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猎头从20世纪90年代初引入中国,现已成为企业高级人才招募的重要渠道之一。企业HR与猎头公司接触的过程,既是向猎头公司介绍企业概况、发展历程、企业文化、猎头职位等情况,让猎头公司更准确把握需求人才标准的过程:也是明确企业猎头职位人才服务费用标准、操作流程及规范的合同谈判过程。而关于猎头服务合同的谈判,对于取得预期的招聘效率与效果有着决定性的影响。下面我们针对猎头合同中的关键条款予以分析(下文甲方代表企业,乙方代表猎头公司)。
猎头服务费用
【常见条款】
按照税前年薪总额的x%,其中税前年薪总额包括推荐候选人入职后的固定工资、各项补助补贴(如房补、车补、通讯补贴等)、津贴、绩效奖励和已经明确具体数额的股票、期权的总和。
【谈判思路】
1,猎头服务费用比例。猎头服务费用比例没有固定的标准,市场上猎头服务费用比例大都为所推荐人才年薪的15%-30%。具体费用的比例都是基于谈判产生的。因此,企业HR要充分了解市场行情,以免在猎头服务费用方面成为冤大头。有的企业希望降低猎头服务费用,一味的将费用比例往下压,但是作为企业方一定要明白“一分价钱一分货”,合适的猎头费用对于有效激励猎头公司,提供专业服务有非常重要意义。HR也可以将自行招聘的费用,如广告费、HR招聘人员的工资福利和办公费用、其它参与面试人员的成本等进行综合核算,作为评估猎头服务费用是否合理的参考。另外,HR要对猎头公司业务规模有所了解,一般而言,猎头公司业务规模越小,猎头服务费用比例可能相对越低。
2,年薪总额的界定。猎头公司对于猎头职位人选的年薪界定通常是将企业支付给员工的所有报酬都囊括其中,甚至有的猎头公司规定,如果薪酬是以月薪的方式进行支付,则年薪按照十三个月薪进行计算。对于HR而言,后一种计算方式需要注意两方面问题:
一是猎头服务费用核算繁琐。如果按照上述合同条款,猎头服务费用的核算比企业人工成本的核算还要复杂。为了操作简便,可以与猎头公司确定所猎头职位的具体年薪,操作中可以将推荐候选人的聘用通知书中明确的年薪数作为猎头费用核算的基数。如果企业委托的猎头职位较多的时候,还可以采用按每个猎头职位固定收费方式进行。
二是与业绩挂钩的猎头职位服务费用核算困难。上述合同条款对于以固定报酬为主的猎头职位服务费用核算问题不大,但是对与业绩挂钩的销售类职位因难以确定具体年薪,使服务费用核算的基数无法确定,从而加大了服务费用核算难度,因为销售业绩统计周期通常都是长于所聘用人选的保证期。我们会看到两种极端的方式:一种是有猎头公司规定“提成部分按照该职位100%能够完成目标时的提成比例”,但是这种规定明显是将人才选择的风险转移到企业身上。另外一种是企业和猎头公司约定,猎头服务费用待年底聘用人员完成了销售业绩以后,对销售提成予以统计后进行核算支付,这种条款明显是将人才选择的风险转移到猎头公司身上。两种极端的方式都有缺陷,因为工作业绩的产生除了人才本身的原因以外,企业本身的经营环境也有较大的影响,所以在谈判过程中,应综合考虑确定双方能够接受的年薪核算方式。
费用支付
【常见条款】
1,为保证有效开展猎头服务,甲方须于本合约签署之日起两个工作日内,先向乙方支付寻访订金。
2,从乙方所推荐的候选人办理入职手续之日起三个工作日内,乙方向甲方开具合同金额x%的有效发票,甲方在收到乙方开具的合同金额x%的有效发票后五个工作日内支付。
3,乙方推荐的候选^到甲方入职并通过保证期起三个工作日内,乙方向甲方开具剩余招聘服务费的有效发票,甲方在收到乙方开具的有效发票后五个工作日内支付剩余招聘服务费。
【谈判思路】
为了更好地激励猎头公司,比较常用的是分三期支付猎头费用,但在谈判的时候需要注意如下问题:
1,首期服务费。大部分猎头公司会要求企业支付首期的服务费用作为启动费用,猎头公司的做法是一箭双雕,既能得到启动费用,同时也能增大企业违约的成本。对于企业而言,最佳的策略不是不支付首期服务费用,虽然有的小猎头公司基于业务竞争的考虑会接受不支付首期服务费,但是后续服务质量可能无法得到保障。因此,企业可以支付一定的首期服务费用(可以是固定数)来激励猎头公司,而与企业长期合作的猎头公司则不需要支付首期服务费用。值得注意的是,有的猎头公司在合同中不仅要求支付首期服务费,甚至还规定无论何种情况下都不予退还,这显然是一种霸王条款。对于未达成猎头合同基本要求的服务,企业有权要求猎头公司退还猎头服务费用。在合同中可加入类似条款:若乙方推荐的任一人选均未能获得甲方面试(包括电话、网络或邮件等面试方式),甲方有权提出终止寻访,则乙方在收到甲方终止寻访书面通知后五个工作日内,全额退回该职位已收订金给予甲方:因甲方原因(承诺未兑现、违反劳动法等)导致候选人离职,则乙方不退还已收该职位的人才推荐服务费。
2,猎头职位取消的服务费用。如果猎头公司向企业推荐候选人的过程中,尚未有候选人录用上岗,企业要将委托的猎头职位取消。在这种情况下,企业需要与猎头公司约定猎头服务费用如何支付。猎头合作的终止如果是由于企业取消委托招聘而产生时,猎头公司前期已为候选人推荐付出了努力和成本,虽然未达成合同约定的目的,但基于公平原则,企业应支付一定比例的费用,具体比例与猎头公司协商确定。
3,候选人保证期内离职的猎头服务费用。如果企业录用的猎头公司推荐人才在保证期内离职,企业可以要求猎头公司重新向企业推荐候选人,费用按照原合同约定的执行;若企业提出终止推荐,基于公平原则的考虑,企业可以向猎头公司支付一定比例的费用。例如:若入职人才在本合同规定的服务保证期内主动离职或能力不符被甲方辞退,并且甲方提出终止该职位的再次寻访,则乙方在收到甲方书面通知后五个工作日内,退回已收该职位全额人才推荐服务费的50%给甲方。
候选人推荐
【常见条款】
乙方自收到甲方吏付的订金之日起,寻访和物色工作正式开始,并且在五个工作日内,向甲方提交拟推荐人选的综合推荐报告。
【谈判思路】
猎头公司在候选人推荐条款上往往相对模糊,但是对于企业而言,这实为最重要的条款之一。一般而言,企业HR应注意猎头公司推荐候选人的速度、数量、质量三方面。
1,推荐速度。企业利用猎头渠道进行人才招聘,是希望能够通过猎头公司快速配置急缺的人才资源。从理论上来看,只要给予招聘人员足够长的时间都能够为企业招募到合格的人才,一般企业内部人员招聘2周到岗已是较快的速度了。因此,对于猎头公司这样的专业机构,应该规定在约定时间内为企业提供合格的候选人,否则应承担一定的违约责任,企业可以在合同中列出相关条款。例如:若乙方在受托后未按照合同约定时间向甲方推荐候选人,甲方有权提出终止寻访,乙方将在接到甲方的《终止委托通知函》后五个工作日内,全额退还已向甲方收取的该职位订金。
2,推荐数量。有的猎头公司因为渠道和资源有限或为了减轻自身的工作压力,在推荐候选人时采用的方式是一个一个推荐,如果企业能够聘用的话,后面就不用再推荐了。对于企业方,没有比较就不知道哪个候选人与岗位要求更匹配,企业应当对猎头公司在每个委托职位的推荐候选人数量上提出要求,可与猎头公司约定每个职位要推荐2至3名候选人,这样能在一定程度上保证企业人力资源招聘的效果。
3,推荐质量。在猎头服务的过程中,猎头顾问应当尽到勤勉谨慎的义务,一方面要为推荐候选人负责,充分掌握用人单位的情况,委托职位的相关信息等,同时也要为企业方负责,做好推荐候选人的资历、经历、学历与业绩等综合情况调查与评估。企业可以要求猎头公司在企业方初步确定聘用人选的时候,对推荐人选进行全面的背景调查,并在合同中注明。例如
乙方有义务确保所推荐人选背景资料的真实性,包括学习经历、从业记录等,否则承担违约责任。
保证条款
【常见条款】
1,由乙方推荐到甲方上岗之人选的保证期,自该人选上岗之日起,最长不超过X个月。
2,甲方不得在乙方不知情的情况下,私自聘用乙方推荐的人选:如果发生甲方私自聘用乙方推荐人选的情况,甲方需按该人选猎头服务费的双倍对乙方进行赔偿,同时乙方将终止所有其他甲方委托职位的推荐工作。此条款在本合约签订后贰年内有效。
【谈判思路】
保证条款通常是对甲乙双方的约束,在合同谈判过程中,作为企业方既要信守承诺,也要保护自身的合法权益,需要注意三个方面问题。
1,候选人保证期。猎头公司对推荐的候选人保证期通常约定为3个月,但是对企业来讲,不同的职位试用期会有所不同。如果一个员工无法通过试用期,那么猎头公司的人才推荐工作是未达标的。企业HR在与猎头公司谈判的过程中,尽量将保证期和企业委托猎头职位自身的试用期保持一致,这样既可以让企业进一步评估推荐的候选人是否真正适合企业及岗位要求,降低人才使用风险,同时也能促进猎头公司为企业寻访到合适人选。
2,如果人选重合。基于诚信原则,企业不能自行绕过猎头公司聘用推荐的候选人,否则应当承担一定的违约责任。但是猎头公司搜索人才的途径和企业搜索人才的途径可能会出现重合,例如有的猎头公司和企业方都是通过人才招聘网站的简历库筛选人才,会出现人选重合的现象。因此,如果甲乙双方出现人选重合的情况,企业方不应当承担违约责任。所以应考虑在合同中明确这样的条款:甲方接到乙方提供的推荐报告(报告中不直接提供候选人的联系方式)后,甲方应确认其中是否有与其他渠道获取的信息发生重复。如发生重复,甲方应在收到推荐报告的当天书面通知乙方,否则双方共同默认乙方为甲方提供的推荐报告为第渠道信息。乙方推荐给甲方的所有候选人自推荐之日起的十二个月内都将视为乙方推荐的候选人。
3,出现利益冲突。通过猎头获取人才的方式是一把双刃剑。猎头公司在为企业服务的过程中,一方面能够为企业提供优质的人才推荐服务,另一方面又熟悉企业经营以及内部人才的情况。如果猎头公司反过来在企业中挖人才,对企业的利益将造成重大损害。因此,通常企业和猎头公司约定,在合同期限内,猎头公司不得在为企业访寻人才的同时,从企业员工中为其他公司访寻,不得接受企业员工的求职申请。可以在合同中加入类似条款:自本协议签订之日起2年内,乙方不得在甲方以及下属公司内在职员工中为其他单位寻访、推荐人才,否则承担违约责任。
前面我们对猎头服务合同的关键合同条款逐一进行了讨论,但也只是涵盖了猎头合同的一部分内容,对于企业而言,要用好猎头这一招聘渠道,必须全面研究猎头服务合同,了解和比较不同猎头公司的服务模式,以及市场行情,有效运用谈判智慧、专业知识,不断进行经验总结,才能充分发挥猎头的积极作用。
