三九医药人力资源信息化管理

　　文■/冷雪梅(东软集团e-HR咨询部部长)

　　“山美水美，人更美。”作为三九集团的核心企业，三九医药股份有限公司（以下简称三九医药）就坐落在制造业非常繁荣的深圳。这是一家由深圳三九药业有限公司为主要发起人，联合三九企业集团（深圳南方制药厂）、深圳九先生物工程有限公司等共同发起设立的股份有限公司。

　　就是这样一个由各方整合而成立的公司，从诞生之日起就表现了强大的生命力，公司通过对外部市场的分析研究及对自身实力的综合评估，确立了以高科技含量和高服务水平的中药现代化、产业化的发展方向，明确提出了建设世界一流植物药公司的战略目标。经过十几年的快速发展，三九医药股份有限公司现已成为我国制药行业的佼佼者。

　　但这一切成绩的取得并不是一帆风顺。

　　作为一家向现代化迈进的企业，其组织更加贴近市场，具备更敏捷的反应能力至关重要。但是，落后的人力资源管理体系已经严重制约了其反应的敏捷性。事实上，作为人力资源的管理部门，三九集团的HR人员已经深刻体会到组织成本不仅仅是建立在对人才的激励与考核基础之上，更重要的是要在“快鱼吃慢鱼”的时代建立自己的组织神经的快速反应，而不是付出巨大的机会成本。

　　以咨询带动电子化

　　在三九医药进行人力资源电子化项目之前，Hewitt咨询公司已经进驻企业，进行人力资源管理的顾问咨询工作，先后涉及到企业的岗位体系、薪酬体系、绩效考核体系，而这些方面也恰恰是人力资源管理信息化系统的核心部份。

　　从梳理出来的人力资源管理流程图(见图1)出发，三九医药需要以现有情况为基础，获得更加高效的管理过程与业务数据，但是传统的管理手段显然不能适应变革的要求，因此就要考虑用一种相对固定的管理过程方法或体系来体现并实施咨询结果。而东软与Hewitt联合开发的慧鼎人力资源管理软件就正是这一思想的结合品，成为三方合作的基础。

　　在21世纪的今天，企业都意识到了“人”作为一种特殊的宝贵的资源来管理远比“人事”管理复杂的多，要做到让企业中的每个人都发挥其最大的潜能，就不能简单的把人当成实现目标的工具来管理，而是企业要对每一个员工负责，包括人生的规划都要量身定制，这样一种以人为本的管理理念，它的成本可想而知。有没有一种既节省了成本，又达到企业的管理目标呢？人力资源信息化管理（以下简称e-HR）就自然成为与企业战略目标绑定在一起的焦点。

　　图1：人力资源管理架构图

　　e-HR的推动有两个主要原动力。互联网技术的发展，使得人力资源的管理功能延伸到了普通员工; 企业对人力资源管理的观念产生了重大的变化，要将人力资源管理推到策略性层面。对于知识型行业来说，企业的价值被看作有型资产加人才资产，因而人才资产的管理就显得无比重要。

　　结合企业情况、分阶段实施

　　根据企业的自身情况，东软与三九医药共同确定了人力资源电子化实施的三个工作阶段。

　　阶段一：在岗位体系咨询完成的情况下，进行组织机构管理、人员配置管理的系统开发、安装调试及培训工作。

　　阶段二：在薪酬体系咨询完成的情况下，进行薪资福利管理及招聘管理的相应工作。

　　阶段三：在绩效体系咨询完成后，进行了绩效管理、培训管理及全方位的员工自助系统的开发与实施。

　　三个阶段中电子化与咨询相辅相成、相得益彰：电子化的人力资源管理系统验证并推动了咨询的结果；咨询的结果使管理系统的应用与推广变得益于接收与使用。

　　适合企业特点、优化解决方案

　　根据慧鼎人力资源管理解决方案以及三九医药自身的特点，东软定制了适用的人力资源解决方案。在绩效管理、薪酬管理、员工自助等方面，紧密的与咨询结果――流程相结合。将咨询结果通过电子化手段转化为企业与人力资源部可以利用的宝贵管理与信息财富，为人力资源部的工作服务、为企业领导的决策服务、为员工与企业之间搭起沟通的桥梁。

　　该解决方案共包括如下的几个部分（见图2）：

　　图2：人力资源信息化解决方案

　　1.员工角色区分的薪资管理解决方案

　　三九医药在员工的薪资管理方面，根据员工的编制状态区分为干部与工人两个管理集群，为其量身定制了薪资管理解决方案。

　　? 不同的群组采用不同的员工进行管理，相互间信息没有交差，保证了薪资数据的严密与不外泄。

　　? 不同的群组间采用不同的薪资管理体系，采用不同的薪资项目定义与发放策略定义，保证可以灵活的定制两个群组自身的特定薪资管理内容。

　　? 对于不同的群组提供了不同的报表分析结果，用信息的划分来得到不同的数据，企业管理者可以有针对性的得到两个群组的薪资成本统计，以助其决策。

　　2.全新的绩效管理流程

　　三九医药强调流程中员工的参与、主管人员与员工间的交流与互动，让绩效考核不只停留在案头与书面，而是在企业运作的各个时刻，所有人员都在执行与努力完成企业的绩效目标。

　　? 考核指标体系中完全适应了同样的人员对于同样的指标描述会采用不同的评分标准，达到了指标的复用与个性化兼备

　　? 全方位的评估，多角度的评测。多方位多角度评估体系让人员可以参与到对同样一个对象的评估过程中，他们有不同的权重，他们会评估不同的绩效目标与绩效领域。员工最终的考核结果将是对于上述信息总体的评价结果，充分体现了科学、高效、合理与公正。

　　? 在目标完成有计划的基础上，加入了“反馈与指导”的操作环节。同时，针对员工存在的问题，可以进一步修订员工的绩效目标与目标的行动计划，以达到及时灵活的调整员工或是部门的计划与步骤，为更好的完成企业的绩效目标服务。

　　? 强有力的“绩效跟踪”，管理者可以不定期的对于员工的绩效目标进行跟踪，以达到及时目标完成情况的了解与评估。从而可以有针对性的对于员工的绩效目标进行调整与跟踪。

　　? 岗位能力评估。管理者可以针对不同的岗位特性对于员工的岗位能力进行评估与评测，得到一定的岗位能力评估数据，从而为员工的职位升迁与薪资调整服务。

　　? 与薪资管理有机的结合，让绩效考核的结果转化为与员工密切相关的奖金与薪酬。绩效评估结果将直接作用于绩效奖金的发放，能力评估的结果将直接作用于员工的薪级调整与岗位升迁。

　　3.体现员工参与的培训管理解决方案

　　三九医药的培训管理具有灵活性高、员工参与性高的特点，一次培训也许完全是由员工自发参加的，而在此过程中人力资源管理者只是对于培训过程进行侧面的规划与管理。因此，针对这一特点，方案为三九医药设计了更加合理与高效的培训管理流程。

　　? 员工自主决定将要参加何种培训以及何时参加等信息，而不需要依赖于人力资源管理者规划的培训方案体系。

　　? 人力资源管理得到员工的信息，及时对于信息进行整理，规划员工的培训过程，在企业培训目标的指导下，体现“以人为本”注重员工个人能力的发展与提升。

　　? 分级的审批流程使培训活动的决定不再是直接主管一人的决定，用户可以灵活企业现有的组织管理体系来制订审批流程，更加体现了管理方式上一定程度的集中与一定程度的民主。

　　? 及时的交流强化的培训的效果。企业的培训不再只是培训者自身的参与过程，系统通过培训前交流与培训后交流两种手段，达到了管理者与参与培训的员工对于培训目的的一致，并以此来检验员工的培训成果。使企业的培训不流于形式，而更加强调了其产生的效果。

　　在这个系统中，采用以人力资源部的日常管理与操作为主体，让员工与企业的各个阶层的管理人员参与到工作中来为原则，将人力资源管理的各个方面转化为可以收集的信息，同时对于这些信息进行分析与抽取，为企业的决策服务、发展提供强有力的信息支持。

　　整个e-HR体系中包含了咨询结果中的组织结构与岗位体系、招聘与选拔工具、薪酬体系与薪酬管理工具、绩效管理流程等多方面，具体涵盖了从工作分析道岗位描述、人员配置、评估反馈与薪酬体系、培训发展等方面，建立起以商业经营结果为基础的衡量系统。

　　特点明显、优势明确

　　三九医药e-HR结合了企业的实际情况与Hewitt的管理经验，实施后优势非常明显。

　　1.集中管理

　　三九医药e-HR通过电子化手段将一切人力资源管理集中在企业的人力资源部门，自然而然地打破了“干部”与“工人”的界限。人力资源部作为整个系统的核心，担任起所有人力资源管理运作环节的发起和管理职能。不仅具有传统人事管理职能，而且担负起进行岗位设置与测评、规划工作流程、协调工作关系的任务。管理范围也从传统的正式组织扩大到非正式组织，包括团队建设、员工与顾客、员工与其他企业合作者之间的利益共同体、上层领导与下层员工为重构组织或企业再造所需的合作等。

　　三九医药e-HR体现了“集中管理全员参与”的应用模式与手段。

　　e-HR的自助化，使高级的有关信息和资料可以直接传递到基层员工，利于管理和政策的实施。可以迅速、有效的收集各种信息，加强内部的信息沟通，根据相关的信息做出决策和相应的行动方案。如企业员工可以通过一定的程序自己更新变化的个人信息，也可以在网上自助申请培训、假期、报销等日常事务。这样不仅减轻了人力资源管理人员用于数据采集、确认和更新的工作量，也保证了数据的质量和数据更新的速度。

　　而且e-HR是完全基于Internet/Intranet的网络系统，不受时间和地理位置的限制，企业的任何员工可以在任何时间和任何地点联入网络进行操作。有效地改善了公司内部沟通途径，扩展了沟通的渠道。这对传统的人力资源管理信息系统是不可想象的。

　　系统实施完成后，人事部门的工作量大大减少，打卡、考勤等在新系统的帮助下不必再由人事部门专门派人亲历亲为，而薪资等工作也可以轻松完成，以往几个人几天的工作，现在只要一个人很短的时间就可以完成，而且准确率提高了不少。

　　2.全员参与

　　在三九医药e-HR各个管理流程中，员工是人力资源管理者信息的来源与依据，员工的参与也使人力资源管理者制订管理流程中，作到“有规可依，有规可循”，极大程度的调动了员工的积极性，增强了参与感和责任心，真正成为企业的一员。

　　作为一种新的人力资源管理概念， e-HR 就是要通过互联网技术让HR从管理走向服务，使得员工的管理由被动变为主动。通过e-HR，企业可以挑选最合适的员工，上下级之间可利用 e-HR 的协同功能，为工作表现作出实时的回馈，高层领导对于员工的工作状况及想法可以了如指掌，还可以利用所有实时数据，作出有效的分析，以支持长远的人力资源计划，从而把人力资源管理提升到策略性的层面。

　　e-HR倡导人力资源的全员管理，这与传统人力资源管理大不相同。e-HR软件不仅把人力资源管理者从行政人事事务中解放出来，将工作重心放在服务员工、支持公司管理层的战略决策以及员工和员工的集体智慧的管理上，成为HR决策以及其他企业决策的参考。达到一对一的关系管理，并且使人力资源管理更快捷和方便。整合人力资源管理的各方面流程运作，给企业提供360度的管理，把人力资源管理伸延到每一个运营流程里，从而支持企业发展目标。

　　3.人性化与安全相结合

　　三九医药e-HR从更好的为用户服务与跟踪出发，结合企业自身的环境与条件，确定实现这一解决方案的技术体系与架构。其中，员工人性化的个人工作区非常具有特色，为不同类型的用户定制不同风格与重点的工作区，让不同的用户在同样的操作权限内可以得到不同的信息支持，并且这样的定制可以根据用户情况的变化而发生相应的调整

　　在安全机制方面，对于薪资、人事等重要数据进行加密，保证了重要数据的安全；用户之间的权限划分逻辑严密，采用严密的不可逆算法进行加密，防止盗用用户口令与密码的现象发生。并且，详细的系统日志提供了对于系统的操作复查的依据。

　　4.系统的可扩展性

　　一套系统的价值不仅在于满足现在的工作需要，同时需要考虑企业未来发展的融合性。e-HR系统考虑到企业信息化建设的发展趋势，通过数据传递的方式实现了与企业其他运行管理系统的信息共享。

　　图3：企业运行情况图

　　知识型企业再添新举措

　　三九企业信息网2004年3月24日新闻中记录了如下的一些信息：

　　由翰威特（Ｈｅｗｉｔｔ）和东软联合开发的三九医药人力资源管理信息系统（三九医药ｅＨＲ系统）即将于３月２９日正式上线。三九医药ｅＨＲ系统致力于将国内最佳的业务实践与公司的个性化需求及全球标准需求相结合，将人力资源系统建设成为基于ＩＮＴＥＲＮＥＴ技术架构的核心信息系统。系统于２００３年６月正式启动，经过了八个多月的共同设计开发。系统对于提升三九医药人力资源管理服务的效能和效率具有重要作用，是继基于知识管理的办公系统（ＫＭ）”上线之后，公司推进企业信息化管理的又一新举措，将使公司建设知识型企业的步伐迈上一个新台阶。

　　三九医药人力资源管理解决方案的成功实施，将在企业管理的各个环节发生具大的作用。目前员工已经可以通过本系统提交绩效方案，提交培训需求。人力资源管理者与企业领导可以通过本系统及时了解员工的意愿，从而调整管理的流程与企业的目标。

　　强大的数据分析工具与合理的数据分析结果，为企业的决策者提供了决策的依据与来源，同时，也为决策执行者提供了有力的信息支持与保证。

　　例如：三九医药在推出一个新产品时，企业决策者可以及时地了解人力资源状况，既不至于造成企业人员的冗余，也不至于临时抱佛脚，大量招聘员工。可以轻松直观地看到各个部门人员的负荷情况，便于调整策略。而以前几乎是每上一个新产品就需要有一班子人马，浪费了大量的人资成本。

　　其中最大的体会自然来自于具体负责人力资源管理的人员，以前HR人员需要加班加点一周时间能够完成的工作，现在仅仅需要在电脑前轻轻松松点几下鼠标，其结果就出现在屏幕上。这样就让人资管理者释放了大量时间，不再忙于日常事项，而是参与到企业的经营决策中，真正让人力资源为战略服务。

　　体会与经验

　　一个企业信息化系统的成功运行需要多方面、全方位的保障。实施方要提供高质量的软件与服务；客户方要全方位的配合与推动；企业领导的密切关注也是成功不可获缺的要素。回顾整个项目先后经历了酝酿期、启动期、实施期、维护期、成熟运行期。这样的经历对于企业本身与实施而言都是一笔宝贵的财富。

　　e-HR在中国实施遇到的第一个难题应该是改革管理手段和思想，e-HR的推进在管理层和员工层都会有阻力。人力资源管理距离日常运作可能太远，员工也不一定习惯以自助的形式处理人力资源的事务。但是e-HR能否成功还应取决于实施时的手段。

　　其次，e-HR的成功在于员工的主动参与和领导对人力资源管理权的下放。中国的新兴企业没有太多包伏，在实施 e-HR时，只要高层领导有决心，就很快会取得成果。员工对 e-HR 的接受程度会非常高，因为e-HR为他们带来了前所未有的参与机会和自主权。对于领导来说，他们可以营造一个更直接、更高透明度的人力资源坏境。实施时可以从试点做起，e-HR系统往往为企业提供最优化的流程，这些流程可以成为新的人力资源管理的框架，对于推动改革是一件重要的工具。

　　最重要的一点，e-HR实际上可以解释为为人力资源而服务的电子化手段，电子化只是一种手段，中心是强调以人为本的全员自助服务等，提高效率是e-HR的根本目的。这里的“e”应包含了两层含义：不仅仅是“Electronic”即电子化的人力资源管理，同时更重要的也是“Efficiency”即高效的人力资源管理。