管好你的工作邮件

　　即使不像Excel、PPT达人那样值得炫耀，做一个处理邮件方面的达人也能保证相当一部分的工作效率。

　　每天不收到几封上司的邮件，你简直会怀疑自己是不是记错了上班的时间。对于大部分公司人来说，处理工作邮件已经成为职场中不可避免的基本命题。
　
　　有些公司人很容易就对付掉来自上司和客户的工作邮件，而另一些人则没有那么走运，归根结底，他们的邮件实在太多了。
　　
　　李显最近遇到了一些不大不小的麻烦：有时候读邮件会走神，打开下一封就不记得上一封的内容了，或者偶尔一两次忘记回复同事的工作邮件。
　　
　　不仅如此，他还常常被邮件打乱工作节奏，从而拼命加班。虽然因忙乱造成的失误得到了及时补救，但李显还是反省了一下自己。
　　
　　作为一名市场部工作人员，李显每天至少会收到五六十封邮件。因为承担着大量的协调工作，时常需要快速的决策与回复，李显为自己设定了邮件提醒，以便及时看到并处理每封工作邮件。
　　
　　但看起来没有那么容易。每隔几十分钟便飞来的邮件提醒，让李显不断放下手边的工作去打开邮箱。成块的工作时间被打断，于是加班变成家常便饭。偶尔邮件来得太过密集，处理完同事的请求后他甚至会忘记客户那边还需要转发一份数据资料。
　　
　　这样的糟糕情况似乎并不少见。
　　
　　随便到哪个办公室，都能找到一两个被埋没在电子邮件里的公司人，他们飞快地敲击着键盘，强迫自己记下所有的指令、决策以及要求，每时每刻都在多线程工作，还得在完成事务之后快速反馈回复，最好还是措辞清晰严谨，恨不得让电脑那头的上司和客户都能看到自己对工作的热切之心。
　　
　　如果陷入这样一种状况，还是要反思一下自己的工作方式，尤其细化到邮件处理方式。
　　
　　邮件太多并不能成为工作完成不好的借口，年终考评的时候大概哪里都没有类似“正确及时地处理工作邮件”的考核选项。
　　
　　为了邮件而影响工作，看起来是笔不划算的买卖。换一种办法，让邮件为效率服务，当然有可以实现这个目标的解决方案。
　　
　　比如李显重新规划了自己的邮件处理时间，辟出专门的时间段处理邮件，过了这个时间点，除非是最紧急的事务，其它邮件一概按照发件人主题打上标签，留到下个时间段再一一解决。
　　
　　一开始还不太习惯，李显总是强迫性地想在第一时间把所有邮件都处理回复。又吃了几次加班亏之后，他开始坚持自己的时间段原则，工作效率渐渐有了提高。
　　
　　比如三小时建一个市场方案，原先这项工作得让李显忙上一整天。如果没有成块的时间，每次被打断的思路至少得花上十五分钟才能重新恢复感觉。
　　
　　事实上，用零碎的时间来处理邮件才是比较明智的办法。
　　
　　除去开会和同事之间的寒暄，能够专注的工作时间本来就那么多，若不系统有序地安排事务，埋头于邮箱中收发回复甚至调整格式和字体大小，现在看来是不是有些得不偿失？
　　
　　当然也别忘了调节自己的阅读习惯。
　　
　　比如遇到长邮件，没有必要逐字逐句读清楚，但如果刚换的新上级喜欢在中间段落写上重要信息，也别因为以往的习惯而忽略过去。那句总被人挂在嘴边的“细节决定成败”，最适合用来检阅收发邮件这样的小事了。另外，在此也提醒一下公司人们，如果是在准备写一封长邮件的时候，请一定把邮件内容里的要点在开头就清楚地列出来。
　　
　　千万别轻视了它们，即使是收发邮件这样的小事，解决掉重重障碍也没那么简单。

　　技术性问题
　
　　处理邮件也是一门技术活，不是你阅读理解力强就能做圆满的。
　　
　　什么时候处理邮件？
　
　　随便搜一下Chrome浏览器的应用，就能找到不止一种提醒新邮件的插件。即使在处理其他事务，这个安置在浏览器中的小图标也能随时标记新入邮件。装上提醒是很必要的，但要不要即时处理？这是一个问题。
　　
　　如果你的邮件量并没有多到让人抓狂，即时处理新邮件当然是及时沟通、避免错过重要事务的好办法，而一旦公司人每天收到四五十封甚至更多工作邮件，又是另外一种状况了。
　　
　　杨冬的办法是“定时处理”，每天分出早上和晚上的时段，用两个小时去处理重要邮件。除了对最高优先级的邮件随手回复，过了固定时间就把邮箱暂时抛到一边。
　　
　　如果你正好在写代码，或者做报表，集中注意力去做手上的事情好了。没有必要随时随地都在对付邮件，以免接踵而来的邮件分割了成块工作时间，还把你弄得焦头烂额。
　　
　　选择什么工具？
　　
　　不要觉得Outlook、Lotus Notes、Foxmail是些过时的东西，事实上大公司更喜欢这样的邮件处理系统。除了收发邮件之外，在大公司的工作流程当中，邮件系统还承载着日程安排、审批等功能，甚至可以从联系人列表中看到组织权力分布的全貌。
　　
　　不仅如此，找到适合的邮件工具无疑可以为自己带来方便。邮件除了承载着汇报、知晓情况，及沟通等功能外，还可以作为个人的一个数据库。
　　
　　也有像Sparrow这样聪明简洁的邮件工具，这个创新者让发邮件和发微博一样简单迅速。虽然它没有高级附加功能，但回复、转发、收藏、删除和标记已经足够日常应用。
　　
　　大部分公司人需要使用公司邮箱去处理邮件。通常会有一个工作／私人邮件的区分，分别使用公司/私人邮箱进行收发。对于后者而言，大概没有哪个像Gmail一样获得一致好评。若有超大附件的需求，网易和QQ邮箱这时候可以派上用场。
　　
　　用什么终端？
　　
　　能够联网的工具就是这些：电脑、手机，再加上iPad和Kindle Fire这样的平板电脑。电脑的好处当然是能够从容回复，但对于大部分公司人来说，通过手机便捷回复也可以快速解决一些事务。
　　
　　手机与邮箱同步，好处在于不会遗漏高优先级的邮件，能够做到及时处理。在出租车和餐厅等位过程中查收邮件的公司人不在少数，利用好碎片时间，也省了些回家加班的时间。当然被打扰的情况也并非没有，如果适逢假期，给邮箱提醒设个静音好了。
　　
　　像Lotus Notes这类系统使用起来就可以先用手机上网收下所有邮件，离线集中处理，最后再上线发出。
　　
　　平板电脑的好处更加明显一些。在这样一个无法写文案、编代码或者做PS的工具上，快速浏览并处理人与人之间的关系成为它最大的优势之一。
　　
　　技巧性问题
　
　　每个人都有自己的使用偏好，技巧的高劣与工作效率有一定关系。
　　
　　Label、Tag和文件夹
　　
　　文件夹曾经是为邮件归档的好办法，在公司邮件系统里用这个方法来建立个人的数据资料库现在仍然是很常见的。
　　
　　不过今天的情况似乎比以前更复杂了，往往一封邮件牵涉到的内容众多，归在一个分类下会导致搜索上的不便。用罗朗的话说，如果自己收到一封邮件，它可能来自上司，同时是急需完成的，并且牵涉到某一项业务。用文件夹就会很犹豫要归档到哪里去，即使是经过再三思考的决定，日后也不容易索引。
　　
　　大部分邮箱都开始支持标签，比如标签的先行者Gmail看起来又更进了一步，不仅可以直接使用鼠标拖拽标签分类，还包含可以自动归类的智能标签。
　　
　　不要忘了另一个名为标记的小功能，给重要、优先和需要及时回复的邮件做标记，回复完再做一个标记。这样做起码可以避免“茶歇的时候用手机看完，打算到电脑上回复，结果坐到办公桌前就完全忘记了”的事情发生。
　　
　　借助其它工具进行时间管理
　　
　　“明天上午找部门经理做工作总结，后天下午2点开始报销，下周一要见客户”……这些通过邮件被告知的日程如果不及时处理，很容易淹没在不断涌入的新邮件当中。
　　
　　除了一笔一划地抄在自己的记事本上，事实上还有些更容易的办法，比如把日历功能用起来。
　　
　　以Outlook为例，直接用鼠标把邮件拖动到日历选项，选择日期填写地点，这样就建立好一个提醒日程。
　　
　　同样也有将日历整合得很好的邮件系统，比如当Gmail发现在邮件内容中出现日期、时间、地点等资料时，它便会在界面的右边显示日历图示，并问你是否想把这事项加进Google Calendar之内。Gmail还可以设置邮件推送提醒，以免用户忘记需要做的事情。
　　
　　辨别重要邮件
　　
　　自从付昱没有及时看到邮件而错过开会，他自己琢磨出了一套分类和提醒。先按照发件人将邮件归类，然后按照发件人的重要性挨个看主题。如果有特别紧急的，加上紧急标签。遇到一些需要做完再回复的重要邮件，他的解决办法是设定闹铃，一小时提醒一次，处理完再将其取消。
　　
　　他的另一个办法是，让同事们都知道自己邮件数量比较多，这样如果有重要的事务，经常来往的发件人一般会通过电话或MSN给个通知。
　　
　　杨冬则有更系统的办法，对新邮件先看收件人和抄送者，再看主题来判断邮件是否重要。如果收件人里没有上级和平级，优先等级就相对比较低；如果是公司重点的项目就第一时间打开处理；而如果自己只是被抄送的对象，这样的邮件一般就不会回复。
　　
　　其它的小习惯
　　
　　大概会有人遇到长邮件就不知道该怎么办。比较幸运的情况是收到的工作邮件废话不多，按照逻辑和事项分条目罗列清楚，读起来不会太困难。如果是更加熟悉的发件人，比如上司喜欢开门见山的说重点，结尾通常没有重要事情，那么读到最后一带而过也是常有的情况。
　　
　　也不免会遇到比较嗦的发件人，为了避免读到一半就不想再读下去，或者习惯性遗漏重点，罗朗的解决办法是将前后寒暄和背景介绍都忽略掉，直接从问号之前开始读起。
　　
　　主题中七八个“Re”大概也会让公司人失去仔细读邮件的耐性，这时候用上客户端是个不错的选择。比如Sparrow和Gmail一样，能够将同一主题的邮件整合在一起，避免了过多回复的情况。

　　韦玮
　　凯捷咨询跨国企业业务高级经理
　　
　　C：处理工作邮件时最重要的是什么？

　　W：最重要的是判断收到邮件的重要性和紧急性。有些人会按照收到的次序一封一封点开看，邮件比较少的时候可以这样，多了就不行。通常收到邮件会先看发件人和主题（所以对于写邮件的那方来说标明主题很重要）。以我自己为例，最重要的当然是直接上司的邮件，还有大约20%来自再上一级的上司。一般在我管理范围两级之外的就不太重要。其次，下属的邮件我会认真看一下，但数量比较多的情况下有些我会直接电话回复。另外，其实CEO发来的不用急着看，可能也重要，但没那么紧急，因为如果是急事的话直接上司就会通知。另外，邮件是直接发送、抄送还是转发给你的，也是判断依据之一。
　　
　　C：哪些邮件要留底，哪些绝对不能用私人邮箱收发？

　　W：前者主要是需要留存证据的那一类。内部邮件比如老板布置的一些界线模糊的事情，或者老板的承诺，以及与之探讨职业生涯的一些想法之类的邮件。另外还有和客户相关的重要邮件。
　　
　　对于工作和私人邮箱这一点来说，二者必须分开。
　　
　　C：邮件是否要随时查看随时回复？

　　W：以我个人为例，早上我会把手机上关联的公司、私人邮箱查一遍，看一下发件人和主题。一般内容比较短、大概用100字以内可以说清楚，或者非常紧急的邮件，都用手机回。重要的邮件做一个红旗标注，过一段时间再好好看。
　　
　　C：公司人平时在发掘公司邮件系统的各种功能上要发挥主动性。
　　W：这一点也挺重要的。通常大公司会用Outlook或者Lotus Notes的邮件系统。Notes的审批、离线操作文档、数据库等功能都非常实用。入职时可能公司会有个简单培训教你使用这个系统。这个系统非常开放，平时自己也可以研究如何更高效地使用它，或者和IT部交流，网上也有很多此类的帖子。
　　
　　总之，邮件是工作中一个主要的沟通手段。一些大公司里的绩效考核都比较简略，关于你performance的东西都在邮件里。上下级主要的沟通也都通过邮件。它优于口头沟通的特点是它不建立在情感的基础上，比较solid，传递需要确定的、严格执行的东西。