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HeadTrax 是 Microsoft 基于 Intranet 的人力资源系统，它可合并全球业务部门的人员信息，允许员工访问非机密的人力资源 (HR) 信息，并允许管理人员访问机密数据，以便有效地支持职员总数的跟踪和管理。将 Microsoft Visio 2000 集成到应用程序中使用户能够自动生成组织图表，提供直观的、包含丰富数据的、可针对规划和沟通目的进行修订或共享的视图。
实际情况
在大中型组织的发展过程中，它们最终必须面临这样的挑战：有效地管理通常存储在多个独立的 HR 数据库中的大量人力资源数据。Microsoft 于 1997 年首先开发了 HeadTrax，目的在于合并公司业务部门的 18 个单独的 HR 数据库，并为全球员工提供一个易于访问的 HR 信息源。HeadTrax 是基于 Intranet 的应用程序，它可提供当前的准确信息，并简化范围广泛的在线组织人员过程，其中包括修改人员数据、将员工调到其它部门以及创制新的或临时的职员职位申请。
用户通过他们的浏览器访问 HeadTrax。他们可通过各种方式查看员工数据，包括按名称搜索、成本中心和组织层次结构中的位置查看，还包括扩展树结构和向下追溯到所需的级别。
HeadTrax 的高级产品经理 Lee Johnson 说，“尽管直观地表示组织信息的方法最初嵌入在应用程序中，但是生成的组织图表无法捕获太多的组织级别，而且更改起来费时费力，我们需要具备以下能力：直观地沟通有关复杂组织结构的更多信息；快速有效地更改图表。”
解决方案
Lee 接着说，“组织图表是管理用户（我们的核心用户组）请求的首要功能。Visio 2000 中的组织图表功能提供了通过最少的工作为 HeadTrax 应用程序增值的机会。”
Visio 产品策略经理 Rik Temmink 报告说，“大约有 200 个编程和测试小时用于将 Visio 与 HeadTrax 集成到一起，我们的首要需求就是使用 Visio 现成的组织图表工具创建解决方案 - 从根据外部数据自动生成图表的向导，到该组织图表模板中提供的各种职位形状和自动布局逻辑。按照这种方式，用户不必在他们的桌面上安装任何附加组件”。多数工作涉及到在 HeadTrax Microsoft ActiveX 控件中创建查询以及与之伴随的对话集。这部分解决方案允许用户指定要生成哪个组织图表，以及哪个图表创建数据集。数据集然后自动传递给 Visio 组织图表向导。最后，解决方案根据需要调整页面大小，并添加标题、员工数量、页面名称以及不同页面之间的超链接。
组织图表功能
然后在熟悉的 Visio 图表环境中，利用 Visio 2000 Standard Edition 中所有的组织图表模板、模具和 Microsoft SmartShapes 技术生成组织图表。
组织图表的示例
组织图表可按照超文本标记语言 (HTML) 格式保存并发布到内部组 Web 站点上或附加到电子邮件中，然后宣布更改。组织图表中的每个职位都包含有用的数据，如电话号码、电子邮件地址和住址。复杂组织可在若干个页面上非常详细地直观显示，每个页面都包含到整个组织图表的超链接。
Visio 中的主要功能
根据数据自动生成图表：Visio 组织图表向导根据职员数据生成图表。无需手工绘制图表，从而节约了时间并可防止出现“人为错误”。
快速、灵活的图表环境：管理人员具有重写组织信息的扩充能力，出于沟通和规划目的设想“如果…将会怎样”情况。易于使用的布局允许用户在组织图表中快速添加、删除或移动职位。管理人员可快速准备年中组织回顾，并模拟组的各种替换方案。
复杂组织结构的直观显示：用 Visio 生成的组织图表所表示的复杂程度实际上是无限的。尽管使用 HeadTrax 最多的用户是管理助理，但是组织图表功能为所有 Microsoft 员工提供了良好的直观工具，用于了解不断变化的大型组织内的各个角色。
包含丰富数据的形状：在 Visio 中自动生成的组织图表是通过与每个形状相关联的数据得以增强的。用户可以选择在可用的数据库字段列表中最多定义要显示的四个数据字段。
HTML 格式：出于各种沟通目的，组织图表可按照 HTML 格式保存。它们可发布到 Web 站点或附加到电子邮件中，以支持组织更改通知。内部超链接允许查看者单击复杂的组织结构、直观地沟通用文字更难表达的一定程度的细节。
优点
快速、廉价的集成：现有的 HR 信息系统代表了大中型组织的重要投资。Visio 2000 组织图表功能与 HeadTrax 的集成是利用最小的时间和资源投资来完成的。
扩展的沟通选项：利用丰富的数据显示以及形状和连接器的易于操纵的特点，自动生成组织图表。开拓新的沟通方法。用户除了访问他们当前组织的直观表示以外，还可模拟可能的变更、提供比职员姓名和职位的简单列表更有意义的透视图。
熟悉的环境：因为 Visio 2000 软件是图表的行业标准，所以许多用户已经熟悉其简单的拖放界面、SmartShapes 技术和 Microsoft SmartConnectors 图表技术。HeadTrax 用户可快速了解添加、移动或删除形状的基本知识。
将来增强的潜力：对 Visio 组织图表的积极响应已经激励项目小组考虑将更多的 Visio 增强功能（包括针对每个职位形状和颜色代码显示更多的数据字段）添加到 HeadTrax 中。用户可以利用更多的数据字段来沟通其它细节；颜色代码可直观地区分诸如业绩等级之类的数据，并赋予管理人员有关组织内个人、小组和组业绩的清晰视图。再向前进一步展望，Visio 可用作 HR 事务的直观界面，允许管理人员更改组织图表并进行在线提交。
