企业e化，似乎已经成为职场上最热门的话题。资深工作者心中对此议题，喜忧参半，喜的是个人可以有机会重新学习新的工作技能，并运用以往的工作经验重新肯定个人的工作价值，忧的是深怕企业e化后，个人若无法赶上企业的脚步，个人工作权将被剥夺，进而影响到个人的基本生活保障。初入社会的职场菜鸟们，则加入战局高谈企业e化的好处，以表示个人的深度及对企业支持度。但问其详细做法，却答不出所以然。每个人都知道企业e化势在必行，但却摸不着头绪，不知该如何去做。即使是知道方向及目标，却不知道其路径。但是，有远见的企业主心中却非常清楚：“现在不做，将来所要付出的代价更大.，企业e化只是迟早的问题罢了。”
企业e化的实质
其实，企业e化的最大不同点就是附加价值的改变，传统的经济价值来自于有形的产品；新经济价值则来自于无形的知识(Knowledge)、服务(Services)、以及数字化(Digital )的产品。反观目前企业所谈的e化，大都停留在信息科技(Information Technology )的建构，真正企业e化应该从End User 的作业流程(Process)、组织(Organization)、成员(People)等方面共同着手，以提供企业一个完整的解决方案(Total Solution)。多数的人认为，企业e化只需要购置或更新(Upgrade)计算机配备并将传统的作业流程原封不动的搬上计算机即完成企业e化，事实上，这完全失去企业e化的真正意义，企业e化最重要的工作，就是缩短作业流程以及降低成本，使企业全力专注于核心技能上，唯有透过I T的工具，缩短作业流程才能使资源得到最佳化的平衡(Resource Optimization)。
坦白说，企业e化最容易从HR(Human Resource)部门做起，绩效也最容易评估。传统的HR作业，不仅行政工作繁杂，所提供的服务，永远比不上员工所要的速度，长久以来，由于是HR部门隶属费用部门，绩效又难以评估，在企业间往往不受重视，虽然企业界个个高喊「人」是企业最大的资产，但是在与公司资源相冲突时，往往第一个被牺牲的就是HR部门，不管是删除人员编制或是删减员工全年教育训练预算，都令HR的从业人员感到心有余而力不足。企业e化正好重新证明HR的重要性，也重新提高HR的附加价值。
由HRIS到eHR
在B2B和B2C喊的漫天乍响的今天，我个人认为，HR本身就是一个B2C(Business to Customer )的产业，HR的客户就是企业内部员工，满足客户的需求，倾听客户的心声，解决客户的问题，即是HR的重要使命。以往HR的工作绩效，很难从字面上去定义，往往只能从员工的离职率、流动率的高低来评断 HR 的工作绩效，给人的印象也总是加退保、计算薪资、安排教育训练等琐碎的人事行政等服务性工作，而往往无形的服务总是比较难以被量化，也难以受到企业及员工的认同，现在，HR将乘着企业e化的风潮，重新再次证明自我的价值。透过HR e 化，提供高品质、高效益的服务将是HR未来考量的方向。
据我所知，目前的HR作业，大都还是透过公司内部的人力资源信息系统(Human Resource Information System，简称 HRIS )，去从事所有的HR的工作，包括薪资计算、出缺勤记录、年假统计、劳健保计算、教育训练记录、绩效评估等，并提供相关的统计分析报表以供决策者使用。然而，随着新经济时代的来临，知识工作者工作型态的改变、电传劳动人口的增加，未来HR的趋势也将由现行的作业方式转变为Web化，所有HR的Function都将以Web-based的方式展现，并结合电子流程(Work Flow Engine)，由系统自动产生所有的作业流程，也就是说员工随时随地都可以透过网络(Internet)的方式，直接联机至公司内部的数据库，轻而易举的完成所有作业，不论是请假、确认个人工作行事历、修改个人基本资料、申请相关教育训练费用或其它费用、查询公司相关资料及内部信息、相关福利制度及请假制度或者查询坊间其它教育训练课程都将在于线上完成。举例来说：某员工于某日发生临时状况必须请假时，因无法找到直属主管，故于家中联机至公司的请假单系统，填写个人欲请假的日期、天数、假别、请假原因，并加上个人数字签名，送出此假单，由系统自动传送给职务代理人及直属主管，当直属主管线上签核同意后，系统将继续将此假单传送至下一个关卡，并发出通知告之原申请人，此假单已被核准，目前正送往某一个关卡，(系统亦会告之原申请人主管所核准的时间)，最后则送至人力资源部门，此假单经核准后，将直接进入员工出缺勤系统中。从头至尾，完全不需要人工操作，由系统独立完成，以流程来控管每一道关卡，以确认信息正确性，不仅省时而且快速，更易于统计。
本文将试图从HR从业人员的角度上去思考如何将传统的人力资源转化成为HR e化，透过IT科技由现行的HRIS 转化为Web化的可能性做法HR要e化，必须先建立一个专属的员工入口网站(Employee Portal)，目前有许多大型企业如IBM or HP等公司都已经于公司内部设立员工入口网站，以Web的方式，让员工随时随地可以连结网络进入此网站中，使用者可以使用个人User name and Password 进入网站中执行相关的工作，通常系统亦会依据个人的职位必要性，设定其使用权限及范围。基本上，当我们在设计员工入口网站时，应该偏向以交互式(Interaction)、 娱乐性(Entertainment)、实用性等方向去思考，在整个UI (User Interface )的呈现上更加地Friendly ,吸引员工驻足及停留，提高员工到访率及使用率，我们亦可以使用「计数器」来自动统计员工到访人次，并区别员工属性(包括性别、年龄、职称、家庭状况)、问题属性(工作、人际、婚姻、法律、理财、健康)、个人喜好（旅游、计算机、休闲活动）由系统针对个人偏好及属性,，自动Email 相关信息至个人电子邮箱中，提供个人化的服务。必如说当公司要公布新的人事命令或者是要恭贺是某位员工生日时，都可以透过「走马灯」的方式，由系统自动Post至网站中，以表示祝贺之意。
eHR门户的内容
一般来说，员工入口网站将分成三大区域：一为公司部份、二为员工部份、三为HR部份，以下针对此三部份逐一解释：
█ 公司的部分
包括e-Company(包括公司简介、公司组织图、公司产品、员工工作规则)、请假单系统、知识管理系统(Knowledge Management System)、布告栏区、讨论区、活动区、活动报名区、信息交流区、员工聊天室、意见箱、线上问卷调查、FAQ(问题解答)等。
█ 员工的部分
员工的部分以提供与员工个人有关的信息为主，内容包括e-Personal、e-Training、e-Benefit、e-Career、e-Performance等。
（1）e-Personal ：以规划员工个人化网页为主，内容将包括员工个人的基本资料、个人的学经历、家庭状况、婚姻状况、子女就学状况、个人工作专长、历年的工作表现、曾接受的教育训练纪录、个人兴趣及嗜好、人格特质分析、工作偏好属性、性格偏好、主管评价等部份，随时提供让其它同仁或主管查询。(系统会依照个人不同的权限开放，有些部份只会开放给主管查询。)
（2）e-Training：传统的教育训练方式将被现行方式所取代，以往的教育训练方式都是集中在年底由HR部门针对员工做「年度教育训练需求调查」，并提出新年度的「教育训练计划」及「教育训练预算」，并于次年逐月去进行，但是企业环境的变化快速，去年员工所提的教育训练需求不见得符合现行的工作需要。一般来说，在教育训练分为新进人员训练、共同训练、专业训练、管理训练等四方面。前两者将转变成为以CD光盘片自动播放的方式来做训练，在光盘片的制作上则偏向「互动性」、「趣味性」的方式来制作，并辅助线上测验，以提高员工对公司的认同感。后两者则将朝向现今的网络书店所提供「购物篮」方式，由员工自行选择教育训练之课程，以往在专业训练上公司会依据个人的职位高低，给予一定金额的补助，如今将把教育训练的金额化成点数，让员工充份地自由选择及应用，以加强员工的参与度。除此之外，系统还会针对此课程做详细介绍，还提供线上测验，测验成绩将直接连结至e-Performance，以作为员工晋升之依据。管理训练则会结合e-Career针对员工生涯规划提供训练计划书(Training road map)，员工必须经过层层测验后，才能晋级。亦可以与e-Learning 相结合，随时随地都可以做线上学习。
（3）e-Benefit ：由企业订出福利的上下限金额，通常员工福利会分为共同福利(Publish) 及个人福利(Personal )，前者指的是只要是企业的员工都能享受共同的福利，如员工婚丧喜庆的费用申请。后者则依照年资及职位高低订定不同的级距，如年度健康检查补助金额、旅游津贴的补助，员工可以依照个人阶段性需要，自行挑选自己所适用的福利，采取福利分级制，系统并会自动依据个人的工作年资提供计算，提供个人最佳化的选择方案。
（4）e-Career：线上做员工的人格性向分析并与e-Training相结合，根据员工所完成的上课时数及上课内容以及所完成的测验，来判断员工是通过该晋升该职务所需具备的技能。并由系统自动分析及诊断，并提出建议员工最佳化生涯就业蓝图，以让员工随时确认个人未来所要发展的方向与组织是否相同。:
（5）e-Performance ：线上实时评估系统，完全以透明公开的方式来进行绩效评估，一般来说尚维持员工自评、主管复评甚至客户评估等多方面，共同评估，(权数由各公司自订)，采加总评分的方式，展现及评估结果，主管可以依照评估结果做绩效面谈。系统亦可以自动结合至e-Salary，将评估结果送至薪资系统中，以作为明年调薪之依据。
█ HR的部分：
HR的部分包括有e-Recruiting、e-Salary、e-Insurance、 e-Document、e-Report等部份。
（1）e-Recruiting：目前有多数的公司大都是透过网络来求才，但面对人力资源网站公司日益暴增人才数据库，不但HR需要耗时处理不适任的人才数据库，又无法快速地找到适当的人才，现在，已有多家人力资源公司提供此服务。透过系统机制，多方整合人才数据库，并自动过滤不适任的人才信息，直接Match求才部门的需要，如果求职者经面试录取，系统亦可以直接将人才资料转至员工基本文件。可以结合线上面谈(Interviewon Line )，解决远距离的问题。
（2）e-Salary：随时提供线上个人薪资总额的记录查询，包括历年的调薪记录、前三年之薪资所得比较等，目前薪资系统大都只能提供单向的员工薪资记录，无法同步告之员工所需要的信息，除此之外，由系统自动提供分析报表与外部的薪资调查做比较，年底亦可将整年度的薪资总额，直接做为个人年度薪资所得申报，或者与会计系统联机，以便年底申报个人之薪资所得。
（3）e-Insurance ：以EDI(Electric Data Interchange，电子资料交换)的方式，与劳保局、健保局、保险公司等联机，当员工到职或离职时，便可以随时提供实时性的资料，以减少人工操作的时间，系统亦可以针对以往的资料( Data)，自动计算员工投保的金额，以降低公司的经营风成本。特别是在职灾的计算方面更是有所帮助。
（4）e-Document ：提供各式各样的人力资源所需要的文件，如员工在职证明书、员工离职证明书、员工聘雇合约书、工作说明书、工作评价、个人薪资所得通知单、抚养亲属表、代扣员工保险费证明书等。
（5）e-Report ：提供各式各样的人力资源分析报表，包括员工满意度调查表、员工教育讯练记录表、员工到职率分析、员工流动率分析、员工属性分析、员工年龄分析、员工教育程度分析表、员工出缺勤报表、员工加退保记录表。
如果以上的HR的工作都能e化，那HR要做些什么？我想，HR将有更多时间专注于人际沟通、协调以及策略联盟上，毕竟计算机是无法取代一切的。这是一个团队的时代，单靠个人单打独斗的时代已经过去，未来，如何使公司内部资源及外在资源相结合，让「成本最低化，效益最大化」，则为所有HR人所必须学习的课题。
（作者林娟为宇博计算机股份有限公司管理部经理）
