Microsoft 和 HeadTrax (二)

　　全球有三百多万座大厦依赖 Honeywell 解决方案。在实施其中的每个解决方案之前，Honeywell 的销售代表和第三方顾问与大厦经理会面，确定项目的范围并提出提案。Honeywell 家居及建筑控制的欧洲分部已经自定义了 Microsoft Visio 软件，以便为其销售代表提供 XL 工具包、加速提案的进程并提高提案的准确程度和专业水平。结果如何？销售代表和工程师取得了更好的沟通，客户更加愉快，而且到最后赢得了更多的销售额。

　　实际情况

　　Honeywell 家居及建筑控制的欧洲分部在一年内为大厦中需要采暖、通风和空调 (HVAC) 系统的客户提出了 4000 个提案。多数客户首先与称为监理的第三方顾问会面，监理帮助他们确定项目的范围。正如客户所说的那样，过去监理是在白板或记事本上拟定 HVAC 规划的草图。根据这个草图，监理和 Honeywell 的销售代表编写材料清单并为该作业创建标书。

　　然后将材料清单送到负责实施解决方案的工程师那里。但是，因为该草图并不附带材料清单，所以工程师创建的新规划往往与客户已经看到的规划有很大差别。此外，因为大多数工程师本人并不使用 CAD 软件，所以他们将其规划思路传达给单独的 CAD 工程师，让他们创建图表。这种长线进程导致重复工作，而且还经常导致沟通上的失误。

　　解决方案

　　很显然，最初的草图很重要。在 1996 年，Honeywell 特别工作组对软件解决方案进行了评估，以找出在与客户首次会面过程中捕获用于整个进程的数据的最佳方法。Microsoft Visio 绘图和图表软件因其易学、易用、买得起和非常高的定制程度而成为明确的选择。

　　第一个模型显示在整个提案周期中节省了 25% 的时间，并且还具有下面一些优点：提案更具专业水平，销售代表和工程师之间的沟通显著改进。开发人员通过创建 Honeywell 组件所特有的形状开始自定义 Visio Technical。这使得销售代表和工程师能够快速创建准确的图表。

　　根据该图表，开发人员继续创建 XL 工具包。XL 工具包是一个自定义的产品，它将 Visio 功能与其它 Microsoft Office 产品（如 Microsoft Access 和 Microsoft Word）结合在一起。Honeywell 将 XL 工具包分发给它的工程师、销售代表以及与 HVAC 系统客户合作的监理。

　　绘制 HVAC 提案的图表

　　Honeywell 销售代表不在白板上画草图，而是使用自定义版本的 Visio 2000 创建类似于锅炉图表的 HVAC 提案。

　　按照监督 XL 工具包开发的产品经理 Thomas Gudacker 的说法，每次修订都附带了更强大的功能。现在，监理可使用 Visio 2000 中的拖放式界面和全面的符号库，快速构建详细的 HVAC 系统图表。因为该图表与 Microsoft Access 数据库和 Microsoft Word 模板相连，所以销售代表可当场打印材料清单、包括 Visio 图表的提案和其它具有专业外观的文档，以便帮助客户评估项目。客户接受该提案后，将相同的 Visio 图表送到工程师那里，工程师可开始实施该解决方案，而不是花时间重新绘制草图。

　　在欧洲，每年提出的 4,000 个提案当中，大约有 1,000 个是用 Visio 软件创建的。当更多国家的代表获得对 XL 工具包的访问时，这个数字仍在不断增加。Gudacker 报告说，“该工具获得了如此的成功，以至于开发人员打算将它扩展到其它地域并用于其它类型的提案。”

　　Visio 中的主要功能

　　易学、易用：一般来说，销售代表和监理不必有 CAD 背景知识，也无须花大量时间学习新软件。因为 Visio 的功能比较直观，所以新的销售小组成员可很快开始利用解决方案。

　　在绘制复杂的图表时，客户同样不希望等待。Visio 软件中的拖放式界面使销售代表或监理能够在与客户讨论建筑需求时创建图表。Visio 图表的修改也非常方便，因此销售代表可在与客户合作时进行更改。

　　支持测量图表：Visio 中的精确测量功能使 Honeywell 工程师能够创建准确的测量图表。因为它们还可导入成比例的 CAD 绘图并用 Visio 形状覆盖它们，所以 Visio 解决方案支持该分部的项目可能需要的图表类型。

　　可扩展：Honeywell 开发人员利用那些表示 Honeywell 的 HVAC 解决方案中使用的组件的形状，创建了自定义 Visio 模具。每个形状还与它所表示的组件所特有的重要数据链接。

　　自定义模具

　　Honeywell 开发人员创建了类似于这个模具的自定义 Visio 模具，以更加方便销售代表绘制 HVAC 系统提案的图表。

　　通过使用易用的语言（如 Microsoft Visual Basic）和内置的 Visual Basic for Applications (VBA) 编程环境，Honeywell 开发人员进一步扩展了自定义。他们为销售小组创建了向导驱动的全功能应用程序，并将 Visio 2000 作为它的基础。可扩展的分级方法允许 Honeywell 在开发其它功能和优点时使用该解决方案。

　　图表与数据链接：因为 Visio 图表可链接到 Access 数据库中的数据，所以 Honeywell 的销售代表可在客户需要时方便地打印材料清单、详细说明书和其它文档。

　　优点

　　提高效率：当销售代表使用 Visio 2000 时，提出的 HVAC 解决方案只需绘制一次。因为该解决方案的图表中包含有关组件和说明书的所有数据，所以销售代表可快速生成所需的任何文档。此外，工程师可使用现有的图表，而不是根据材料清单重新构建。

　　与客户更好地沟通：没有图表，很难形象地说明建筑的自动化系统，而且当您规划 HVAC 系统时，准确性非常重要。利用 Visio 2000，客户可准确地查看Honeywell 必须提供的内容，而且不可能出现任何不幸的意外。

　　一个销售代表这样描述它：“现在，我们可以与客户更好地沟通，并就每个项目的范围更快地达成共识。”

　　销售部门和工程师之间更好地进行沟通：当工程师收到 Visio 图表时，可很清楚地了解客户的期望以及标书的创建方式。这可避免出现费时费钱的误解。

　　Honeywell 的一个销售代表解释说，“现在，不用向工程师详细解释范围，我只须传送带有所有绘图的数据库。这简化了移交过程并降低了知识的损失”。

　　提高专业水平：客户所拥有的远远不只是白板上供其制定决策的一张草图。Visio 图表不仅更加专业，而且它后面的数据允许销售代表在与客户会面时打印给人印象深刻的报表、材料清单、详细说明书和提案。

　　按照一个 Honeywell 销售代表的说法，“利用该工具，现在我们可以快速提供提案，并演示我们的应用程序知识、专业技术和专业的工作方式。”

　　XL 工具包获得了如此的成功，以至于正打算将该解决方案扩展到消防和安全系统以及照明系统中。此外，Gudacker 报告说：“欧洲的 Honeywell 开发人员正致力于使该工具可供全世界 Honeywell 办事处的销售代表和工程师使用。”