建构部门内部的沟通体制

　　任何主管都会时而从下属那里得到一些令他措手不及、手忙脚乱的事情。下属交上来的报告不全面、格式不符合要求，一项关键工作受到拖延却未预先通报，问题藏在毯子下面迅速蔓延以致于酿成大乱。这些情境令人非常尴尬，它使高层管理者感到主管似乎不知道在他自己的后院里发生了什么事。　　
    导致这些不受欢迎的、措手不及事件出现的原因是沟通的失败。这种失败是主管的责任。下属之所以没有汇报重要的情况，是因为主管未能建立恰当的汇报体制。　　
    每个主管上任后的第一件事就是应该建立一个汇报体制，以监督部门内部发生的每一重要事件。这里的关键词是“重要”，如果主管陷入了事无巨细的泥潭里，也将负不起这个代价。 下面提供在建立这一信息系统方面的一些建议：　　
    1．通过向下属传达重要信息而树立正确的榜样，告诉你的下属为什么某些信息是重要的。定期召集会议，在会上相互交换信息。主管自己要开放而直率，作为回报下属也会开放而坦率。 　　
    2．确保别人理解了你的指示。让下属对自己的工作任务进行理解以获得反馈信息，让他们把你的口头指示写下来。　　
    3．坚持下属的参与。当人们认识到别人希望自己有所贡献时，则会更为积极主动。　　
    4．在分配任务时，明确告诉下属他们需要提供一系列进程汇报，这样做有助于你了解工作是否按计划如期完成。　　
    5．不要斥责带来坏消息或承认错误的员工。如果你这样做，下一次他们会尽可能长时间地隐埋这种消息不让你知道。　　
    6．设立绩效标准，并根据标准衡量实际的绩效。如果本部门应该每天处理120份订购单，突然间每天的份额减少了50份，则数量本身就“表明”了问题的出现。　　
    7．偶尔要求在工作进行的过程中去实地看看工作完成情况。对好的进行表扬，对坏的进 行改正，但不要斥责。除非你过去已经提供了修改方案但未获得效果的情况。　　
    8．平易近人。敞开办公室的大门是一种无言的邀请，欢迎人们走进来并讨论问题。　　
    9．让你的下属知道为什么信息必须全面。提供咨询、鼓励相辅导。(“这是个很好的开 始，老张，但我们还需要估算一下完成这个项目总体要用多少个工作小时”)。　　
    10．让你的下属知道你不喜欢措手不及、令你吃惊的事情。请他们记住基辛格的建议：“最终必定暴露出来的东西应该及早暴露才对。”　　11．真诚地对员工及员工所说的话感兴趣。人们喜欢和对自己感兴趣的人交谈。　　
    12．少批评多表扬。被批评的员工下一次不会再对你“敞开心扉”。受到表扬的员工则急于再次来到你的面前带给你更多的信息。　　
    如果你做到了所有这些方面，你就能够成为公司中消息最灵运的主管所有的人都会羡慕你的沟通体制以及你与员工之间的融洽关系。