手机版|
二维码|
「现在有空吗？」我们是否常常在办公室里、走廊上、员工餐厅中遇到这种情况？大部分的时候，它们都是出自其中一方一时的冲动，当然也有的时候是由于对方早有此需要，只是苦无机会逮到你罢了。
工作上的互相拜访，最通常的原因还是由于人本来就是群体的动物，有需要与他人密切联系，寻找朋友，谈话和社交。在工作上你至少有一打的朋友，如果每天对每位只用上十分钟，一天里你就用掉了二小时，或四分之一的工作时间，去满足你自己或其它人的社交需求。因此，工作手则的第一条就是决定谈话的内容是否真有必要。
要做到这一点，最好的方法便是用这样的方式回答对方：「现在时间真不巧，我正好要去做…（还记得吗？永远有更重要的事待办…），你找我有什么事呢？」
在对方回答后，你便可以决定到底要处理这件临时状况，或是另订时间再谈。在大多数情况下，对方都会自动放弃，或改长话为短说。而如果事情真的急迫，你们之间的对话也会立刻进入正题。
当他人走进你的办公室谈话，又不知该如何打住，处理这样的状况便是你的责任了。通常，最佳的方法便是做个结语：「好的，我们是不是已经同意这样做了？你负责…，我负责…，还有别的吗？」
如果这样的结论做完，仍然不行，只好接着说「真抱歉，我现在还有另一件事要做…（不管它是什么）。」当然，如果访客是外面来的，从椅子上站起来向门口走去，会是结束谈话的明显暗示。
通常，在开始谈话时，先设下一些限制会是个好办法。这可以用正式或较随意的方式表示？「再八分钟我就要去…，这样的时间够我们讨论吗？」
上述的处理原则在改变他人的干扰行为上极为有效。当你去做不速的拜访时，也请记得做到以下事项：在一开头时，先告诉对方「我知道你在忙，但我只须要你五分钟时间，什么时候你会比较方便？」通常，他们很少会不请你进去。但是，他们也会记得你是一个极有时间概念的人。所以，请勿超用你的五分钟，并在最后告诉对方：「我已经用完了五分钟，也得到了全部所需的资料，谢谢你。」
当然，如果你的办公室有门，最好的控制干扰方法便是将它关上。除非实在重要，多干扰的地方。（我们都了解经理人有时的确需要一些隐密的空间赶重要报告、做预算计划、预习演示文稿……）关键的问题仍然是：我对时间究竟有多重视？我如何保护它不受不速的干扰？
会议时间的管理
想想看你曾浪费掉多少的宝贵时间在这样的会议上：与你没什么关系，令你怀疑何必要参加；没有清楚的开会目的；重要人物缺席，以致议而不决；会议只在报告，而无双向讨论，与其召开会议，一纸备忘录就能解决了。
身为与会者，下面几种方法可以帮助你确保会议时间的有效运用。请勾选你认为可行的方法，并在下次会议时试着应用。
□1.参加会议前，务必清楚会议目的。此一目的应当以可衡量，结果导向的语句表示。对于含混不清的会议目的要加以质疑，例如「本会议中将就某一题目加以讨论…或探讨」。这只能让你知道会议将有那些内容活动，但无法获知它的目的。而且讨论是否充分，要探讨至何种地步，仍是不得而知。
□2.虽然大家都会被预先告知会议开始时间，许多会议主持者却从不说明会议结束的时间。你必须要问。如果另有其它工作要进行，便应该告诉他们你或许会先离席。（比起将时间浪费在会议中，你总是有更重要的工作待办。别不好意思说。只要预先告诉主席你其它的要事。当你感觉会议是在浪费你的时间时，便再提醒主持者一下，并请求告退。这样的做法，双方都不致于失面子。）
□3.预先要求知道议程，以便准备。这样做同时也可促使对方通盘想过。如议程中某些部分与你无关，可以让主持者知道，并表示愿意就相关的部分参加（唯有需要你提供意见，或讨论结果对于你有所影响的会议才需要你的参加）。假使在会议中进出对于你有困难，不但造成干扰，并且时间上也无法拿捏准确，可以征得主持者同意，将工作带在身边，并坐在后面。这样可以在无需你参与讨论时也不致浪费时间。
□4.在会议进行中，适时促成会议达到目的。例如：提出这些问题「可否就刚才所讨论的先做个结论？」…「还有多少议题尚未讨论？」…「我有点疑惑，似乎我们已经花了十分钟讨论和议题无关的事？」…「我们是否已准备做结论了？或是还有什么要讨论的？」等等。
□5.前去参加会议时不妨带着其它的工作。但要注意你的座位，不要由于自己的工作而干扰到主席或其它参加者。在会议中适时的贡献自己的意见，尽量做到两者兼顾。
□6.在会议结束后，给予主持者回馈，包括那部分触礁，那些会议目标达成与否，有什么方法可以帮助大家下次开会更加有效（例如，预先发出资料，指派一两位参加者在下次会议中做报告，而不是让全部的人一起做等）。
