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我记得看过一幅漫画，上面写道：“如果你感到孤独，就开会吧。”鉴于许多组织都有热衷于开会的嗜好，这些公司里似乎有很多孤独寂寞的人。人们估计，他们每周用于开会的时间大约为两到三天。按照Glassdoor.com网站提供的薪酬数据，我们用粗略的方法计算，一个10人团队每周开会的成本大约为23,760美元。如果你的公司里有100名员工，可以推算出每周开会的花费几乎为25万美元。这笔费用并没有纳入因为开会你无法完成其他任务、错过销售电话或者失去客户会面的时间而产生的机会成本。
下面是会议存在的理由，我们必须欣然接受。精心组织的会议具有真正的价值。这些会议能够促进对话，创造新的思想，推动企业向前发展。有效召开会议的原则必须成为你所在团队的核心竞争力。问题在于，鉴于资源影响和成本，你如何能迅速改善情况，召开圆满成功、卓有成效的会议？
要想会议取得成功，必须保证邀请适合的人士，尽可能高效明智地准备材料。这样做尊重你的时间，能够让你以有意义的方式作出贡献，变得更加聪明。我要通过问题来迅速提高成功的概率，通常来说，这样做是例外而不是常态。
答案就在下面四个问题。
开会的目的是什么——决策、分享信息还是集思广益？
开会的主题是什么——最多用五个字来概括？
谁已经在进行交流，他们有什么看法？
在本次会议上，有什么奇思妙想让我感到惊讶？
1. 会议的目的是什么？
定义会议的类型至关重要，但是人们往往错过第一步。目的可以引导组织者——考虑会议的形式、需要的信息和应该邀请的对象——为与会者设立明确的期望。通常情况下，会议可以分为以下三种类型：
决策性会议：目标在于做出最终决策。这个时候不需要新信息，也不需要额外的分析。在这类会议上，你要最终确定前进的道路——也就是说，同意还是不同意，如果同意，要怎么实施。准备：为会前阅读（比如，少于10张幻灯片）准备简报和备忘录。
分享信息型会议：会议主持人要在会上分享新奇有趣的相关事实和数据。这类会议不需要呼吁采取行动，也不要求与会者做好准备。会议开始时，大家聆听支持人的发言；演示结束后，主持人要对问题作出解释澄清。准备：简报或备忘录（11-25页）。
集思广益型会议：也许是最令人期待，但是最为困难的会议，你希望通过工作研讨会来产生新思想。在这个阶段，数据总结并不完整，报告内容也在不断变化。在理想的情况下，每个人都应该进行相互交流。准备：根据项目的不同周期来确定。
2. 会议的主题是什么……最多用五个字来概括？
借用威廉·莎士比亚的名句，“请您说话简洁些”。人们最缺乏的重要技巧就是把握概念和总结问题的能力。下次开会的时候，你可以做个快速练习，每个人最多只能用五个字来讲述你想解决的问题。如果你得到前后矛盾的答案或长篇累牍的回答，这就能说明你的会议缺乏明确的主题。通过清楚地阐明这个问题，你能想出好的主意，得到你需要的信息，你应当和大家交流，确保每个人都能朝着同一个目标努力。
3. 谁已经在进行交流，他们有什么看法？
这个问题为你的会议邀请增加可信度。假设你跟合适的人在谈话，也许在此过程中确保利益相关者的反馈和支持，这样让参加会议的人更容易加入谈话。这也表明，你是否没有邀请重要人士，你是否需要在会议召开前采取临时措施。这样做会减少重复现有谈话的可能，让话题向前展开。
4. 在本次会议上，有什么让我感到惊奇？
惊奇会让你的大脑保持清醒，也会减少偏见。人们希望进行有意义的对话，希望听到新奇的信息。在会议上扪心自问，“有什么让你感到惊奇？” 这将引发新的讨论，发现新鲜的知识。揭示这些答案的秘诀，是在会议讨论中应用三棱镜原理。如同三棱镜把光线折射成不同的颜色，“有什么让你感到惊奇？” 这个问题也会把毫无意义的信息分解成新知识和相关数据。原因很简单：这个问题揭示了数据的异常值，勾勒出看似无关的结论之间的联系，为你的同事开辟了讨论的新途径。
最后，让我们谈谈会议期间的问题。现在的电子邮件和日历应用程序通常设置成60分钟的默认值。想想这意味着什么，一个小时大约是普通商务人士工作日的10%。所以问题在于：这个会议对你来说是否真正重要，要每个人放弃他们大量的日常工作？此外，一小时的会议很难安排日程。因为，我们需要认真考虑，是否需要整整一个小时来开会，你能够在30分钟内解决问题，或者通过电子邮件实现目标。
理想的会议应该在大家坐下前开始。下次你收到会议邀请的时候，先问这四个问题，这将节省你的时间，有助于你管理资源。
克里斯托弗·弗兰克是美国运通公司（American Express）全球市场观察部门的副总裁，他与别人共同撰写了《从消防栓饮水：在数据泛滥的世界做出明智的决定》 (www.firehosethebook.com)。
