文件筐在管理者选拔中的应用

　　文件筐在管理者选拔中的应用

　　从事人才测评工作以来，在和不同客户接触的过程中，我们时常会思考如何更好地将我们的各种评价中心技术与客户的实际人才测评需求实现最为有效的结合。很多时侯，实际情况并达不到评价中心应用的适宜条件，比如，前不久我们就遇到这样一个特殊的案例：

　　祁经理是某商业银行的人力资源部经理。当前，在全行推行的扁平化改革的大的方针引导下，机构改革中对人员的重新配置常常成为亟待解决的问题，尤其是当上级部门要求在短期内大力度地施行这种改革时，这种情况就显得更为棘手一些。祁经理就遇到了这样的一个困难：上级部门要求在一个月之内对全区机构进行整改，要求下一级单位对当前主要职位进行梳理，并在全区内实现对这些职位（一把手）的重新竞聘上岗。接到这样的指示后，行长和祁经理就立即着手这项工作的开展，为了避免某些敏感、棘手问题，他们决定聘请第三方机构帮助他们来做好此次竞聘工作。除了要应对候选者的复杂心理，这项工作还有一些现实条件的限制：投入竞争中的全区候选人的数量，结果的即时公布，以及计财部门提醒的经费限制……

　　祁经理在这种紧急情况下联系了我们。智鼎咨询师在拿到这一项目需求后立即着手了解此项目的相关背景。和以往客户的需求相比，这一项目具有较多的特殊要求：从规模来看，要在1～2天内测评200多名的候选者；从级别来看，候选职位是该银行扁平化改革后下辖单位重要的中层管理岗位，对银行今后的整体发展都具有非常重要的经营管理作用；另外，即是人力资源部目前所面临的经费限制问题。

　　项目组考虑到这些实际情况，仔细研究了各种评价中心技术，力求找到一套合理、合适、有效的解决方案。项目组经过反复的研究和讨论最终确定了这样一套解决方案：采用文件筐作为主要的测评工具，对这类职位候选人的特定素质进行测查，辅之以认知测验来测查一般能力。
 

　　项目组首先进行了现场访谈，搜集了拟任职位的过去及当前在任者日常工作中的一些关键的工作事件，通过对这些资料的整理和细致的分析之后，我们设计了一套文件筐测试题目。考虑到客户所面临的限制条件，但又必须保证达到测评的目标，我们借鉴内隐管理常识测验的测查方式，对文件筐测验的作答方式进行了重要的改进：要求被测者在其批复式的回答后增加说明理由。这不同于一般文件筐的应用形式，而这样的做法则是基于我们对于内隐管理常识测验评价的良好把握的基础上，以及多次在其他企业使用文件筐测验而积累的实践反馈的启发。

　　经过了半天的现场笔试以及之后两天左右的紧张阅卷工作，在第三天我们提供了测评结果，单位领导对以文件筐为主的测评方案和测评结果给予了高度认可。通过事后对这套文件筐的统计参数进行检验，我们发现这一套文件筐测验具有较高的信度和效度。

　　这是项目组所处理的一个比较成功的测评案例，作为专业的人才测评师，能够结合客户的需求和实际条件限制，成功地运用我们的技术是令我们欣慰和受到鼓舞的。但是更让我们高兴的是，我们对评价中心技术在现实复杂情况下的驾驭。

　　认识“文件筐”
　 “文件筐测验”又称“公文处理模拟测验”，或者“公文筐”，是评价中心技术中的一种。在这种测评方法中，被评价者将扮演某一管理者的角色，被要求阅读和处理备忘录、信函等一系列文字材料，所涉及的问题根据被测者拟任岗位的要求不同而有所变化。例如，如果是录用一般管理岗位的人员，问题可能仅仅涉及理解并遵循指令、安排日常事务性工作、文稿归类整理、协调各方面执行等任务；而对于高层次的管理人员，则可能涉及十分广泛的问题，诸如人事安排、人事关系、财政支出与控制下属的能力、内部关系和组织结构等。

　　被测者在规定的时间内需要将这些公文处理完毕。通过这种测评方法，评价者可以较好地观察到被测者对公文的处理是否有系统性，是否能建立先后次序，是否能授权下级等等。

　　在国外，文件筐测验是评价中、高层管理人员的重要测评工具，也是评价中心技术中应用得较多的一种情境模拟测试手段。

　　有关评价中心形式使用频率的调查结果显示，在各种评价中心技术中，文件筐的使用频率高达81%。甚至，据国外学者所做的一项调查研究显示： 95%的评价中心都采用了文件筐测验这种测评技术。在美国，该测验目前已被1000多家知名企业所采用，美国电报电话公司、福特汽车、通用电气等诸多大型企业集团均将文件筐测验作为企业管理人员选拔、测评的重要手段。

　　文件筐的有效性

　　实际上，除前文的案例外，我们也多次在不同的商业银行及其他企业的管理人员的选拔测评中运用过文件筐技术，涉及的岗位包括一般的中层管理者如科级干部，以及高层的管理者如处级及以上干部。除了测查与拟任岗位要求有相关的管理能力，也常常基于实际需要为拟任者以及后备干部在此基础上进行有针对性的反馈辅导以及培训，从实际的结果来看，被测者和单位领导多有恍然大悟、深受其用的感觉。为什么会有这样的效果呢？智鼎咨询师在实践中也常常进行一些思考和研究。

　　1. 从设计的原则来看，一套公文的组合是可以同时从多个维度上来评定一个人的管理能力的。

　　一般，文件筐测查的方面包括：被测者在管理方面的计划能力、判断能力、决策能力、领导能力等等，以及对信息的收集和利用的能力、处理问题的条理性程度和灵活性、对他人的敏感性等等。当然，文件筐题目的设计也可以因不同的工作特征和所评价能力的不同而不同，这就是其题目设计的灵活性所在了。

　　2. 文件筐题目所设计的情境与事件高度仿真并且接近管理实战。

　　由于题目情境具有高度的仿真性，非常有利于激发被测者的积极性和创造性，对于在很短的时间内全面、准确掌握管理者的能力、潜能以及个性心理特征的某些关键要素具有不可替代的重要作用。从某种意义上来看，文件筐测验就是不折不扣的“管理者实战演习”。一般通过一到两个小时的文件筐测验，能够实现对被测评者自身综合素质状况、工作经验积累、专业知识和相关知识的系统整合与娴熟应用进行考察，这是其他测评工具不可比拟的。

　　在设计文件筐的公文时，一个重要的环节就是，通过关键事件法访谈拟任职位的上级或熟知这一职位的其他领导者来获取素材。这些素材都来自于这一职位任职者的实际工作情况、管理活动，是拟任岗位的工作中需处理的各种事情。在这些素材的基础上来编制最终的文件筐试题，有时甚至直接选取真实文件，这对保证文件筐作为一种工具的有效性是非常重要的。
 

　　文件筐的预测效力

　　文件筐测验中的成绩与实际工作中的表现有很大的相关，它对于被测者未来工作绩效有很好的预测能力。西方有研究者观察了51人的工作实际绩效后发现，工作绩效与文件筐测验之间的相关度高达0.42；还有人发现文件筐测验的绩效与日后三年内的晋升之间的相关度为0.32。我们有理由认为，被测者若能妥善处理文件筐中的各类文件，那他们在一定程度上就具备胜任拟任职位所需要的素质。

　　其实，近几年来，文件筐测验在我国企业管理工作中的价值和作用也逐步得到中国管理理论界及企业界人士的高度重视。就智鼎公司所接触的一些企业来看，在向企业介绍这种工具时常常会引起极大的关注。起初，多数企业会从其快捷方便的角度来看，而使用之后，他们会发现在文件筐测验中表现得好的人在对实际工作的处理中确实会比较从容。

　　文件筐测验的应用优势

　　与通常的纸笔测验相比，文件筐显得生动而不呆板，较能吸引被测者的答题兴趣。在测验中，被测者作答的自由度很高，主动发挥的空间很大，因为所面对的不是封闭性问题，而是可以灵活的处理各种开放性问题。

　　显然，文件筐测验兼备了情境模拟技术和传统纸笔测验的优点。与评价中心的其他技术手段如无领导小组讨论、行为面试、角色扮演等相比，文件筐具有一些突出的优势：

　　1、具有灵活性，可以因不同的工作特性和所要评估的能力而设计题目。

　　2、作为一种情境模拟测验，它可以对个体的行为做直接的观察。

　　3、把人置于模拟的工作情境中去完成一系列工作，为每一个被测者都提供了条件和机会相等的情境。

　　4、它能预测一种潜能，这种潜能使人在管理上获得成功。

　　5、能从多个维度上评定一个人的管理能力，也能训练他们的管理与合作能力，以此使选拔过程成为培训过程的开始。

　　与无领导小组讨论等其他情境模拟测验相比，文件筐提供给被测者的背景信息、测验材料和要求的作业都以书面的形式来完成和实现，比较简便。对实施者和场地的要求最低，只要评价者给予被测者相同的指导语，则既可以采取个别的方式进行施测，也可以采取团体的方式进行施测。

　　文件筐测验之所以采取纸笔的形式，一方面是考虑到被测者在日常工作接触和处理大量文件的实际需要；另一方面也是为了统一操作和控制，给每个被测者提供相等的条件和机会，比较公平，不会因为情境的不同或者小组成员的差异等因素而影响测评结果。而且，对于被测者处理方式优劣的评价，不是个人单独决定，而是由几位评价者共同讨论决定。这些都有助于提高公文处理的信度。

　　如何将文件筐应用于管理者测评？

　　遵循一套严格的程序会使文件筐的应用发挥到所期望的效用（如下图）。智鼎公司多次在一些商业银行的处级及以上干部的选拔与培训中遵照这样的程序来实施测评，在长期的实践中不断探索其有效性，在这个过程中做了很多细致的工作。比如在制定答案以及评分标准方面，我们已经积累了比较成熟的原则与方法来保证我们多个评价者评分的一致性。另外在结果的评定方面，我们更为看重被测者对其处理意见的理由说明，这有助于深入了解被测者进而增加我们对其管理能力评判的准确性。在这一点上，如文章开头部分的案例中，智鼎公司所做的改进与突破是行之有效的。       

　　文件筐与其他评价中心技术结合使用效果会更好

　　文件筐从其编制以及施测过程中体现了明显的优势，但其也存在一些限制而导致目前还未广泛使用。

　　首先，文件筐的编制成本很高，需要专业人员包括测验专家、管理专家和行业专家（实际工作者）三方专家相互配合。投入的人力、物力和费用都比较多。
 

　　其次，还有一个难点是，对文件筐评价技术的客观性目前还是难以保证。文件筐测验所包含公文的题目基本上都是开放式，要求被测者主观作答，他们在经验、背景、管理理念、基本素质等方面存在个体差异，其处理公文的行为方式是不尽相同的，这必然会影响到评价者的评价。而且，不同的评价者之间对此也会有不同的认识。

　　最后，文件筐主要还是采用静态的方式，每个被测者都是自己独立完成测验，评价者与被测者之间没有互动的交流，所以评价者很难对被测者实际当中与他人交往的能力和人际协调能力直接进行判断和评价。

　　文件筐的这些缺点使得文件筐测验很难大规模推广使用，西方也一般只是在选拔高级管理人员和高级官员时才使用。当前在国内，文件筐测验也多被应用于在较高层次的领导干部和管理人员招聘选拔和培训与辅导中。

　　从决策的可靠性来看，文件筐并不是一本万能的。按照评价中心的思想，为了从多角度去搜集被测者的相关信息，诸如无领导小组讨论、行为面试、角色扮演、案例分析、文件筐等结合使用才会使决策建立在更为稳固的评价根基之上。智鼎公司在多家企业的测评实践中，虽然能够对文件筐技术进行很好的把握，但出于对更为可靠的决策依据的追求，结合使用多种评价中心技术仍然是我们目前最为推荐的。

　　就智鼎在企业中使用文件筐的情况来看，目前更多地运用于对中高层的管理者的选拔与培训。另外，我们也在其他一些企业的领导力发展测评中使用文件筐测验，针对测评的结果，与被测者一起就测验中所揭示的问题进行分析、说明、以及针对性的解答，根据测评的结果，从发展的角度给出一些培训建议。虽然，我们会根据企业的实际需求充分运用文件筐测验的灵活性。但从总体来看，考虑到成本、控制等问题，目前企业更倾向于选择在中高层管理者的选拔与培训来使用它，并且，鉴于中、高层的管理者对整个企业的人力资源战略的重要性，各家企业也非常重视结合多方面的信息来进行最终决策。