外婆家：e-HR系统开创餐饮人力资源管理新局面

自成立以来，通过稳健经营和规范管理，随着企业的快速发展、跨区域扩张，使之管理能力快速提升与之相匹配。而餐饮业作为劳动密集型产业，人力资源管理问题自然比较突出，如何建立起覆盖多个地区、众多门店、全集团5000多名员工的有效的人力资源管理体系成为我们面临的一个挑战。

 以杭州为基地，辐射长三角并进军全国一线城市。

 借鉴跨国餐饮企业经验，企业对信息化建设一直很重视。在新店开张的同时，就同步进行信息系统的整体规划。随着公司高速发展，人力资源管理信息化也被提上了议事日程。

1、外婆家连锁经营、跨区域拓展的发展模式产生了集团管控的需求，秉承一贯的标准化管理思路，外婆家采用了相对集权的运营管控模式。比如，所有分店的人员信息、劳动合同等纸质资料都统一上交到集团人力资源部存档管理。这种管理方式在强化了统一规范的同时，却也给各门店的资料调用带来很大不便。

2、同时，由于各门店人力资源管理人员能力参差不齐，造成集团人力资源部制定的各项政策、制度和流程在执行中往往大打折扣，难以得到有效的贯彻实施。

3、《劳动合同法》颁布实施以来，国家对劳动关系的调控逐渐加强，劳动密集型行业首当其冲地受到巨大影响。在此情况下，如果各门店劳动关系管理不规范，就将面临较大的劳动纠纷风险，这将进一步对公司品牌构成影响。

4、连锁餐饮业普遍面临着门店分散、人员众多的问题，考勤、招聘、薪资发放等基础性管理一方面耗费大量的时间和精力，另一方面由于点多面广又很容易出现差错。

5、餐饮业的一个重要特点就是人力密集，企业的发展离不开人员的增长，外婆家在高峰期每月面对百人以上的员工数量增加，人力资源部要面对大量的入职、离职等事务性工作带来了巨大的压力。

6、同时，在企业快速发展、人员较快增长的情况下，如果仅仅依靠纸质手工报表，人力资源部难以及时了解各区域人员的配备情况，各项人力资源决策都可能滞后。

我们明确了人力资源管理信息化、网络化的总体方向，和内外部专家沟通之后进一步细化了e-HR系统建设目标：

1、建立集中统一的人力资源数据平台

要整合各地区、各门店人员信息，建成集团统一人力资源基础数据平台，实现外婆家人力资源信息的完全统一和共享。

2、流程规范的人力资源业务平台

基于信息化平台打造规范的人力资源业务平台，实现从总部到门店的人力资源业务流程的统一规范，强化集团人力资源管控，规避潜藏的劳动纠纷风险。

3、高效运作的人力资源管理平台

利用信息平台，大幅度提高人力资源管理工作效率。运用先进的IT技术，打破时间、地域的限制，使业务人员从容应对繁琐的人员信息处理和行政事务，节省时间、减少差错、提高效率和管理水平。

4、直观准确的决策支持平台

通过e-HR系统建设，要为公司各级领导构建一个决策支持平台，为公司高层实时提供各项人力资源统计分析、数据挖掘，为公司人力资源决策提供依据。

我们对国内e-HR厂商进行了深入考察，宏景软件以成熟的产品、高度的需求匹配度和可信赖的实施服务能力脱颖而出。从2011年8月8日到2011年10月20日，在双方项目组的紧密配合下，外婆家人力资源管理系统如期成功上线。上线前，项目组分别对集团人力资源部、区域负责人、门店e-HR操作人员进行了分批次培训，并制作了各角色人员应用系统的视频，保证了系统上线后的运行顺畅。

外婆家e-HR系统上线运行以来，人力资源管理状况发生了巨大改变：

1、人力资源管理业务流程化、规范化、可监控

通过e-HR系统办理各项人力资源业务，减少了人为因素影响，保证了数据准确性，业务流转更加合理，效率全面提高。系统中按照员工在企业中的生命周期配置了入职、合同签订、转正、晋升、离职等全过程业务流程，覆盖了人事、合同、劳资等各项基本业务，主要包括：

人员进入——薪资核定——社保缴费核定；

人员试用期——定岗定级——薪资核定；

人员岗位变动——薪资变动；

人员调出——薪资停发——社保缴费停缴等。

e-HR系统使分店、分公司与总部之间明确了各层级的职责分工、全面实现了流程化管理，确保人力资源管理业务的统一规范；各项业务都能够自动触发预警，将业务推送给相关人员，变“人找事”为“事找人”，杜绝了某项工作被人为遗漏的被动局面；系统还提供了流程监控功能，各区域主管可通过系统即时掌握各项业务办理情况。目前外婆家内部的基础人力资源管理业务完全基于宏景e-HR系统完成，大量的入职、调岗、定薪、离职等日常业务统一规范。

这样，集团总部对下属门店人力资源管理的管控就能够落到实处，克服了人员能力对制度执行的影响，降低了劳动用工的风险。

2、考勤快速填报、汇总

对于外婆家这样一家跨区域的大型餐饮连锁企业来说，要把人力资源管理工作中最基本的考勤这一环节做好却很不容易。由于餐饮服务行业的特点，外婆家工作时间都由各门店根据当地需要确定，没有规律的考勤规则。这就给我们进行考勤汇总带了极大的困难，并进一步影响到员工工资核算和发放。

2011年9月份起，外婆家各门店启用e-HR系统进行网上考勤填报，各分店考勤员利用系统上报各自店员的考勤情况。这种方式省去了以往考勤上报的复杂流程，考勤数据及时、准确，让过去每月都耗费大量时间进行的考勤汇总核算工作仅需要半天时间就全部完成。

3、大幅提高工作效率和准确度

集中管控的方式客观上会增加总部人力资源部门的工作量，而且必将随着门店和员工数量的快速增加，人力资源部工作量将增加更快。以薪酬为例，以往每月工资处理的工作量很大，再加上工资制度不断调整变化，更加大了人力资源部的工作负担。

薪资是涉及到员工切身利益，因此备受关注、十分敏感。薪资管理经过了三个月的在线试运行，证明系统稳定可靠、数据准确无误，然后才正式过渡到系统。目前，只要根据各分店考勤填报汇总完毕、审批通过，系统就可以自动完成工资计算，且工资数据就可以与社保、公积金、个税快速联动，而上述计算中的基数、缴费比例、税率和计算规则等都可以自由设定；这样就大大减少了薪酬专员大量繁琐的薪资处理工作，也避免了人员操作失误而引起工资的误发，大大提高了工作的准确性。

4、多样化的统计图表，支持领导决策，提升管控能力

宏景e-HR系统具有强大的统计报表功能，将外婆家个性化的报表需求纳入系统，能够将决策所需的各类数据快速汇总。

过去，各门店人员信息每月汇总一次，主要方式是一家家地传真或电话询问，不仅耗时费力、成本高，而且数据滞后、差错不断。而目前外婆家各分店的人员信息的按日汇总，只要各分店按时在线填报日报，人力资源部就能立即获得各店数据、实现汇总。下图是外婆家的日报表。