人力资源-薪酬-激励集成之现状

总 览
　　“对于关键的劳动力流程，两大成本控制机会分别为医疗，福利管理和激励规划。”
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　《WorldatWork Workspan》杂志

　　在2010年8月至9月间，ADP下属的Workscape公司对企业总部设在美国的300多名高级人力资源及激励负责人进行了调查。一半的受访者为董事、副总裁或执行官。调查涉及10个行业，每个行业至少有10名受访者。近60%的受访者来自于拥有5,000名或以上雇员的机构。

　　我们的样本采集自各种规模、地域和行业的机构，因此，其结果可作为2010年激励-人力资源-薪酬系统集成现状的反映。

　　激励管理和规划技术，虽然起步较晚，但在过去10年中已经演变为与其他人才管理解决方案同等重要的技术。该平台已变得非常强大，使用简单，并且逐步蚕食电子表单和公司内部激励管理系统的空间。这些平台能以基于网络、软件即服务(SaaS) 的方式提供，将节约人力资源管理时间，提供更高的绩效，简化使用，缩短实施过程，提高安全性能，避免错误，简化集成并降低成本。

　　此外，员工需求的变化（适合所有人的个人激励计划）、网上薪酬信息更加丰富、以及更先进的人才管理战略的涌现，促使各家机构对其激励流程的精确性和透明度提出更加严格的要求，这进一步对其系统提出了更高要求。

　　当企业评估基于纸张和电子表单的系统，尤其考虑到手工流程的时间成本和错误成本，即使是小型企业也能发现激励管理系统(CMS)的优势。在过去10年，多份研究（在本报告中也做了部分引用）发现，自动化的激励系统可以带来软性和硬性节约。问题的关键在于，在挥之不去的经济衰退阴霾中，机构是否准备好了开始推行激励管理系统应用和集成。

　　我们的研究结果表明，CMS的应用和集成水平都比较低。尽管大部分机构都使用人力资源信息系统 (HRIS) 或企业资源规划(ERP) 工具记录员工信息(作为系统档案)，但:
　　
　　※　几乎一半的受访者仍在使用电子表单，甚至笔和纸（分别为44%和2%）制定和规划激励机制。

　　※　在大部分机构中，HRIS和薪酬系统是集成的，但是只有1/3的机构拥有整合的人力资源、薪酬和激励系统。

　　※　不少机构(近1/3) 在将数据从其激励规划流程传输到薪酬系统时有困难。约1/3的认为其在财年中控制激励管理和薪酬变化的能力是非常松散的或完全随机的。更多(约34%)的报告能够将数据从其HRIS转移到激励规划流程，但是仍然完全基于手工的流程，本组超过1/3的人将该流程描述为“痛苦”。

　　※　毫不意外，鉴于上述结果，本调查中15%的受访者认为错误是一个问题或非常严重的问题。更有意义的是，本调查中61.5%的中小型机构（员工人数少于1,000名）认为错误不能得到有效管理，或者是一个严重的问题，与之对应的是员工人数超过1,000名的机构仅为19% (图10)，而员工人数为20,000名及以上的机构为14.5%。这表明，由于大型机构比小型机构更多使用自动化的HRIS/激励管理系统，所以同本调查中的小型机构比较，大型机构能获得更高水准的流程，能简化使用，提高精确性。目前小型机构大部分还依赖于手工系统。

　　※　事实上，我们找到可靠的证据表明，相对于那些依赖于电子表格的机构，使用自动化激励管理系统的机构在调查涉及的每项激励管理因素中都有更好的表现。例如，他们更可能拥有综合性的HRIS、激励和薪酬系统，并且系统之间的数据传输更加轻松；他们的错误更少，并能更好地量化这些错误；他们还能提高人力资源部在整个流程中的可视性，为员工提供自助服务，以便员工了解最新的激励措施。

　　※　无论错误是不是一个问题，超过2/3的机构都不能量化激励和薪酬流程中错误造成的实际成本。

　　※　尽管员工自助服务是大势所趋，但接受调查的大部分机构(68%) 的员工都不能以自助服务方式获得激励的相关政策（有可能是公司不批准此类访问，或者其激励工具不允许访问）。

　　※　公司在为高度重要项目提供支持上有着明显不足。83%的受访者视人力资源-薪酬-激励集成是关键的或高度重要的，然而仅有35.5%的受访者认为具备完全的集成。此外，92.9%的受访者表示，通过薪酬系统实施激励制度的精确性是关键的或高度重要的，只有17.8%的受访者认为他们对整年度的激励决策有着紧密的控制。少于1/3 (32.7%) 的受访者表示，其整个激励流程具有可视性。

对激励系统和流程的认知
　　我们就八大因素 (附录A)询问受访者对激励系统的意见。主要发现如下：

　　※　激励的准确性，毫不意外地成为受访者的首要考量。80%的受访者认为通过薪酬系统实施激励措施的精确性是至关重要的。

　　※　另外只有一个激励管理因素被大部分受访者认为是关键的。54%的受访者表示，数据从激励规划流程到薪酬系统转移的便捷性是至关重要的。

　　※　以下跨度较大：受访者以自助服务形式为其员工提供获取激励信息的能力，量化激励和薪酬流程中错误导致的实际成本的能力。我们就八大因素 (附录A)询问受访者对激励系统的意见。主要发现如下：

　　总的来说，我们的调查结果表明，激励管理和集成已退居到其他紧迫的问题之后；也就是到导致严重的经济衰退数年之久的问题之后。然而，人们对激励管理系统的要求 ——与人力资源信息系统集成及薪酬——比以往更具紧迫性。本白皮书试图列举这些理由。

　　“激励系统如有错误将是一个重大问题。我们有20家独立的公司，每家都有自己的系统。甚至今天在总公司中还没有一套专门的激励系统。我们正在寻找一家供应商。目前我们的系统不能互动；不能从同一个数据库中输入。工作都是通过Excel电子表单或手工完成的。我负责管理系统中的各种流程，数据经常要逐行手工传输——而且数据量惊人。想像一下，如果人们只需要制定规则，数据就能自动创建和传输，这该有多好。可以预见到，如果在一个系统中处理将为流程带来额外优势。”

　　　　　　　　　　　　　　—激励副总裁 ，科技 / 工程 /技术应用类公司，《财富》500强之一

激励管理系统的市场渗透

　　基本上调查涉及的每家机构都使用了HRIS、ERP或薪酬技术作为其记录系统，但是，对于激励管理系统，不到一半的使用了激励规划工具。对于使用了的机构，少于10%的受访者为激励管理选择了单项最佳的解决方案。引人关注的是，激励管理中使用最多的工具是电子表单，44.3%的受访者选择了此项 (图1)。

　　然而，这可能代表进步。Creelman研究机构在2008年出版的一项调查表明，70%的美国企业依赖电子表格开展激励规划。¹ 此外，据Ventana研究机构的“总体激励基准调研”报告，77%的机构在奖金支付中使用电子表单，48%的在浮动工资中使用，47%的在基本工资中使用，42%的在销售提成中使用。有趣的是，根据Ventana研究机构，在调研开展时期，不少机构结合先进的技术使用电子表单，并有计划将这些技术融入其激励软件。²

1.Creelman,David.“准备好，逃离激励电子表格陷阱”《人力资源管理》杂志(http://www.hcrss.com/compensationplanningbusinesscase.html)
2.Smith,Mark.“激励初探：如何从整体的角度可以提升绩效”《企业绩效管理》杂志((http://bpmmag.net/mag/compensation_counts_holistic_0901/) 
　　

　　在复杂的机构中，电子表格在激励系统中的局限性更加明显。管理少数或几十个电子表格是可以控制的。然而，当数字增长到几百个（随着公司员工增加，绩效、奖金等支付复杂性的提高），工作将变得捉襟见肘，问题将与日俱增。电子表单服务于小型机构的激励规划系统还可以，但是对于不断增长的方案则不够。这一点在我们的调查结果中得到体现：对于20,000名员工以上的机构，电子表格的使用降低到仅有约1/4(25.5%)——不过考虑到这些机构激励制度的复杂性这一数字仍然偏高。

　　也许最引人关注的是，当我们比较使用CMS的受访者和依赖于电子表格的受访者时，CMS用户在我们的所有八个指标中获得更好的成绩。换句话说，使用自动化的CMS——无论是作为ERP、HRIS的一部分，还是作为专门的、单项最佳的解决方案，甚至是公司内部开发的自动化CMS——都要比使用电子表格的用户取得更好的成绩(表1)。

　　

　　正如预期，具备CMS的受访企业更有可能拥有整合的薪酬、HRIS和激励功能(61.3% vs. 19.1%)。因此，他们报告，从HRIS到激励系统和从激励到薪酬系统的数据输出更加简单。此外，拥有专门激励系统的受访企业指出，他们能为人力资源部提高流程的能见度，为员工提供接入能力，而这些功能在工作中的重要性与日俱增。

　　在我们的调查中，最依赖于电子表格的行业是制造业，其激励规划使用电子表格的比率为52.2%，其次是医疗和制药行业 (48.3%)。银行和金融行业使用电子表格的比率最低，但仍然达到了37%。(图2)

　　
CMS解决方案
　　  “整合人力资源信息系统，薪酬和激励，这对我们真的、真的很重要。我们希望通过集成避免冗余和人为输入错误。所有系统实现有机结合，这个非常有意义。我希望能有一个系统不让我们在电子表格上耗时间，而我们现在的系统还做不到这一点。”
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　—— Greg Poster, 激励负责人. Nelnet  

　　不到1/10的受访者实施了专门的激励规划和管理系统。电子表格带来的挫折感，加上缺乏专门的激励管理系统——直到最近——可能就是为什么1/5的机构，或者近1/3拥有2万名及以上员工的企业，已经在打造自己的激励管理系统上开始投资。然而，持续的维护、升级，以及激励软件本身并没有满足企业不断增长的要求，所以在很多情况下，企业选择在公司内部开发软件——而这已是下下策。

　　我们的发现 (如上面的表1) 表明，公司内部的CMS系统和专门的HRIS或ERP CMS系统比较，在功能和性能方面还是存在差距。在8个衡量因素的6个中，公司内部的解决方案达不到供应商所提供的水准。特别是，这些系统在HRIS、薪酬和激励集成方面有所欠缺。

　　然而，无论用户使用ERP/HRIS 激励模块、公司内部的工具还是专门的激励规划系统，自动化CMS的用户都比使用电子表格和其他手工系统的用户更游刃有余。但是，企业必须谨慎选择自动化系统，以便获得最佳功能的激励系统。集成的便捷性也是关键。在一些情况下，预算、薪酬、提薪和预测等规划工具是重要功能。大部分机构需要能简化激励流程的工具；计算绩效工资，开展奖励管理——并且要确保一致性和合规性。更加先进的解决方案还能提供灵活的配置选择，让公司内的经理和员工获得系统内适当的内容。当然，这些都必须在坚持公司政策、满足预算的前提下进行。

　　Aberdeen集团对最优秀的企业进行了调查，显示最高绩效的企业更趋向于将激励系统与其他人力资源和人才管理系统集成。³ Ventana Research的基准调研(前面已提到)中指出，在参与调查的机构中，缺乏能管理所有激励制度的综合性流程是最大的问题。⁴

　　当我们的受访对象被问到其激励系统与其他系统的集成时，我们看到大多数与两个或以上的系统集成。41.6%的集成了HRIS和薪酬，超过1/3 (34.8%)的集成了HRIS、薪酬和激励系统(图3)。请注意，这是单项选择，所以超过3/4的至少集成到了HRIS、薪酬和激励系统。

3.Aberdeen Group.“总体激励管理，”(http://www.cezannesw.com/pdf/AberdeenReportTotCompManag08.pdf)
4.Smith,Mark.“Compensation Counts:How a Holistic View Can Boost Performance,”《业务绩效管理》杂志 (http://bpmmag.net/mag/Compensation_counts_holistic_0901/)　

　　
　　毫无意外的是，机构越大越有可能是集成了所有三个系统（HRIS、薪酬和激励）。根据图4，对于拥有1,000名及以上员工的企业，37.9%的具备集成的薪酬、激励和HRIS系统。与之对比的是，对于1,000名以下员工的企业，30.8%的具备集成的系统。同样，员工人数少于5,000名，在5,000-10,000名之间，以及超过10,000名员工的企业，明显更趋向于具备集成的系统(图5)。(请注意，对于20,000名及以上员工的企业 [图4或5中未显示] ，近一半约49.1%的拥有集成的HRIS、激励和薪酬系统。)

　　“我知道不能集成会是什么样的！当我刚到公司的时候，我们的薪酬和激励为一个系统，其他的都在另一个系统。我们必须要有一个人去检查两个系统，这非常琐碎、枯燥。因此，那个人也在不同系统间犯了不少错误。现在，通过对比，如一些人更改了地址，这将对很多领域产生影响，而系统将提示在涉及的领域进行调整。我们拥有集成的系统已经有11年了。”
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　—— 人力资源总监，保险及服务公司，《财富》500强之一 
 
　　
　　
　　研究还发现，83％的受访者视支持员工信息(HRIS)、激励和薪酬的集成系统为重要和非常重要(这是调查的八大因素中第三高的，见附录A)。这和其他发现一致：公司投资新系统的原因中，不能集成激励数据排在第三位 (45%的受访者) 。

系统控制能力
　　基于网络的激励系统的使用越来越常见，这为企业的总体流程管理提供了更高的能见度——可以在网上查看、编辑和修改报告，甚至与员工和其他相关人员分享报告和数据。⁵ 这提高了数据的透明度和利用率，并对员工的敬业度有着潜在的积极影响。

　　我们的大多数受访者都承认，他们对整个年度的激励和薪酬变化的控制能力不足，近1/10的人认为这些变化是 “随机的”。 (图6)

　　

   对整个年度的激励方案变化的管理能力，代表了某种灵活性，正是这种灵活性在激励和留住人才上扮演了重要角色。在企业中常见绩效、奖励、奖金激励计划，并会有多重、复杂的支付，如果是以随机或手工方式进行激励管理，可能将导致高成本的错误。重要的是，即使知道何处、如何、为什么调整年度计划，但若是手工和随机的调整，系统仍然不能发挥作用。

5. Clifford, Tim. “Time is Money: Maximizing Return on Benefits and CompensationTechnology.”(http://www.contactprofessional.com/topics/operations/time-money-maximizing-return-benefits-and-compensa-643).

　　当涉及到简化数据从HRIS到激励系统的传输，调查的受访者反应不一。33%的人认为他们的流程是“自动化的”或“自动和无缝的”，而32%的人声称为“手工”或“手工和痛苦”的流程。大约34%的人在二者之间。(图7)
　　

　　同样，数据从激励规划流程传输到薪酬系统对于不少企业也具有挑战性——不过这比从HRIS到激励系统好些(图8)，这表明从激励到薪酬的集成度要高些。数据复杂性和数据量从集成的HRIS到激励系统比激励和薪酬系统之间典型传输的数据显著加大。这无疑从某种程度上解释了本调查揭露的集成比率差异现状。

　　
 流程中的错误
　　“只要输入了正确的信息，我们自动化的系统就高度精确。系统相关的错误非常小，出现频率也很少。我们在很多环节展开检查，如果原始输入有问题，那么在影响到员工之前就能被发现问题。”
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　——人力资源总监，保险和金融服务公司，《财富》500强
　　
　　考虑到许多企业难以控制其激励流程，有趣的是，66.4％的受访机构发现错误都不是问题，或至少易于管理。不过这也表明，仍然有1/3的受访机构视错误管理为挑战。事实上，15%的受访者认为这可以是一个大问题或不可控的问题（图9）。
　　
　　尽管大型企业的激励系统更复杂，我们的调查结果表明，大型企业比小型企业更容易实施错误管理(表1)。据以前的观察，大型企业更可能有自动化的流程，至少部分而言，使用自动化的CMS和薪酬技术会更加简单、精确。

　　事实上，在我们的调查中，61.5%的中小企业(少于1,000名员工) 报告说错误是难以管理或是一个大问题，而与此对照的是，拥有超过1,000名员的企业只有19%的这样认为(图10)， 对于20,000名及以上员工的企业只有14.5%。这表明，大型企业比小型企业更多使用自动化的HRIS/激励管理系统，我们的调查中也发现，大型企业比小型企业的流程更简单、更精确。小型企业更加依赖于手工系统。　　
　　
　　错误管理的一个重要组成部分，就是能够量化激励管理过程中的错误成本。总体而言，机构很难量化实际的错误成本。68%的报告说，他们不了解错误成本，随着公司规模扩大这一数字只有细微减少。即使对于20,000名及以上员工的企业，60%的都不能量化错误成本 (图11)。令人惊讶的是，当本研究当问及受访者面临激励管理的各种挑战时，他们对自己量化激励管理中错误的能力最不关心。(附录A)

　　
可视化激励流程
　　“我们有1,500个办事处。配备自助服务，就能取消纸张，员工可以提前几天查看工资单，作出调整，并准时付薪…… 我们也拥有管理自助服务……我们大力推行这方面的工作，这把我们凝聚在一起……但我们还没有激励声明功能，以向员工列明‘总体激励方案’，而我们也计划配备这一功能。”
　　　　　　　　　　　　　　　—— Anthony Bridges, CPA, CCP,激励及薪酬总监, General Parts公司

　　激励流程能见度的重要性越来越高，因为这能提高效率和透明度。前面提到的Aberdeen集团研究突出了激励流程的透明度的重要性，并展示在留住和激励员工中所起的关键作用。研究还表明，即使激励计划中能见度存在较小差距，也可能导致对整个流程产生消极的结果。我们的调查发现，57.3%的企业在整个流程中为人力资源部提供较高或极高的能见度 (图12)。另一方面，少部分企业为员工提供激励信息的自助服务(图13)。
　　 
　　
　　
　　除了促进敬业和授权，针对激励管理的自助服务系统也是总体员工传播战略的重要组成部分。然而，如上所述，我们的受访者报告说，他们的员工无法以自助服务方式访问激励的所有信息。事实上，在本调查的8大激励因素中，受访者认为员工自助服务为第二最重要的 (附录A)。

总 结
　　尽管简单、低成本、自动化的解决方案已经出现，然而企业，尤其是中小型企业在激励规划中广泛使用电子表格和手工流程，这非常让人意外，但却是事实。

　　本研究为以前的调查提供了支持和更多证据，表明自动化的CMS的各项优点，以及电子表格和其他手工激励系统的潜在缺陷。

　　我们的研究结果清楚地表明，自动化系统的各项优势：在集成方面更简单；HRIS、激励和薪酬数据流动更方便；薪酬和激励在整个年度的变化管理更简单；错误管理更方便；人力资源部和员工的能见度更高。

　　虽然对于小型企业，激励规划使用手工系统和电子表格为可行方案，但是对于有持续发展计划，需要为其系统建立可扩展的平台的企业，那么就需要打下更加坚实的基础。对于中型企业，尤其是大型机构，劳动密集型的手工流程耗费的成本可能超过自动化的系统的成本。除此之外，还有错误的风险，员工满意度的问题，以及人力资源部缺乏能见度，此外，行业现状是自动化的CMS已经是大势所趋。
 
附录A: 受访者对激励管理的态度
  


   
        

附录B: 受访者分类
　　

　　

　　
关于Workscape
　　Workscape为ADP的子公司，提供整合的福利和人才管理软件解决方案，技术和服务，帮助企业有效管理关键流程，提高总体回报。借助先进技术和最佳实践，机构能提升个人、经理和财务绩效，为战略性人力资源倡议提供支持Workscape解决方案让员工在动态的、高度互动的网络体验中帮助企业实现公司目标——通过针对绩效付薪，吸引和留住顶尖人才，降低医疗福利成本等。专注总体回报，企业能在人员相关成本上拥有更高的控制能力，同时能提高员工满意度和总体劳动力绩效。

　　ADP是世界最大的业务外包解决方案提供商之一，年收入近90亿美金，在全球拥有约550,000家客户。凭借60年的资深业内经验，ADP能够向业界提供全面的人力资源、薪酬、税务及福利管理解决方案。这些简便易用、经济有效的创新性服务解决方案帮助不同类型、不同规模的企业高效管理其内部流程，使其能够专注于核心竞争力。

　　作为北美、欧洲、拉丁美洲以及环太平洋地区最大的人力资源服务提供商，ADP：
　　● 成立于1949年，2009财年收入近90亿美元
　　● 是获得标准普尔和穆迪公司3A信用评级的少数几家美国工业公司之一
　　● 在全球60多个国家，为三千多万雇员提供薪酬服务，同时为超过五千万员工提供人力资源管理服务
　　● 80%的财富500强企业和90%的财富100强企业至少使用ADP的一项服务
　　● 每年的客户保持率接近90%，其客户的平均服务期超过10年

　　ADP将全球最佳实践与本土经验整合，为中国市场提供一系列独特的、以技术驱动，以世界级服务为主导的创新性解决方案，满足中国各种规模企业的多元化需求：
　　● OneHR®：建立于ADP独有的本地技术平台上，提供包括薪酬、福利、HRIS和派遣服务在内的本地化人力资源业务流程外包解决方案;
　　● Streamline®：通过单一服务商同步执行跨国的薪酬和人力资源管理解决方案；
　　● GlobalView®：通过基于SAP人力资本管理（HCM）的全球统一技术平台，为大型跨国企业雇主提供全球范围内的人力资源业务流程外包解决方案。