在企业中,薪资发放环节主要的工作包括:审核薪资数据、打印工资条和工资报表、工资条发放或者个人薪资信息知会、工资数据报送银行、工资数据传输到财务系统等。
其中薪资数据审核有多种应用场景,涉及到审核流程的交叉组合,比如部门审核、公司审核、集团审核三种层级的交叉组合;还涉及到审核数据的拆分合并,比如部门审核只能看到部门数据,公司审核能看到各部门的汇总数据,集团审核能够到看各公司的汇总数据。
审核之后,工资数据就正式生效了,许多企业还需要打印工资条,有的企业需要简易工资条,有的企业需要加密工资条,有的企业就只提供电子工资条,通过邮件发送。薪资发放的其它工作还有,将数据按银行要求生成电子文档,提供给银行进行发放。如果企业中已使用了财务系统,还需要将薪资数据按财务做账要求,传输到财务系统中。
1. 薪酬审核
薪酬数据作为每个企业中的重要数据,在发放之前,一般都需要审核把关,由有审核权限的人对薪酬数据进行审核。
薪酬数据的审核一般有两种模式,有的系统是按期(月)进行审核,一次性对每个月的全部数据进行审核操作,有的系统是按人进行审核,可以对某期(月)每个员工的工资数据进行审核。第一种方式操作起来非常快捷,但不能按人进行审核,有些应用场合得不到满足。第二种方式可以满足更多的应用场景,甚至可以按人来划分审核权限,但该种方式必须提供一些便捷的操作途径,才能保证较高的操作效率。
2. 薪酬数据结账
薪酬数据类似于财务凭证一样,一旦数据已生效,就要求对数据进行封存操作,使之作为历史数据完整地保存在系统中。金蝶K/3HR系统能提供按次结账,也能按期结账,而且可以批次结账,也就是一次对多个工资发放类别同时进结账操作,从而使系统的应有效率得到保证。
3. 工资条发放
大部分企业都需要发放工资条,如果实施信息化系统,则必然要求系统中能够支持工资条的打印和发放。
大部分企业的工资条可以分为三种形式:
1,简单的工资条。这种方式可以在一页之内打印多个工资条,每个员工间用虚线间隔,由人工撕剪开再分发给员工。这种方式效率比较低,但成本也较低,而且因涉及到的人有限,工资保密性也容易得到控制,适用于员工分布比较集中、人数不多的企业。
2,保密工资条。这种方式是按照保密工资条模板进行打印,每个员工的工资数据打印一份,打印在保密工资条纸介质上,重要的数据落在保密区域,非重要的数据落在表面上可见的区域。这种方式效率比较低、成本也比较高,但适用于人数比较多、工资条管理难度较大的企业。
3,电子工资条。这种方式不是通过纸介质打印,直接将工资电子数据发送给员工,一般也有两种途径可以实现。一种是由系统自动将工资数据发送到每个员工的邮箱中,由员工登录个人邮箱查看,这种途径的风险在于如果员工的个人邮箱管理不善的话,有可能泄密。另一种途径是,直接在系统中提供一个查询入口,给每个员工设置查询密码,由员工自己登录系统查看与个人相关的工资数据。
4. 工资数据银行报送
企业发放工资一般都委托银行直接发到员工的银行卡上,那么每个员工的银行账号、发放的数据等信息需要由企业提供给银行,这些数据都可以从金蝶K/3HR系统的薪酬管理模块中取出,支持将银行需要的数据抽取出来,并可以导出发送给银行。
5. 工资数据转入财务系统
工资数据必然需要进入财务系统做账,金蝶K/3HR系统具备与财务系统的接口,甚至提供凭证模板的设置功能,可以直接将工资数据传输到财务系统中。