eHR助力泰科中国灵活管理

　　作为一家跨国企业,泰科扎根中国市场至今已有24年历史。伴随着中国经济的腾飞,泰科在中国市场也实现了快速发展,从最初单纯以销售为主的企业,逐步发展为集制造工厂、销售代表处、现货库、和阀门自动化装配与维修中心为一体的全方位的泰科流体控制中国组(简称“泰科中国”)。其销售网络已经遍布全国,除在北京、上海、西安、成都、广州、乌鲁木齐、南京、重庆、香港、台北、高雄等地设立代表处外,还在全国各主要城市建立了销售服务网点,拥有员工近千人。那么,如此复杂庞大的组织架构,在人力资源管理方面有哪些突出的需求?泰科中国又缘何在众多的eHR产品中选择了万古的eHRsoft2000系统?

　　EHR的艰难应用之路

　　泰科中国的特色一开始就决定了泰科的人力资源系统不同于一般的企业。泰科中国人力资源经理徐凌波介绍说:“泰科中国在全国有10多个办事处和工厂,每个地方的人力资源管理政策都不同,但却需要全部纳入到一套系统之中,所以系统要足够灵活,能够解决多组织架构带来的种种问题,如,不仅要能根据地域、工种等信息设置不同的人力资源政策,也要能适应不同办事处之间的员工异动等问题。同时,泰科中国在组织架构模式上是职能管理与弹性组织的交叉模式,导致了泰科中国每位员工的汇报以及管理并不是单线,而是多线交叉,并且在不断的变化当中。”

　　泰科中国是在2006年开始应用HR系统的。最初,泰科中国并没有注意到这些问题,所以就造成了HR系统的应用之路并不一帆风顺。2006年,泰科中国选择应用国内某ERP厂商的HR系统,开始了HR系统的应用,但一直到2008年,这套系统都未真正应用起来。

　　负责泰科中国EHR系统技术实施的IT应用分析师权欣说:“因为这家公司专注于做ERP系统,HR系统是其近几年刚刚涉足的领域,所以无论从系统功能设计角度还是技术人员支持能力角度,都不是很理想,在使用过程中暴露出了许多问题。”

　　其中,人事管理方面出现的问题最多。例如,员工管理流程太过分散,不符合实际操作要求,员工入职、转正、离职等状态,需要在多个界面中切换,并且无自动操作或者到期提示功能;员工信息会出现对应错误的情况,系统显示的员工信息和实际维护的不一致,修改过后,又会发现出现错误;新建员工信息繁琐,需要北京或者上海的HR先行在系统中建立才可以做后续动作;员工信息分类粗糙,无法定义一些特定的员工属性,导致做数据分析和福利运算的时候没有依据,仍需很多手工的工作量才能完成;此外,WEB端薪金管理界面不稳定,会出现页面超时,或者页面无法打开的现象。更为关键的是技术支持不到位,致使很多问题一直处于搁置状态,无法解决。

　　因此,泰科中国在付出了2年的艰辛后,除了香港和北京两地仍在坚持使用外,其他分支机构的HR管理不得不又回到了以EXCLE为主的手工状态下的管理模式。徐凌波说,在这套HR系统的应用陷入有名无实的境地后,泰科中国不得不又重新启动了HR系统的选型。

　　而在经历了第一次的失败应用后,泰科中国的第二次选型能不能满足他们的要求呢?

　　追求业务与IT的完美匹配

　　“吃一堑,长一智”,在第二次选型的时候,泰科中国针对自身的HR业务特点,进行了详细的调研,整理出了对HR系统的重点需求:软件必须满足企业的业务需求,同时,性价比最高。

　　当然,在整理需求的过程中,泰科中国也付出了很多。徐凌波回忆起那段时间仍历历在目:“刚开始提出需求时,大家都太理想化了。HR内部开会的时候大家提出了很多的需求,有人说这个达不到不行,但泰科中国在考虑重要性、可实现性等问题后,最终并没有全部考虑,如有些需求通过系统来实现,性价比并不会很高”。经过几轮的反复研讨后,泰科中国制定了选型考虑的关键要素。

　　表1:泰科中国eHR选型关键考核指标

　　随后,泰科中国开始了选型之路,他们找了国内多家专业HR供应商进行筛选,最终,万古eHRsoft2000凭借多项优势脱颖而出:

万古eHRsoft2000系统架构图

　　员工自助平台功能强大。

　　用户界面比较美观,功能模块分配合理。

　　本身即具有数据传输的加密功能,可以不必要配置https。

　　多重密码安全措施。

　　支持SQL语句自定义查询,可以设置更复杂和灵活的筛选条件。

　　权限管理可以到字段。

　　自定义灵活度较高。

　　开放数据结构,可以实施自定义开发。

　　业务与IT犹如企业的两张网,这两张网的匹配程度越高,就越能更好的互为支撑。权欣介绍,为了保证系统与业务的匹配程度,“我们让HR人员、销售、财务等各个部门的负责人都参与到选型过程中,看方案、观演示、提问题,使双方充分了解”。

　　选定万古之后,泰科中国根据自己的四个核心业务需求,有针对性的选择了eHRsoft2000的四个模块:人事管理、休假管理、薪资和福利、员工自助平台。

　　好的软件,就意味着已经成功了一半,但并不意味着最终就能成功,泰科中国的系统实施又会碰到哪些问题呢?

　　实施难点,个个击破

　　企业信息化是一个遇山跋山,遇水涉水的过程,泰科中国在eHR实施过程中也遇到了难点。权欣总结难点来自两个方面:个性化设置和基础数据导入。

　　泰科中国分支机构中既有销售公司也有制造工厂,而各地的福利政策都不一样,工厂与office的政策也不一样,EHR最核心的业务就是薪资计算,如果薪资计算错误,系统将会失去公信力。如何确保系统薪资计算准确?

　　权欣说,在上线薪酬福利模块时,很大一部分时间用在了与各地HR沟通政策上,用历史数据反复试验,确认无误后在系统上更改设置,输入公式。最终能够实现,还要归功于万古eHRsoft2000在设置上的灵活性。权欣和徐凌波从IT和HR角度对万古eHRsoft2000的评价都是“灵活”,系统可以根据不同的薪资制度制定多种薪资方案。

　　同时,泰科中国实施过程中有一点比较特殊的是,虽然分支机构遍布全国,但实施却主要在北京完成,因为在与各地HR确认相应的福利政策之后,北京实施人员就可以在万古eHRsoft2000中方便的完成个性化配置,并指导各地的HR系统实施。

　　另外一个难点是历史数据导入,积累起来的历史数据非常多,但不能丢掉。如果不将历史数据导入新的系统,会造成现在的考勤和休假等没有历史依据,而且公司审计也需要查看历史数据。旧的系统一直找不到技术支持,新旧系统之间的数据格式又不一致,因此泰科中国只好自己用了近一个月的时间做了数据转换。

　　在企业信息化过程中经常遇到的人的问题,反而不是泰科中国EHR实施过程中的难点。徐凌波作为业务主管负责HR内部沟通,权欣作为IT负责人从徐凌波处收集HR的需求,与万古的项目咨询师沟通。在项目实施的过程中,有效的沟通使遇到的问题均迎刃而解。

　　不一样的系统,不一样的效果

　　到目前为止,泰科中国的HR系统已经成功应用了半年以上。徐凌波对系统上线后带来的变化颇有感受。“人事模块实现了所有信息的即时更新。包括中国大陆、香港、台湾在内的中国组都是随时有异动随时更新。另外,人事模块与员工的outlook以及全球的地址簿实现了同步。员工的电话、邮箱只要更改,第二天更新就会显现。”系统能与全球数据库同步令她非常满意。

　　薪资福利模块实现了每月即时更新。泰科中国在包括港台在内的全国各地都有分支机构,即包括工厂又包括销售公司,这就造成了薪酬福利政策的复杂性。但是在实施eHRsoft2000过程中还是一步步的实现了HR的要求,相比实施之前,对HR工作的便利性有大幅提升。

　　此前的系统对员工假期没有相应的管理功能,因此泰科中国一直采用手工方式记录统计,造成流程不规范,出现了书面请假、口头请假甚至不请假的现象。徐凌波说:“上线休假模块之后,既规范了员工的行为也规范了公司的管理。”

　　泰科中国更看重的是eHRsoft2000的员工自助平台,这也是更换EHR系统要实现的主要目标之一。员工自助平台为泰科中国的HR管理带来了两个便利:一是普通员工可以通过它请假、查工资和福利的缴纳,信息的传递更便利;二是管理人员多了一个管理门户,在这个管理门户上可以审批员工假期,还可以查询下属员工信息,管理更便利。

　　据权欣介绍,最初设想EHR系统在所有office员工中使用即可,在实施的过程中有HR提出将系统覆盖到工厂,eHRsoft2000也完全可以实现。泰科中国下属四家制造工厂,400多名工人,每月仅在发工资单上也要花费HR很多精力。员工自助平台上线后,在每个工厂放置了一台公共机,实现了工厂工人随时可自助查询自己的工资、福利等的缴纳情况。此外,对于在家办公的员工,通过员工自助平台既可查询自己的工资和休假记录,还可以在线申请休假,灵活便利。

　　徐凌波对应用eHRsoft2000给出了这样的感受:“对于HR来说,有时公司的变动很大,如公司架构的调整,我们可以做一些分析的工作,过去做一个表要花半天的时间,现在只花半个小时就能完成,其他的时间就可以去做更多的分析,给老板做一些其他的支持工作。”

　　现在,泰科中国HR管理的事务性工作已经全部由系统来支撑,当然,这对于泰科中国HR管理仅仅是第一步,但成功的第一步让我们有信心相信,未来泰科中国HR管理必将为企业的快速发展发挥更大的作用。

　　后记

　　泰科中国在万古eHRsoft2000上线之后,虽然只有半年的时间,但我们仍深切的感受到了HR人员对系统的依赖以及赞扬。万古eHRsoft2000不仅为泰科中国带来了全面的HR管理提升,使泰科中国的HR管理变得更灵活、高效。未来,其必将对整个企业管理产生有力的推动,帮助泰科中国继续保持快速发展。

　　关于泰科中国　　

　　泰科流体控制中国组隶属于财富世界500强企业——泰科国际有限公司(TYCO),是总部位于美国的一家全球性的多元化跨国企业,致力于在消防安全、医疗保健、电子、工程产品与服务四个领域为顾客提供高质量的产品和服务。泰科年收益超过180亿美元,拥有强大的财务实力,并拥有高增长行业的领先品牌。泰科流体控制隶属泰科工程产品与服务,是世界上最大的阀门、执行机构和相关流体控制产品的生产商,旗下拥有60多个品牌并在24个国家设有生产基地,其产品和服务在油气、化工、电力、石化、水处理、造纸、医药、食品和饮料行业以及特需市场处于领先地位。泰科流体控制的专业技术能为各种最复杂和要求最严格的流体控制需求提供首屈一指的全方位解决方案。

　　泰科自1985年开始开拓中国业务,目前为止在中国建立了庞大的集制造、销售、装配、维修于一体的企业,已经成为中国阀门和执行机构行业举足轻重的一员。