只要你遵循以下原则,作出零缺点的决策不是不可能
欲达到零缺点的决策品质,首先必须着手建立完善的公司组织及决策系统。第一步是从组织上确定董事会、总经理、集团内部各公司以及各层管理部门的决策权力与责任。其次,制定一套完整的制度化决策程序、资讯传递、咨询确认、实施管制、回馈修正等管理制度,放弃传统仅靠少数人的经验来作决策。第三,在决策内容方面涵盖企业各个经营层面,除了生产决策外,亦包括选择市场服务方向的决策、决定生产要素的成本决策、开发市场的竞争决策、提升生产力的技术决策、企业形象塑造的决策、合资、并购的决策以及多角化发展的决策等。第四,多层次决策并存,在企业集团内部各企业实施微观层次的自主决策体系,在集团则实施宏观的总体战略决策。
如此一来,形成多层次决策、集中决策与分散决策并存的决策体系。宏观的总体战略决策注重集团长远发展的战略问题决策,例如:资产的最佳配置、资产的营运管理、提高集团的市场占有率、协调集团企业的整体发展等,以达到资源共享、资源整合的总体战略决策。
为了避免责任不明所导致的推诿扯皮现象,同时为了提高决策品质、降低决策成本及提高决策效率,企业可以在董事长下设立“高层管理决策委员会”及“专业协调委员会”。凡是高层重大决策必须经高层管理委员会充分讨论,跨部门的决策则必须经各专业协调委员会充分讨论,所有发言都必须做纪录。但最后的决策要由企业最高主管个人裁决,企业最高主管对后果承担个人责任,企业最好避免集体决策和集体负责,因为那不仅没有效率而且也没有人负责。
企业在决策时,应遵循“九大最高指导原则”:
一、决策方案的提出必须有科学依据。
必须收集并整理相关的经济技术资讯、宏观政策走向、市场供需资讯等科学的数据,如此才可以提出决策方案。
二、作出任何决策之前必须对企业内在条件进行分析、讨论。
通过第一指导原则提出决策方案后,紧接着必须针对企业内在的条件进行SWOT分析,也就是分析企业的优势、弱势、机会及威胁,经过反复分析讨论可行后,方可将决策进入下一原则进行讨论,也就是决策者应该对“己”了若指掌,才能做到“知己知彼,百战不殆”。
三、分析外在环境作可行性分析后才下决策。
决策者在“知己”后,也应做“知彼”的工作,知彼的工作主要是对外在环境进行分析,包括市场可行性分析、资金和技术的可行性等外在环境资讯,唯有收集足够的资讯及经过完善的研判后,才能作出决策。
[B]四、决策时必须有可供选择的两个以上方案及替代方案。
在作决策前必须有可供选择的多项方案,一般至少应有两个以上的选择方案,若是属重大决策,则必须有三个以上的选择方案可供选择评估,即使在正式选定决策方案后,亦应有替代方案,以预防各种突发状况的变化。
[B]五、企业决策必须依权责进行,并达成共识才可下决策。
任何个人的意见或经验都不能用来作为企业决策的依据,决策的依据必须在所规定的权责范围内,并经决策群达成共识后,才可下达决策指令。
六、决策和管理人员必须负责整个决策过程的管制。
决策一旦下达后,所有决策和管理人员必须负责对决策执行过程进行管制,并根据PDCA(计划、执行、检讨、修订)循环监督决策执行的全部环节和过程,一旦发现问题必须立即反应决策者,并立即进行修订及改善。
七、建立决策资料库以作为决策的依据。
过去所作的决策必须建立决策所需的专案及各种资讯资料库,以提供决策之前的参考依据。对于现阶段所作的决策,更应将决策资料建档,以利稽核、追踪时有完整的资讯做检讨。
八、各职能均需参与决策,决策层负责定夺。
在组织内各个环节,包括:销售、财务、生产、技术、服务、企划、人事、资材等都应参与决策作业,同时根据职能分工对每一决策项目进行分析研判,最后将各个分项目的研判结果交由决策阶层选择定夺。
九、发挥职工参与决策的积极性。
透过品管圈活动、合理化提案建议制度等方式,激励全体员工参与决策过程,使员工对任何决策都能理解和支持,以提升员工对决策执行的主动性和积极性。