环境下,中小企业受人、财、物等资源的限制,不可能对企业的各个方面给予同等关注,往往有所侧重,注重寻求自身在特定环节上的竞争优势。比如,对于一个生产性企业而言,生产技术可能是它的强项,而人力资源管理工作可能是它的弱项,而外包后企业就可以充分利用有限资源,集中力量于企业的战略核心环节。
4.有效地降低人才招聘的风险。由于所处环境的限制,中小企业对人力资源市场的了解远比不上专业公司。中小企业常常花高薪聘请某方面的专业技术人员,如果此人确实能够为企业创造出附加价值,那结果自然是皆大欢喜,但如果是一个平庸之辈,那雇佣此人的成本对于中小企业人力资源外包来说将是一笔不小的开支。如若通过专业公司,则不必花费太高的成本,就可以获得一个较好的专业技术人员,即使这个人不合适,专业公司则有不可推卸的责任,所造成的损失不会由企业自己来承担。
三、中小企业人力资源外包的项目
一般来说,中小企业人力资源外包服务,主要有以下几种:
1.员工招聘。即代企业寻找、招聘合格员工。对于中小企业来说,招聘的员工数量较少,因而平均每一个员工的招聘成本相对较高,导致企业总成本提高,从而直接影响到企业利润。因此,将员工招聘外包出去有助于降低企业成本。
2.员工培训。代企业进行相关的各种培训。在现代社会中,人们在求职时将是否有培训机会作为接受一个工作机会的重要标准。然而对于中小企业人力资源外包来说组织培训的成本很高,它不仅包括培训本身的费用还包括因培训而耽误工作时间和进程的费用。因此,如果能将这块业务外包,不仅能降低培训成本,而且还可提高培训质量,从而以最少的费用最大程度地提高员工的素质和劳动生产率。
3.日常性工作。日常性工作包括代发工资、代交福利及人事档案管理。
(1)代发工资。目前有些行政单位采用银行代发工资的形式,这不是中小企业人力资源外包服务所指的代发工资,外包服务所指的是包括了绩效考核等之后代为计算薪酬的代发方式。这样的代发工资方式,在国内很多企业主都不能接受,他们习惯采用隐蔽的手段发工资。但是在国外,薪酬由第三方发放,无疑是加强中小企业人力资源外包管理、增加薪酬透明度和保证公平的一种方式。
(2)福利、四金交纳。一些基本福利保障和保险金等的交纳,也是当前国内企业所避讳的问题,但是由第三方代交相关福利及保险金可以保障企业不触犯《劳动法》等相关法律法规,使中小企业人力资源外包管理更加规范。
(3)人事档案管理。在现代人力资源管理中,人事档案管理不仅包含性别、年龄、出生日期、籍贯等常规内容,还包括企业员工的职业历程、各项技能以及在以往工作岗位上的表现情况。这些资料对企业非常重要,由专业的档案管理人员管理既安全、专业,又能降低成本。
4.人事相关咨询。包括薪资调查、政策咨询、员工满意度调查、组织规划等等。这些咨询和调查可以为企业决策提供宝贵的资料和依据,这些工作都可以外包给相关的咨询公司等。
此外,中小企业人力资源外包还包括人员外包,即人才租赁或人才派遣等。
四、我国中小企业人力资源外包发展的制约因素
1.中小企业对人力资源管理的认识。目前国内多数中小企业对人力资源管理依然停留在“人治”方面,不规范、不合理的企业制度随处可见。很多企业认为人力资源管理本身不需要投入太多,随意化的管理带来的不仅仅是对公司的损失,同时也是对人才的浪费。
2.人事外包的收费状况。目前国内的法律法规不健全,没有统一的服务收费标准,各人才机构都是自行制订价格,价格的随意性较大。大多数中小企业没有规范人事管理的观念,自然也就不会在中小企业人力资源管理方面大量地投入了。因此对大多数企业来讲,人事外包的收费,是否会增加企业劳动力成本,是否用得其所,顾虑较多,因而颇为踌躇。
3.信息化、网络化的程度。信息化、网络化程度是否达到了要求,也是影响人事外包服务发展的一个因素。对于中小企业来讲,企业网络化程度,直接影响着人事外包服务的实施效果。如果企业在不具备条件的情况下,盲目地进行人力资源外包,会适得其反。
4.服务商的规范经营和专业化程度。虽然国内的人才机构发展突飞猛进,但是也带来了负面影响,如从业人员素质参差不齐、专业化程度不高等等,加上一些非法中介机构的违规经营,使服务商的诚信度大打折扣。
五、我国中小企业人力资源外包过程中应注意的问题
尽管中小企业人力资源外包可以为中小企业带来很多好处,弥补其“先天性不足”,但是同时,它也带来了风险。例如,规范中小企业人力资源外包业务具体运作的法律法规还不完善,无章可循;许多企业迷信于外资咨询公司,但由于文化的差异,常常造成“水土不服”等等。这些问题如果处理不当,不仅会造成人力资源管理的混乱,而且还可能引发许多矛盾,甚至导致企业的死亡。但任何事情都存在或多或少的风险,如果中小企业在实施人力资源外包时,能够对企业内部和外包商两方面进行综合考察研究,那么外包无疑会给企业带来巨大的收益,而风险却可以降到最低。具体来讲,中小企业人力资源外包中应注意以下问题:
1.正确判断中小企业人力资源外包的内容和范围。中小企业在人力资源外包之前要判断到底哪些工作适合外包,哪些不适合外包。企业人力资源工作,包括岗位需求分析、工作分析、员工招聘、培训开发、绩效考核、薪酬福利、员工关系等几大方面的内容,其中工作分析、员工招聘、薪酬福利等都是人力资源管理的基础性事务工作,完全可以外包出去。而企业文化、员工关系、绩效考核、重大决策等都是关系到企业核心竞争力的事务,也即战略性工作,不能轻易外包。作为企业的决策者,不妨把每项功能细分成具体的活动,然后考虑每一项活动的战略意义,最后再确定哪些工作可以外包出去,哪些工作由企业自己来做。
2.细化所要中小企业人力资源外包的职能。在进行外包交易时,很多中小企业只是简单地告诉外包商希望通过外包控制的总体成本是多少,却不关心中间的具体过程,这很容易让外包商有机可乘,存在投机主义行为。企业在外包前,最好将所要外包的职能进行细分,列出每一步骤的细节并给出预算成本,然后让外包商说明将对整个过程中每一步如何改善,以及从中获取的收益。
3.选择合适的中小企业人力资源外包服务商。这是外包过程中非常重要的、关系到人力资源外包能否增强企业价值的一环。企业除考虑价格因素外,更应对外包商的整体能力进行综合评估。例如:外包机构的文化是否与本企业的文化有冲突;其所设计的方案是否真正为企业量身打造,并能够与企业的其他部分整合为一体;其在业界的声誉、以前的业绩状况、目前的财务状况等能否支持这一业务;其对本企业所在行业的了解程度等等。中小企业除事先对外包商以前的客户做深入的调查与核实外,还应该制定尽可能详细周密的外包协议,以此来规范和约束对方的行为。
4.外包以后中小企业不是不需要人力资源管理了,而是提高了对人力资源管理部门的要求。中小企业人力资源管理将更多地从事战略性人力资源工作。外包后,企业人力资源部已由原来的附属功能性部门逐渐转化为企业的战略部门。人力资源部将越来越多地参与企业战略,组织业务活动,领导企业变革,建立竞争优势,同时担当起员工宣传者和倡议者的角色,并对员工绩效和生产负责。因此,人力资源部应该从“权力中心”的位置上走下来,人力资源管理者也应逐渐从那种行政、总务、福利中心角色向学习组织者、教育推动者、高层主管顾问、管理职能专家和变革倡导者的战略性转变。
当前中小企业人力资源外包在我国还处于刚刚起步的阶段,与所有新兴行业一样,人力资源及相关业务的外包服务一定会走过一个艰难的磨合期,必然要经历沉浮和挣扎才能走向成熟。但是中国加入WTO后,改革开放的力度进一步加大,对外交流与合作将日益增强,中小企业人力资源外包的重要性会得到越来越广泛的认同,对于规模小、资金不足的中小企业来说,较早地迈出人力资源外包这一步,将成为提升自身竞争优势的重要途径。
