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“用了Cityray的软件系统后，我们HR和员工的沟通率明显增加了，使得我们团队在公司的地位有了明显的提升。”上海华加国际货运代理有限公司人事经理MOLLY说。
一个软件系统，能让一个职能部门的地位提升，这如果是从软件厂商的嘴里说出来，你会当作低劣的广告语而嗤之以鼻，但从用户的嘴里说出来，又那么真诚，让你不得不提出疑问：它究竟怎样让你们提高地位了？
一款很时尚的软件系统
青春靓丽的MOLLY，即使重感冒的时候说话也条理清晰，让人很难把她与感觉生硬的物流货运公司联系在一起。她所在的上海华加国际货运代理有限公司，是与商船三井物流（MOL LOGISTICS）合资组建的中日国际货运代理，并作为商船三井集团核心物流公司‘MOL LOGISTICS’的中国法人，与MOL LOGISTICS的全世界500个网点通力合作，向客户提供链接中国与世界的，包括国际进出口空运、海运、进出口清关、供应链管理、第三方物流、保税仓、内陆运输在内的综合物流服务。
在中国，MOL LOGISTICS在上海、北京、大连、天津、青岛、苏州、杭州、厦门、广州、深圳和香港等城市开设了分公司，生意做得大，分支机构多，是这个企业的特点。
这么一个企业，要用EXCEL和纸质报表来做HR的工作，确实是一件难以想象的事情，那将会出现文件在总经理办公桌上堆积成山的景象。
那时候，HR部门的压力很大。随着公司铺设的体系不断的庞大，公司在中国地区员工数量在短期内也翻一番。HR面对的不仅是各分公司行政档案管理还有极大的员工信息量，员工合同管理，员工规章制度的统一，各地区不同的政策法规的应用等。管理层在当时的宗旨是达到中国地区的人事和财务的集权统一。当时财务部门已经具备了专业的软件而HR每天必须从事一大堆paper work, 工资绝对不能做错一个小数点，合同快到期了要赶紧处理……万一有一点疏漏，就难免被老板质疑，被同事指手划脚。
特别是绩效考核的那段时间，由于分公司多，层级多，组织架构复杂，这个考核过程就成了一个部门与部门之间的拉锯。时间耗费多，周期难以控制，结果又直接关系到员工的利益，这经常让HR部门埋没在了一堆堆的审批信件和来回于各个办公室的奔波中。
尽管如此，HR部门却总是被认为是全公司最轻松的部门，因为看起来，也就是做点数据报表，搞搞招聘这样的小事。
Cityray,提升HR部门的地位
在华加国际选择软件系统为HR加速的过程中，MOLLY很自然的想起了Cityray。当然，还是找来了好几家软件公司进行比较。
“一比较就更青睐这个软件了。他们的销售太专业了，好象无所不知一样。而请来的另一家公司，在财务软件上其实也很专业，但他们的销售总是要‘回去研究下’。当时选择软件我们老板也在，老板问的需求，他们的销售不仅马上说能做，还很技术的讲出了原理和实施方式，这让我们老板当场拍板。” MOLLY笑着说，“你知道的，在谨慎的日本公司这点很不容易。”
一家专业，又有多家同行业实施经验的软件公司，加上一家熟悉电脑，擅长与人沟通的物流公司，系统的实施是简单而愉快的过程。
系统上马后，员工首先就有了良好的反馈。因为在Cityray的模块里，有一个“员工自助”的功能，在这个模块，员工可以自己查看自己的薪资状况、休假天数等等，还可以直接在线提出各种申请，等待上级线上批准。这让大家感到新奇之余，节省了大量的时间成本。
对于MOLLY她们来说，HR部门做工资和员工资料，只要输入信息，就直接生成报表。极大地优化了那些费时且容易出错的部分。就拿前面一直头疼的合同到期问题来说，Cityray的系统有一个到期提醒的功能，当合同快到期就会系统提示。这样怎么也不会忘记了，除非你不开电脑。
华加国际的工资一直是财务做的，对于新上的系统，这些财务并不信任。很多财务认为，系统要和银行、税务的报表格式相符，要制成和公司财务软件中的会计账号匹配，要计算上海以外各地不同政策下的工资数据，这个系统并不一定能达到要求，也不太可能由HR部门处理这么大的工作量。为了保险，公司采取了试运行，财务和系统并行，一个周期后发现，系统完全可以处理这些工作。于是，老板果断决定华东的工资结算全放给HR部门处理。
对于绩效考核这个大麻烦，MOLLY要求Cityray为她们公司设计个个性化的模块，由于2006年11月就要面临绩效考核，她一次次的催促Cityray的工程师抓紧设计，几乎一天一个电话。后来，这个模块统经过Cityray内部测试后，没有在华加国际测试就立即上线了。结果，到目前都运行得十分良好。
现在，所有的审批流程都可以在网络上实现了。没有了烦琐的纸张，没有了地区的局限，所有因为出差、休假在家等原因导致的延误，都解决了。
“以前我们公司也没有这方面的经验，但是听了他们的需求，工程师就按照他们的想法在技术上实现了，而这个绩效考核的模块经过完善后，也成为了我们为其他客户提供的一个个性化服务。其实软件系统的发展更新，与客户的创造性思维也是分不开的。”Cityray质量部经理 JEFF笑道。
有了这个系统，HR部门的工作“透明”了。有了自助界面，员工事实上开始参与到HR的工作里，也深刻理解到了HR部门工作的细致程度。对于MOLLY来说，老板的参与无疑是一种鼓励，何况是主动的参与。现在，MOL LOGISTICS的CEO也会频繁的使用这个系统，经常喜欢登陆上去用用，利用他的最大权限去查看需要的信息。一些需要即时处理的，他会很快在电子邮件里发现，这让他也感到万事都在掌握中。
少了很多抱怨，多了很多认同感；少了一些烦琐的人工，多了时间创造价值。HR部门的地位就是这样提升的。
“其实HR部门是个服务的部门，服务好了就会有认同和地位。EHR软件也是一样，现在做软件的公司太多了，技术上差别很小，而个性、优秀的服务就成了核心的武器。Cityray的理念，跟大部分HR的想法一样，也就难怪他们客户多了。” MOLLY的这个类比，应该多少能给国内众多的EHR厂商一些启发。
