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你的老板正在世界的某一国家出差。
你的同事正在世界的某一个角落工作。
你的客户遍布在世界的每一角落。
你的供货商遍布在世界的每一角落。
你想知道你上次申请的费用是否已经通过？
你想知道你昨天申请的请假单是否已经被核准？
你想知道你上次给供货商的物料请购单是否没有问题？
你的客户急需知道此次订单是否可以准时交货？
当所有人员都处于高度的变动状态时，你可能担心会不会因此造成内部沟通成本上升、员工生产力下降、企业经营成本提高、企业竞争力下降。
答案是不会的。
原因在于背后有一套工作流程软件系统，支持企业整体流程运作及控管。工作流软件就是一个能够超越时空及跨越疆界的最佳信息管理工具。
丰田公司则是一个实际运用流程的成功企业。『五个为什么』，帮助他们找出问题的根源；『流程最佳化』让他们不断地检视流程是否符合企业的发展现状，透过反思的过程让流程最佳化，这就是丰田公司能够永保基业长青的之道。
工作流的定义
工作流就是从窗体申请、审核、管理、追踪、查询、统计等都在运用电子化的方式来进行，简单来说就是利用信息科技自动管控所有的业务流程，将企业所有流程公开透明化，无论何人、何时、何地都可以获得相同的信息，最终目的就是达到讯息透明化、讯息及时化、讯息同步化。
工作流是解决企业管理问题的万灵丹
『透过流程来做管理工作，帮我解决了不少管理问题，我现在只要可以上网，不论何时何地我都可以轻松地核准窗体，随时都可以监控所有的流程进度，让我的日子轻松不少。』一位企业主笑呵呵地说。
『以往我必须一天到晚坐镇在公司，进行人工窗体签核工作，现在则因为不同作业流程都有不同的人进行签核，所有人的工作职责及权限都由工作流软件自动进行控管，任何人所签核的窗体都详细记录着签核时间及意见，月底还有相关的统计报表，每个人为自己所签核的窗体负全责。工作流让原本模糊不清管理问题从此透明化，也减少彼此推卸责任的问题。』这位企业主又再次补充说。
『初期在推动流程电子化的过程中，也是阻力重重，需要克服的问题也很多，但现在不做，将来势必后悔，流程电子化只是迟早的问题罢了!! 如果不在公司稍具规模的时候，即推动流程自动化，未来企业所要付出的成本将更加地昂贵，除了必须支付的显性购置成本之外，其中管理上所产生的隐藏性成本，对于企业而言，更具杀伤力。不仅会降低企业竞争力，并会成为阻碍企业发展的绊脚石。』而且我认为『这是一个速度的时代，要赢就要懂得赢在起跑点上。事后也证明我当初的选择没有错。』这位企业主十分肯定工作流所带来的价值。
导入工作流的成功之道
1.改变员工的认知。
中国文化向来以盖章数量的多寡作为权力大小的表征。忽然之间，所有窗体及签核都变成在计算机上作业时，也造成员工的极度的不适应及不安全感，因此事前完善的宣导及充分沟通将可消弭员工的疑虑，也更能获得员工的支持。
2.高层主管的高度重视及决心
改善流程是一件大的系统工程，如果不能获得高层的高度重视，往往可能流于形式，最后导致失败的结果。另一方面，员工也会因为上层主管不重视，而不愿意积极配合与参与。
3.了解流程简化的真正目的
工作流最困难的地方不在于技术层面，也不在于跨平台之间的资料交换，而在于如何根据实际作业流程进行简化工作，如果只是将原有的人工操作流程全数搬到计算机，改由计算机化方式作业，这种只换汤，不换药的做法，非但不会缩短作业处理的时间，相反的，却可能造成反效果，让原先的美意顿时成空。
4.明确定义各项作业流程
中国是一个人治社会，中国人向来习惯运用个人的人际关系，以口头方式进行沟通，所有的规章制度及流程都因人员不同而有所不同，人际关系的好坏往往决定事情处理速度的多寡，许多工作规章制度及职责划分及责任归属方面也普遍存在许多灰色地带。如今导入流程自动化后，一切都必须公开透明化。
5.选择具有弹性的系统工具
外部环境变化快速，竞争日益激烈，组织必须因应外在环境的变化而快速调整，不管是组织结构的调整、决策权变更或者人员的异动都必须有一套弹性的系统工具，能随时根据组织及业务流程变动而改变。
6.选择具有丰富经验的顾问且信誉良好系统配合厂商
随着企业发展阶段的不同，所引进的信息系统亦不相同，此时企业存在着各式各样的作业系统。此时一位经验丰富的顾问，除了提供相关的产业经验之外，并且可以协助企业快速判断何者是最佳化流程，更重要的是必须具有跨平台系统整合经验，了解不同系统之间的接口，如此一来，才能规避系统上线时所可能产生的风险。此外选择信誉良好的系统配合厂商才能免除后期系统无人维护的窘境。
工作流的应用范围
不同产业其应用范围亦不相同。例如：香港电讯公司运用工作流在客户服务流程；美国研究(American Research)公司则运用工作流在新客户接触流程；食品通路公司则运用工作流在订货出货流程。随着不同产业的应用程度不同，最后所产生效益亦不相同。
公司内部流程则可以运用在以下方面：
财务部门：费用申请单、采购费用请款单、产品成本估算表、年度部门工资率表、各项费用率表、年度预算表等。
采购部门：物料请购单、物料采购单等。
销售部门：新增客户申请表、销售订单查询表、产品订购查询表、客户信用查询表、销售业绩统计等。
生产部门：模块：材料表(BOM)、计划工单、成本工单、产能需求预估表、呆滞库存单、库存明细表、 安全存量自动通知单等。、
人力资源部门：请假单、加班单、销假单、公出单、年度人力申请单、教育训练申请单、员工培训申请单、职务异动单、个人资料变更申请单、新进人员报到程序单等。
行政部门：办公室管理：名片申请单、车辆申请单、礼品申请单等。
效益极大化：工作流必须与其它系统相整合
如果工作流只能运用在某一个部门，那就已经失去企业推动工作流的本意。
以费用报销单为例，员工可以从企业入口门户中，勾选费用报销的窗体，窗体会自动带出个人的相关资料，填写相关金额即报销的原因后，主管即会根据个人的权限大小签核其费用，主管亦可以加签或会签给其它单位的相关人员，经由层层签核后，最后到财务单位签核，费用总额可以直接转入公司内部的ERP系统的财务模块，系统亦会自动将此费用申请相关信息转入原申请人的电子邮箱中，整个签核流程才算完整结束。
此案例说明就是一个全方位的系统整合实际案例，从企业门户、人力资源信息系统、工作流、内部的ERP系统或者财务系统、电子邮件等同步整合案例。只有信息之间彼此之间都相互串联，才能让信息更加地有价值。
由以上案例来分析，工作流绝对可以加快信息流通速度、缩短沟通的时间及成本、对于企业竞争力的提升绝对有正面的提升作用，工作流也是企业提升竞争力最佳利器!!。
工作流的引用不只是提供一个改善机会，也提供企业一个重新省思的机会。企业在选购工作流软件时，不应该只把焦点局限在技术层面或者价格因素，而应该从深远的角度来思考，如何运用工作流达到效益最大化? 这才是最重要的。
