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人力资源信息系统概述(HRIS in general)
一天,一家中西部保险公司的首席执行官(CEO)冲进HR总监的办公室询问他公司的福利管理策略是怎样形成的?没等HR总监回答,这位首席执行官声称公司的福利管理策略的制定应该外包来降低公司内部实现这些策略而花在新技术上的成本;但是,另一方面,他希望HR总监能和一些咨询公司联系以期望他们能帮助制订公司的福利管理策略。除非这位HR总监是一个头脑清醒的人,否则他无法正确地判断哪家咨询公司的福利管理策略才真正适合于公司,而诸如:时间,成本等其它因素则更加无暇顾及。
这是一个真实的战斗故事,由人力资源信息系统(下面简称HRIS)战场上的富有经验的HR专家匿名提供。是否听起来很熟悉,如果不是,请等一下,随着HRIS在许多公司还处在幼年阶段,这些HR的专家们很快就会遇到类似的境遇。
大概在十年前有远见的公司才开始专门为HR信息、报表以及进行决策支持设计系统;而也仅仅在五年前,才有数量可观的大公司期望能通过HRIS来进行HR相关业务处理的重新再设计。
图:1
人力资源信息系统不仅仅只是基于人力资源问题,而是建立在对经营战略(S)、组织结构(O)、文化价值观(C)等的系统研究分析之上。
高度集成化的HRIS总是需要实现一些基本的HR任务:福利管理、培训管理和招聘、人员基本信息、轮班计划、岗位管理、能力评估和一些常规的报表。而更加智能的HRIS应该支持员工自助服务,互动的语音服务(IVR),自动邮件系统和简单的报表设计。
人力资源规划的辅助决策
在现代企业管理中,为了应付频繁的企业重组及人事变动,企业的管理者可以运用人力资源信息系统,方便地编制本企业的组织结构和人员结构规划方案,通过各种方案在系统中的比较的模拟评估,产生各种方案的结果数据,并通过直观的图形用户界面,为管理者最终决策提供辅助支持,使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。除此之外,人力资源规划还可制定职务模型,包括职位要求、升迁路径和培训计划,根据担任该职位员工的资格和条件,系统会提出针对本员工的一系列培训建议,一旦机构改组或职位变动,系统会提出一系列的职位变动和升迁建议。以上规划一旦被确认,现有结构会方便地被替换。
时间管理
根据本国或当地的日历,灵活安排企业的运作时间以及劳动力的作息时间表;对员工加班、作业轮班、员工假期、以及员工作业顶替等作出一套周密的安排;与员工薪资、奖金有关的时间数据会在薪资系统和成本核算中作进一步处理。时间管理作为整体系统中的一个组成部分,而这个系统可以对人力资源管理系统的规划、控制和管理过程提供支持,为行政主管节省了大量时间。
网络时代的人力资源体系(21st matrix)
通讯领域的革命,为商业信息系统的变化起到了催化剂的作用。成熟的Internet/Intranet技术使网络时代的人力资源管理工作提出了全新的挑战。长期以来,人力资源管理一直跟不上技术的发展。如今网络却使这个最贴近员工的部门给人带来力量。许多公司把一些人力资源资料如职位空缺、福利信息等输入企业内部网。人力资源部门并没有停留在用网络向员工单向发布信息上,而是着手创设完善的互动式软件,可以让员工填表,从数据库中获取个人信息、甚至在网络上掂量各种福利项目的长短。人力资源管理在网络时代将赋予全新的思维。必将形成全新的运作模式。
传统的管理模式正受到电子商务的飞速发展的强大冲击,公司将出现一些全新的部门及职位,数据开采中心,顾客服务中心,网络直销中心,物流服务中心,员工关系中心将成为公司的核心部门,由于信息沟通及处理便捷,使得公司管理层次将大大减少,扁平式,矩阵式的组织架构将成为多数公司的组织架构的模式,项目管理小组也更为风行,在线合作将成为工作中最常见也有效的一种工作方式;虚拟经理将成为公司劳动力构成的一部分。
您还记得刚才提到的“无纸化办公”吗?所有的数据的输入都能透过员工自助服务来消除吗?答案是肯定的。
招聘管理
目前,网上招聘已显示出巨大的威力,大多数的公司都能体会到网上招聘的效率,从网上,往往能够更快地找到以往要花高额费用“猎头”过来的人才。企业可以通过Internet向外界发布招聘信息,应聘者可以根据兴趣选择空缺职位,输入必要的应聘者信息。应聘者申请一经成立,申请人就获得一个个人编号和密码。申请者可以追踪求职申请状况,查询应聘的处理过程。公司可以建立自己的人才资源库,在公司内部网络化的招聘管理系统将大大提高你的效率。网络可以帮你寻找符合你条件的求职者,世界上每个角落的人才也有机会了解你的招聘信息,你可以测评选择你公司的应征者,可以很快得到一份详尽的人才分析报告。在招聘的后台处理系统里,你可以更快得到更多的招聘工作分析报表。
在线评估
由于网络将原来遥远的距离拉近,主管可以很快看到每个来自各地的下属定期递交的工作进行指导及监督。评估及述职也在网络中实现,员工的工作地点已经不是很重要了。只要具备工作条件,他只需按计划去完成工作就可以了,员工的满意度将大大提高。在线评估系统实时录入公司所有员工评估资料,其强大的后台处理功能将出具各种分析报告,为公司的管理改进提供及时的依据。
在线培训
以网络为基线的虚拟学习中心将在一些大公司或专业的机构涌现,在线培训使得学习成为一个实时、全时的过程。公司的培训成本将大大降低,人力资源部更重要的工作将是强调员工要协作学习,自我管理,自我激励,并设计好及时有效的培训评估体系以保证培训的效果。公司将在线教育培训计划分布在网络上,员工均可更自由地选择自己想修的课程。未来网络大学也将提供各种适合社会需要的课程,包括专业为企业而设计的技术及管理课程。
沟通与员工关系
网络使得信息沟通更为直接、广泛、有效/在公司内部网上,可以建有员工的个人主页,可以有BBS论坛,聊天室,建议区,公告栏,经及公司各管理层的邮箱,员工间的沟通、住处及资源的共享使得工作率大大提高。
在内部管理方面,Intranet更加方便了员工交流,他们能够查找其它员工的电话号码、传真号码、房间号码、同事照片和email地址。员工可以通过Intranet随时查询有关他本人的工时出勤记录、工资情况、差旅申请及费用。通过这种自助式服务,雇员甚至可以修改本人的数据,这就意味着人事部门从繁重的、耗时的工作中解放出来,可以把精力集中到更高层的政策性工作中去。
使用HRIS自助服务除了更加简便快捷之外,当然还有成本的问题。但这种节约成本的潜力还不止在运用软件的过程中。虽然还没有确切的数字表明企业内部网为人力资源部门节约了多少费用,但从其它自我服务技术提供的数据中便可见一斑了。比如,药品生产商莫克公司分析了人力资源部门使用信息工作站和互动式语音反馈系统(能提供某些企业内部网功能的各种技术)前后的费用。结果发现,人力资源部门员工亲自处理一项业务要花$16.96,让他跟踪并改正错误要花$128;相比之下,自我服务技术每项业务只需$2.32。如果错误由出错的员工自己改,改错的费用也可全节省下来。
将人力资源部门的员工从上传下达角色中解脱出来,让他们能放眼更为宏大的事情,如战略规划、企业组织发展等是HRIS自助服务更胜一筹的益处。
自动化管理(Automation work flow)
由于企业的HR管理往往随着市场和公司自身的不断变化而不断变化, HR的管理越来越需要一种行之有效,性价比最高的管理分析模式或工具来满足这种业已变化的需求。
工作流的自动化管理(Automation work flow)正是满足这种企业管理的需求,同时也彻底改变了人们收集和发布信息的方式,而它也正是优秀的HRIS所应该提供的重要工具之一。
自动化管理的概念
自动化管理主要是为企业每项工作进行流程分析,综合起来即为企业的业务流程,相应的信息流,资金流,以及物流的分析。一般的操作方法为从上至下,先确定好企业的整体目标,然后将目标分解,并分解为完成目标所需做的工作,再配合于相应的部门及人员。每个岗位人员的主要工作内容,工作流程,以及该岗位人员的素质要求。
自动化管理的原则
达成目标为第一原则
员工满意
简化,及时,数据完整,准确
对人力资源产生增值的价值,包括简化培训的投入,减少招聘的支出,减少评估的盲目性
数据信息共享
自动化管理与办公自动化
自动化管理是一个BPR(业务流程重组)的过程
自动化管理是一个简化工作的过程
自动化管理是无纸化办公的前提
自动化管理与培训需求调查以及绩效评估
自动化管理可以发现企业的缺陷与人员的强弱
自动化管理可以衡量每一业务单位的主要绩效
自动化管理的好处
员工增加士气,生产率,和工作满意
人力资源部:减少行政上的负担,注重对全局的有重大意义的工作
随时进行新的工作流
业务部门减少了时间,成本,效率提高
能够发现组织及人员的不足之处,及时纠正
人力资源信息系统的量化指标(System integration)
HRIS量化的指标除了提高员工满意率和员工人均产值等基本的方面以外,在企业的价值链中,人力资源管理起着重要的支持作用,人力资源管理是否为公司的核心业务流程(研发、销售、制造、服务等)提供了资源支持,其价值如何,也是一个重要的评价标准。
HRIS提供可靠的数据给其它的相对独立的系统,同时可以获取相关系统的功能或数据供HRIS使用。这些必要而且有益的工具和方式大大延长了HRIS的寿命,从而改进了工作流程,给用户提供了更多的功能。
所谓电子化代理软件是另外一种HRIS于其它系统相结合的典型例子,这些电子化代理软件可以回答电话、处理事务、自动发送邮件从而收集和发布数据。电子化代理软件几乎可以作每件事情:从通过自动邮件作相关提醒到通过IVR收集招聘的信息。
对公司所有人力资源数据的开采将成为HRIS的一项主要工作。实时的公司人才知识结构分析,招聘管理分析,评估分析,培训分析。薪资福利系统分析,组织管理水平分析都需要专业的人员去对你的数据库进行开采,更好地挖掘、开发、管理人力资源。你的人力资源不仅仅局限于你公司的员工,而是网络时代的所有人力资源。
相信HRIS并同公司的财务、物流等系统一定会组成高效的、具有高度集成性的企业资源管理系统。
不要实施HRIS,除非您理解您的业务
(Understanding your business)
为了决定你需要什么样的HRIS,你必须首先回答一些基本的问题。如果你不能充分理解你的业务,你就无法真正知道HRIS在哪里可以帮助你。在这样的过程中,你可能需要一个专家或者顾问来帮你理顺你的业务,但首先你必须对自己要诚实。
大多数的HR人员认为他们已经对他们的业务非常了解,其实事实并非如此,尤其是在中小型的企业中。评估目前的业务,理顺业务处理的方式甚至作一些业务处理上的调整将是一个成功的HRIS的关键。
