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企业如何实现“人岗匹配”呢?真正有效的“人岗匹配”至少需要经历:知岗、知人、匹配三步曲。
知岗:工作分析
“人岗匹配”的起点应该是知岗,因为只有了解了岗位的我们才能去选择适合岗位的人,这样才能实现“人岗匹配”。如果脱离了岗位的要求和特点,“人岗匹配”就成会成为“空中楼阁”,失去根本。
知岗最基础也是最重要工具就是工作分析。所谓工作分析,是对某项工作,就其有关内容与责任的资料,给予汇集及研究、分析的程序。
要做的“人岗匹配”,就必须对工作人员的素质先行订立标准,而为了建立人员的素质标准,就必须对工作的职务与责任加以研究。经过工作分析所产生的岗位说明书是人力资源管理科学化的基础,在“人岗匹配”中它至少有以下四个作用:1、明确岗位所需人员的条件;2、确定岗位招聘人员所需的资历;3、根据其岗位职责确定其岗位薪资;4、根据岗位所需技能制定该岗位现有人员的培训发展计划。
工作分析的内容主要包括:1、岗位名称,用简洁准确的文字对岗位的工作任务作概括。2、岗位工作任务分析,就是调查研究企业中各岗位的任务性质、内容、形式、执行任务的步骤、方法、使用的设备、器具等。3、岗位职责分析,包括工作任务范围、岗位责任大小、重要程度分析等。4、岗位关系分析,就是分析相关岗位之间有何种协作关系,协作内容是什么?他受谁监督指挥,他又去监督指挥谁?这个岗位上下左右关系如何?岗位升降平调路线方向如何?5、工作环境分析。6、岗位对员工的知识、技能、经验、体力等必备条件的分析。
工作分析是一项复杂而又细致的工作,其工作程序主要包括准备、调查、分析总结三个阶段七个步骤:1、收集背景资料:包括机构或企业现有的背景资料,如业务项目、组织图、各部门职责等。2、设计岗位调查方案,明确调查目的,调查对象和单位,确定调查项目,调查表格和填写说明,调查时间地点和方法。3、进行思想动员,说明这项工作的意义和目的,建立友好合作关系,确保大家有良好的心理准备。4、制定行动计划,根据工作分析的任务和程序,分解成若干工作单元和环节,以便逐项完成。5、试点先行,组织有关人员先行一步,学习并掌握岗位调查的内容,熟悉具体实施步骤和方法,先抓一两个重点岗位,进行试点,取得经验。6、开展全面调查,根据调查方案,对岗位进行认真细致的调查研究。7、分析总结定稿,对岗位调查结果进行深入分析和全面总结,形成岗位说明书。
工作分析的常用方法有:观察分析法、自我记录分析法、主管人员分析法、访谈分析法、记录分析法、问卷调查分析法等。
知人:胜任素质
当我们知道了岗位的特点和要求,我们就应该进入“人岗匹配”的关键环节—知人。知人的方法有很多,如履历分析、纸笔考试、心理测验、笔迹分析、面试交谈、情节模拟、评价中心技术等等。但它们或基于人,或基于事,对“人岗匹配”的帮助都不是非常明显。
在企业管理和咨询的实践中,笔者发现在知人方面,“胜任素质(Competencymethod)”是帮助企业实现最佳“人岗匹配”的有效工具。
胜任素质的应用起源于21世纪50年代初,著名的心理学家,哈佛大学教授麦克里兰(McClelland)博士是国际上公认的胜任素质的创始人。当时,美国国务院感到以智力因素为基础选拔外交官的效果不理想。许多表面上很优秀的人才,在实际工作中的表现却令人非常失望。在这种情况下,麦克里兰博士应邀帮助美国国务院设计一种能够有效地预测实际工作业绩的人员选拔方法来解决这一难题,实现“人岗匹配”。在项目过程中,麦克里兰博士应用了奠定胜任素质方法基础的一些关键性的理论和技术。例如:抛弃对人才条件的预设前提,从第一手材料出发,通过对工作表现优秀与一般的外交官的具体行为特征的比较分析,识别能够真正区分工作业绩的个人条件。
那么企业应如何通过“胜任素质”来知人,进而实现“人岗匹配”呢?笔者认为可以通过建模、定标、评价、知人四个步骤来完成。
第一步:建模
根据自身的企业文化和业务发展,建立起了符合公司自身特点的岗位胜任素质模型。胜任素质是从品质和能力层面论证个体与岗位工作绩效的关系,是个体的态度、价值观和自我形象,动机和特质等潜在的深层次特征,是将某一工作(或组织、文化)中表现优秀者和表现一般者区分开来的基础。具体方法:1、根据岗位说明书和职位评估系统归纳总结岗位关键胜任要素,形成岗位胜任素质模型框架;2、通过管理访谈、管理层研讨,对模型框架做有针对性的调整和修正,并细化胜任特质的典型行为;在初步的胜任素质模型基础上,形成评估要素列表,制订评估框架并选择、组合评估方法,从而建立起完整的胜任素质模型。
第二步:定标
根据胜任素质模型评估各个岗位应该具备的能力。通过外部专家、内部管理人员以及需评价岗位的直接上司、在岗人员及其下属共同对对该岗位所需要的胜任素质水平做出评估,同时,参考同类组织对相应岗位的要求,建立企业所有岗位的胜任素质标准。
第三步:评价
通过对公司的管理诊断和评估,建立发展评价中心,包括心理测验(包括能力倾向测验、职业兴趣测验、动机测验、管理风格测验)、情境模拟(包括文件筐、无领导小组讨论、角色扮演、管理游戏、案例分析等)和专家面谈(包括结构化面谈、半结构化面谈和非结构化面谈)。
第四步:知人
以“人岗匹配”为原则,根据所建立胜任素质模型,应用已经建立的发展评价中心,对现有关键岗位进行人员素质评估,根据胜任素质模型和参照标准,在胜任素质的各个维度上进行比较,对不能达到任职要求的人员进行了调整和有针对性的培训。从而保证了组织调整的顺利完成,并建立起了自身独立的知人系统,将岗位胜任素质变成企业的核心竞争力之一。
匹配:知人善任
知人善任是实现“人岗匹配”的最后一步,也是能不能发现并最大限度地利用员工的优点,把合适的人放在合适的位置,尽量避免人才浪费的最关键的一步,“没有平庸的人,只有平庸的管理”。每个人都有自己的特点和特长,知人善任,让自己的下属去做他们适合的事情,这样才能充分发挥他们的工作潜能,实现人才的有效利用。
许多成功的管理者都善于识人,并把人才放在适当的位置上。
汉高祖刘邦就是一个知人善任的高手,他善于发现每一个人的特长,根据人才的特长,将其安排到合适的岗位,“人岗匹配”,让他们最大限度地、充分地发挥自己的积极性和作用,真正做到了“职得其人”“人适其职”,如用韩信带兵,张良出谋,萧何保后,都安排得有条不紊,正如他所说的:“运筹帷帐之中,决胜千里之外,吾不如子房;镇国家,抚百姓,给馈赏,不绝粮道,吾不如萧何,连百万之众,战必胜,攻必取,吾不如韩信。”这是刘邦在楚汉相争中最后获胜的根本原因。
作为一名管理者,首先要对员工的才能、兴趣等了然于胸,有了透彻的了解,才能针对某项特定的岗位选择适合的人选,让合适的人做合适的事,这样才能“岗得其人”“人适其岗”,达到人岗匹配的效果。当然,善任不是管理者的随心所欲,而是要按规律办事,在最适合的时机把最适合的工作分配给最适合的人,达到“人尽其才,才尽其用”。
牛根生曾经说过:从人本管理的角度看,人人都是人才,就看放的是不是地方,这是一个人岗匹配的问题。所以,在蒙牛选卫生工的时候,不会选那些文化程度高的,或者是家庭条件特别好的,因为这样的人对自己职业的目标绝对不是一个卫生工,也许他关心的是世界经济的发展,也许他想知道人民币汇率升降对国内投资者的影响……唯独不关心工厂的卫生,从而导致他们不会把自己全部的精力放在简单的卫生工作上。蒙牛选择的是老实敦厚的农村妇女,因为这份工作对平常基本上没有什么经济收入的农村妇女来说显得弥足珍贵,重视自己的工作,才有可能将工作做好。这才有了蒙牛工厂纤尘不染的卫生状况,才有了每天生产的安全、卫生、营养、健康的蒙牛食品走向全国,甚至漂洋过海。
在企业中管理用人,管理者一定要避免盲目的凭感觉用人,把合适的人用在合适的岗位上,这样既减少了大材小用和小材大用的现象,又能帮企业减少用人成本,更能充分调动员工的积极性,也就提高了企业的活力,这样的好事,难道不是每一个管理者所追求的吗?
