现有人员数量≠实际人员需求数量——某企业职能类部室办公室定编案例纪实

赵磊老师《人才选用》视频 
【客户行业】物业行业
【问题类型】定岗定编——办公室定岗定编实例
【客户背景】
某物业公司成立于2001年10月，主要服务于高档住宅、公寓、写字楼、别墅、酒店、商场、工厂、商住楼、学校、医院、综合市政等专业化领域，并且在各个领域都积累了丰富的经验和成熟的管理方案。
针对社会专项性的清洁服务要求，公司还提供包括家政服务、地毯清洗、地面打蜡、石材护理（晶面处理、大理石翻新）、及外墙清洗、二次供水设施清洗消毒、园林绿化维护及设计、垃圾清运等专项服务，且通过三体系认证。
为了给社会提供更高品质的服务，公司积极开展对外交流，吸取国外先进清洁服务理念和服务管理理念，获得了为客户提供增值服务的新机遇，为公司在行业的发展奠定了坚实的基础。
【问题集锦】
1、部门内部人员工作忙闲不均，内部不公平现象严重；
2、员工工作量不确定，没有定量的方法加以衡量，所有人员都认为自己工作量饱满。
【部门问题现状描述】
     办公室内人员工作内容有的相同，有的不同，但是类似于作为文员性质的岗位，总是存在有的人工作比较忙，而有的人工作比较闲的情况，但是具体的分工内容，员工们都各自完成了，忙的员工对于不忙的员工就会有一定的意见，毕竟在薪酬待遇上没有太大的差别。作为管理人员，对于员工的工作量没有量化核定的方法，仅是通过日常的观察来判断，这样，在对员工指出问题的时候，总是存在被动的状态。
 
【华恒智信问题分析】
★ 科学地判断一个岗位是忙还是闲，应该采用量化的分析方式，而对工作量进行衡量的方法中，最合适的就是通过时间的确定来加以衡量，因为通过时间标准来进行工作量的衡量是最简单而又最有说服力的方法。
★ 对于办公室岗位的工作而言，大多是从事的常规性的日常工作，用时间标准来加以衡量，不会出现太多的不确定性，例外事项较少的工作较适合采用时间衡量的工作量判断法。
 
【华恒智信解决方案】
首先，在确定了各岗位的工作内容之后，对各岗位的工作时间进行分析，主要是通过对日常工作量和阶段性工作量的分别核算，从而最终确定出该岗位的工作饱和度情况。
其次，对各岗位的工作饱和度进行比较分析，结合其他相关因素，确定出定编建议。根据办公室各岗位的工作饱满度情况分析，除了采购岗外，其他各岗的年工作饱满度并不是很高，综合考虑各个岗位的工作性质、人员素质、人员工作效率、岗位的重要程度以及兼容程度等多种因素，建议将档案管理员、文员、月报编辑这三个岗位合并为两个岗位，即文员岗和企业文化专员岗，共配置2人。
通过用时间标准对各岗位工作量进行分析，可以很清晰地鉴定出各个岗位的工作饱和度，这样对于管理人员在进行工作量的核定时，就有一定的依据可依。
【客户对项目的评价】
客户对华恒智信咨询团队对职能性部室的定岗定编方案给予了充分的肯定，为人员定编提供了量化的依据，是一种科学有效的方法，对华恒智信咨询顾问的专业高度赞同。
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