张经理上任后,经过观察和了解,很快拟定出了一套提升部门业绩的方案,在部门会议上,他首先对过去的业绩进行了充分的肯定,然后说,“金无足赤,人无完人,再好的部门也会存在问题和不足,经过充分的了解和征求了部分人的意见,新拟定的工作计划如下……”他发现,大家的脸色怪怪的。
一天,张经理急需某个编程软件,就要求其中的两个青年工程师第二天早上8:30交给他。两人问他要这软件有什么用?为什么这么急?他很不高兴,也没有回答他们,他认为这是主管的问题,没必要每件事向他们解释,但两个人还是加班完成后,按时交给了他。
不久,张经理对制度、流程重新进行了规范,并对人员分工进行了适当的调整,尽管他一直在不遗余力地推动新的制度和流程,但贯彻的效果始终不尽人意。
有一次,面对紧张的任务,一位青年工程师找到他
从这以后,张经理就感到部门中有一种无形的压力,部门内死气沉沉,部属们的工作也阳奉阴违,能拖则拖,部门业绩迅速下滑,相关部门也开始抱怨……
问题究竟出在了哪里?
一般来说,单纯的问题解决对主管而言往往不难,难就难在如何增强部门的凝聚力,让大家齐心协力而非相互内耗,这是主管需要面对的关键管理难题之一。
在实际管理中,不少管理者陷入了案例中的误区,忙着烧起三把火,认为引进一套科学、规范的管理制度并落实下去,就可以引领组织走向成功。若以此论,则任何一家企业都可以靠世界五百强的制度变成五百强,这显然不现实。管理是一门科学,更是一门艺术。同样的环境、同样的方案、同样的主管,采取不同的方法,效果可能会大相径庭。而国人深受几千年儒家文化潜移默化的影响,对管理的个性化要求会更高。
不同的部门基础,往往需要不同的管理方式。那么,一个管理者面对不同业绩的部门,切入点在哪?应该以什么样的方式介入?都需要了解哪些因素?如何去了解?怎样做才能确保部门绩效的提高?
下面以业绩较好和业绩较差两类部门的管理为例,进行说明。
一、
一般来说,业绩较好的部门,往往都会有一套成熟的制度和流程(未必书面),即使主管不在也未必影响到业务的正常开展,所以新任主管不是急于改变什么,而是如何融入。下面分管理者角色定位、如何融入团队、关键事件处理、业绩方案导入等几部分介绍。
1.
面对一个业绩优秀的部门,新任主管首先需要了解,上一任主管被调离或升迁的背景原因是什么?是重点培养的轮调?是缺位后的升迁?还是因与上级主管管理风格的不一致?抑或因业绩优秀过分自我与其他部门难以配合?需要找出推动这个节点调离该主管的核心因素,这也是该部门需要你的真实原因,要做到心中有数。
在这类部门的人员眼里,往往产生一种群体性定向思维:经过大家的努力,终于推动主管获得了提升,面对这个缺位,不少人暗地里会摩拳擦掌,甚至会心照不宣地认定某一两位将是他们未来的“主管”,这时大家突然发现,哥们拼死拼活的结果竟然是迎来了莫名其妙的你,此时每个人的心理都会非常微妙。
因此作为新任管理者,要低调进入,策略是“无为而治”,角色是一个“服务者”:少说、多听、多看、谦恭、笑口常开。待时机成熟后,再策略性推出必要的业绩改进方案。
2.
新任主管要让设法自己在短期内迅速融入团队,如果超过三个月仍是“局”外人,败局基本已定。融入的方式可以参考以下几个方面:
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
3.
关键事件之一:新任主管在这类部门几乎无一例外要遭遇一“关”——部属可能会用专业问题来“刁难”自己,这往往也是对新主管业务能力是否认可的分水岭。
解决这个问题前,首先要了解部属这么做背后的原因是什么?他无非是想证明自己的水平更高;那这种证明的意义何在?其实是他潜意识里的对尊重需求,所以,此时要放弃敌意,坦诚地进行交流,尽量告诉几种备选方案,同时分析每种方案的优劣和可能出现的结果,并真诚征求对方的指导意见。如果是外行领导内行,就必须开诚布公地说明自己不懂,这时玩任何花招都是败笔。永远不要试图靠辩论来证明自己,那是搬起石头砸自己的脚,在对方被驳倒的同时,已经将他推到了自己的对立面。
关键事件之二:要有意识的寻找和注意关系部属的重大事件,如部属生日等,可以以此为由头召集大家痛饮一场(交流内容尽量不涉及工作),或者去家访等,次日你就会发觉部属的眼神都会不一样。
4.
业绩方案的制定,往往比较容易。可以通过了解自己的上级主管,对自己有哪些期望?对部门有什么特别的要求;了解所有关联部门主管(非部属),希望本部门哪些方面还需进一步改进;通过日常交流,了解部属存在哪些想法和建议等,然后结合自己的思考就能初步勾画出大致的方案。
管理中,方案的制定不是目的,关键在于执行。一个60分的方案如果得到有效贯彻,结果就会是60分;一个100分的方案,如果不能得到有效贯彻,结果也许只能是10、20分。
所以新方案的提出策略至关重要。方法之一是,找到部门的“意见领袖”,推心置腹地进行管理思路探讨,意见基本统一后,委托协助制定具体的方案,方案出来后,再组织大家一起讨论,并由该部属进行讲解,部门统一思想后就可正式公布实施。
只要得到了大家的信任和认可,以后的工作推动就相对容易得多。遇到问题,也会有人主动站出来替你解围。
二、
不少职业经理在接手这类新部门时,往往存在单线思维。单纯地认为无非制度不合理、执行不到位,于是制定出一套所谓规范的管理制度,并强势推行,结果是开始阶段尽管头破血流,尚能执行一部分,但久而久之又恢复原状。于是主管像走马灯似的,你方唱罢我登台。新主管一到任,部属则马上开始
下面对业绩较差部门的管理,分管理者角色定位、获取必要授权、了解组织现状、关键事件处理和提升业绩方案导入等五部分介绍。
1.
面对这类业绩较差的部门,首先需要分析,原来的主管为什么去职?其根源在于希望的
针对这类部门,如果用上面的那种渐进式管理方式,不仅效果太慢,而且可能结果极差。因为部门人员经历的失败太多,其中不乏个别人唯恐天下不乱。
这种部门需要的是组织的“灵魂”,所以主管要掌控管理之“势”。孙子兵法曰:“故善战人之势,如转圆石于千仞之山者,势也”
主管的角色则可以考虑塑造一个慎言、强势的领导者,日常行为需做到“四要”:处事要公,公生明;律已要严,严生威;待人要诚,诚生信;工作要勤,勤生效。
2.
接手这种部门前,建议新任主管必须拥有两项权力:“人事权”和“奖惩权”,这是进入这种部门的必要条件,如果上级部门不能答应这两个条件,宁可不接。在这种情形下,一般上级主管都能够同意。
权力运用的原则是(六韬·将威):杀一人而三军震者,杀之;赏一人而万人悦者,赏之。杀贵大,赏贵小。
3.
了解组织现状可以从以下几个步骤入手:
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
4.
关键事件之一:进入部门的状态要高调,必须有上级主管及人事部门主持的正式任命会议,并强调特别授权,自己的表态则要简短明了,以确保会议简短有力。
关键事件之二:以前的所有制度暂缓执行(阶段内不执行,不问责),然后拟定一个简单易行的内部管理制度,在充分征求大家意见后,正式公布实施,并到相关部门备案。
关键事件之三:即使前期进行了必要的思想沟通,在日常的工作开展,尤其新制度推行时,一般仍会有人跳出来挑战自己的权威,这种人往往自认为有恃无恐,此时必须痛下杀手,不仅即时处理,而且要全体通报,通过这事件来把自己的权威发挥得淋漓尽致,以实现杀鸡儆猴的目的——此为立威。
关键事件之四:部属关心的往往是你能否给他们带来“实惠”并看到希望。此时,如果你不能给他们带来实质性的看得到的“利益”,你说的比唱的好听都没用,由于这种部门主管夭折的比较多,承诺大多无法兑现,他们在某种程度上被“骗”怕了,所以,可设定一个较易实现的阶段性目标,在完成后兑现你的奖励诺言,给部属形成言出必行的心理预期——此为立信。在此期间,要激励支持者,团结观望者,孤立消极者,以赢得绝大多数部属的支持,
5.
方案制定后,将面临着:是否需要征求意见?征求谁的意见?如何去颁布?
就笔者的经验看,除了可以征求自己的上级和业界朋友的意见外,部属、原主管和公司内部人员的意见最好不要征求,否则,极容易出现负面的小道消息。
方案的公布,最好采用正式会议的方式,然后密切跟踪方案的进度,重点要关注过程,对不能有效完成和统一到该思路的部属要及时进行纠偏。因为有了第一次制度推行的影响,新方案实施一般比较容易。这期间很重要的一项工作就是加强培训,通过培训,提高部属的业务能力,同时培养正确的工作心态。