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一、制造系统目前文员岗位分布情况
- 制造系统目前文员岗位分布情况
| 工厂 | P1 | P2 | P3 | P4 | P5 | P6 | 物控 | 总计 |
| 文员人数 | 2 | 2 | 4 | 2 | 1 | 2 | 0 | 13 |
2、P1、P2、P4、P6厂目前只设生产文员、品检文员；P5厂只设生产文员；
3、P3厂目前有4个文员，分别是生产文员、品检文员、设备文员、生产工程文员。
2、品质文员工作
|
序号 |
工作项目 |
占用时间（小时） |
工作频率 |
|
1 |
检验报表数据输入 |
3 小时 |
每天 |
|
2 |
品质部人力分析 |
1 小时 |
每月一次 |
|
3 |
每周的周报表 |
3 小时 |
每周一 |
|
4 |
每月的月报表 |
2 小时 |
每月一号 |
|
5 |
每周三次的6S 稽查及汇总 |
2 小时 |
每周三次，无固定日期 |
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6 |
每周四的部门会议及会议记录的整理 |
1.5 小时 |
每周四 |
|
7 |
部门单据整理及签署及传递 |
2 小时 |
每天 |
|
8 |
品质部新员工入职，离职资料录入 |
0.5 小时 |
新员工入职时 |
|
9 |
劳保用品登记领用 |
0.5 小时 |
每周 |
|
10 |
品质部考勤异常收集整理及反馈 |
1.5 小时 |
每日 |
|
11 |
转正资料收集 |
0.5 小时 |
每月一次 |
|
12 |
绩效面谈表收集 |
0.5 小时 |
每月一次 |
|
13 |
培训计划汇总 |
0.5 小时 |
每月一次 |
|
14 |
部门培训的跟进及培训资料的催促 |
1 小时 |
每月一次 |
|
15 |
办公用品领用 |
0.5 小时 |
每月一次
|
3、
3、设备部文员工作
|
序号 |
工作项目 |
占用时间（小时） |
工作频率 |
|
1 |
每天早上将各组每天工作完成情况进行统计 |
0.5 |
每天早上 |
|
2 |
每天稽查工序设备日常维护记录表完善情况 |
1 |
每天早上 |
|
3 |
每天早会 |
约1 小时 |
每天早上 |
|
4 |
每天从ERP 点击打印保养工作单分发给各维修人员 |
根据实际情况 |
每天 |
|
5 |
协助做好本部门设备设施维修接口工作，接到维修申请单通知设备人员进行维修，做好登记编号，通知相关人员维修，维修后验收保存存档 |
不定时 |
每天 |
|
9 |
日常单据及部门资料归档整理及 |
1~2 |
每天 |
|
10 |
设备铭牌等各类标识打印过塑 |
不定时 |
经常 |
|
11 |
统计每周设备保养计划发给相关人员， |
0.5 |
每周一次 |
|
12 |
每周水电消耗统计 |
1 |
每周二 |
|
13 |
每周的周报 |
1 |
每周二 |
|
14 |
每周物料需求表汇总 |
0.5 |
每周二 |
|
15 |
部门6S 整理 |
0.5 |
每周四 |
|
16 |
每周周会会议及会议记录整理 |
1.5 |
每周五 |
|
17 |
分析汇总每月呆料领用情况 |
1 |
每月一次 |
|
18 |
每月统计分析费用及保养合格情况 |
1 |
每月一次 |
|
19 |
每月部门月报表 |
1 |
每月一次 |
|
20 |
每月统计水电消耗 |
1.5 |
每月一次 |
|
21 |
部门KPI 制定及各组KPI 打印报批 |
1 |
每月一次 |
|
22 |
绩效面谈表及培训资料收集 |
1 |
每月一次 |
|
23 |
排班表及培训计划制定汇总 |
1 |
每月一次 |
|
24 |
部门人力资源状况分析 |
0.5 |
每月一次 |
|
25 |
制定部门维修付款预计划 |
0.5 |
每月一次 |
|
26 |
接到外发维修工程申请单后由经理同意后通知 |
不定时 |
经常 |
|
27 |
按照规定填单支付相应款项，如设备维保费用、外发费用、设备款项、电话费等 |
不定时 |
经常 |
|
28 |
其它需要打印及复印资料 |
不定时 |
经常 |
4 、生产工程文员
P3厂计划2012年不再设生产工程文员编制，故工作内容未列
三、 分析
1 、文员工作内容分析得出文员工作分三大类：
1）每天进行的本部门数据报表统计工作，占用时间1-4小时；
2）部门日常事务性工作，此类工作时间不固定，有需要才安排；
3）上司安排的人事类工作。此类工作基本上是每月一次。
在三个文员中，品检文员和P3设备文员每天固定的工作量最大，会占用半天时间，生产文员工作固定的工作量最小，三个文员都会有半天的机动时间，这个时间段要么被安排临时工作，要么就处于闲置状态。
2 、制造系统文员人工成本分析
文员最低人工成本：1707元/月（基本工资）+341元/月加班费+100元全勤奖+502元/月社保+300元餐费补贴/月+170元住房公积金=3120元/月；
制造系统文员总成本为：13*3120元=40560 元/月、
四、 制造系统文员精简可行性分析
从文员工作内容及成本分析，只要对文员工作内容进行重新分配优化、减少文员数量是可行的。具体建议方案为：
1、每个工厂设置厂务文员1名，制造系统成立总务组（由人力资源部管理），配总务文员3名（1名总务文员负责2个工厂），共配9名文员。
2、职责分工：厂务文员主要负责工厂生产经营性报表数据输入、分析、汇总；总务文员主要承担责任工厂与人事行政相关的事务类工作，包括工厂培训数据电子平台输入、人力分析、劳保用品申购等；注：具体职责分工待本方案通过后再细分。
3、现在工厂生产工都不太愿意去做文员以及现有文员稳定性也不高，原因是觉得文员工资低，为激励现有文员工作积极性及日后文员岗位的内部招聘，可考虑将文员起薪定为2004元/月。
4、按这个方案，单个文员人工成本为：2004元基本工资+400.8元/月加班费+100元全勤奖+502元/月社保+300元餐费补贴/月+200.4元住房公积金= 3507.2元/月；制造系统文员总人工成本为：9*3507.2元/月=31564.8 元/月 ；比现行文员配置节省人工成本9015.2元/月 。预计一年可节省至少11万 人工费用。
