最强的工作方式与学习方法

　　随着IT的进化、产品低价格化,人们已经可以不用选择场所进行工作了。最新的数据技术加上记录手段的更新,人们终于找到了最强的工作方式与学习方法。

　　彩云电脑已经让公司职员的“工作方式”发生了巨大变化。彩云(互联网)上出现了一个数据存储库,在那里可以存入文档、照片、视频等各种文件,于是不用去企业办公场所也能干自己需要做的那份工作。

　　类似的网络服务早在10年前就已经出现了,并不是什么新发明。但是有一个变化我们不能视若无睹,那就是“价格”及“用着顺手”。首先是价格,硬件(HDD)价格已经非常低廉,而且容量越来越大,在网上存储也基本上能够做到免费。2004年闪亮登场的谷歌“Gmail”,在那里保存7G的内容是完全免费的,而在微软的“SkyDrive”可以免费储存25G的数据。随着数据通讯费用的固定化、价格日益走低,人们基本上可以不用考虑费用问题而自由地进行通讯了。

　　第二是在使用方面出现的变化,IT使用起来已经非常的方便。过去要在外面和企业联系的话,通常需要使用电脑,但2007年以后已经从上网本转变到使用苹果“Iphone”等手机了。

　　“彩云工作方式”在迅速改变着商业联系工具,“电子信可以随时随地接受”“节假日遇到紧急情况,最终能够找到相关负责人”。但是要用好这些数码工具,需要好好锻炼自己的脑力,学会使用这些便利的新手段。

　　工作中巧用手机

　　绿色持股公司总裁小山龙介觉得现在已经根本没有必要天天坐在办公室里工作了。有一部手机就可以完成所有过去需要在办公室完成的工作。

　　工作中需要见数不清的人,名片的管理有着特别重要的意义。小山用富士通的名片扫描机一次扫描几十张后,最后全部储存到手机中。“其他厂家虽然也生产名片扫描机,但还是有不少识别错误。我现在用的扫描机,扫描后对信息的解读非常的准确。整张名片都存在手机中以后,看的时候可以从名片的设计、字体等方面,对该企业有不少了解。”小山总裁说。作为一名商业人员,不可能把收到的所有名片天天带在身上,是手机解决了这个问题。

　　手机中的名片是按字母顺序排列的,寻找起来并不困难。对于那些常用的名片,小山则把地址也输入进去,制成一部通讯录。

　　不仅仅是名片,小山干脆把整本整本的书用扫描机扫描后,存放在手机中。他说:“只要把书拆开来,就可以像扫描普通文件一样扫描整本的书,让电脑、手机保存这些文件后,办公司里根本不用购置书架,这样能省不少地方。而且使用PDF检索功能的话,书中自己需要的部分随时可以找出来,比从整本的书上找那句自己喜欢的话,要容易不少。”

　　小山觉得,让手机能和家里及办公室里的电脑共享文件,这是他喜爱用手机的最大原因。虽然眼下的上网本同样能做到这点,但他还是觉得手机要比上网本方便很多。

　　比如说简单地记录一件事,此时可以使用手机上的“随处记录”功能。先在电脑上把电话记录、转账地址、购物一览表等等记录下来,然后把这些放在彩云上,以后不论自己走到哪里,都能从彩云上调集相关信息。特别是现在的手机,完全能够下载图像、PDF文件,Word文件及Excel表格等均,用手机看这些文件图表毫不费力。

　　“很多人喜欢把文件、表格印刷后带在身上,这完全是浪费纸张和油墨。自己的信息全部存储在‘随处记录’上,走到哪里都能看到。”小山总裁说。

　　小山总裁喜欢用的另一种软件叫“甜想”。甜想能够用来阅读Word及Excel文件,特别是具有检索功能,而“随处记录”的检索功能差了一些。有了甜想工作起来就更方便了。

　　不过也有麻烦的地方,毕竟用手机打字实在困难。“如果能使用上语言变文字的软件就好了。”小山总裁说。他还真找到了这样的软件。口述一些词汇,在手机上就变换出了文字。

　　有了这个功能,微博也变得简单了起来。微博每次能录入的文字只有140个,每篇短文有些像自己在自言自语。大家可以看别人的微博,别人也能迅速跟帖,很快能在空间聚集在一起开小会。

　　不一定每次都跟帖,看看其他人在路上的情况,就知道现在外出交通是否拥挤,晚上加班赶稿子的时候,微博告诉你现在球赛是否精彩。人能处在一种动态中,很多时候微博还把照片一同发了过来,让临场感更加栩栩如生。“生意场上也一样,很多时候在微博上和其他无关的人进行的讨论,对自己拿下项目发挥了不小的作用。”小山总裁说。

　　“每个人需要处理的信息量出现了绝对的增加,于是工作中的差错也绝对增加了起来。”小山很有感触地说。浪费分三种:首先是时间上的浪费。积攒的文件信息越多,从故纸堆中找出相关信息所用的时间也越长。第二是存放地点的浪费。那么多的文件,不用的时候总需要找个地方存放起来,结果越是不用的文件越要占用大量的地方。第三是信息本身的浪费。很多已经收集到的信息,由于没有记忆住,便又去收集了一回,或者是总在收集相类似的信息,造成了相关的浪费。

　　为了防止浪费,小山总裁采用了“一个文件袋原则”。他把所有文件都电子化,放在彩云上。“在彩云时代,主要不是看你能存储多少信息,更重要的是看你在需要用某种信息的时候,能否迅速拿到相关信息,对商场上的变化作出快速反应。”

　　无限大的微博利用价值

　　微博虽然是美国的发明,但现在在日本使用的人非常的多。其中不乏著名人士。

　　经济评论家胜间和代就是其中的一人。她说:微博“能教给自己经商的智慧,还能教给自己使用IT设备的方法,是我用过的最好的一个工具。”

　　由于在微博上能写的字不能超过140个,所以文章必须特别简洁,能够遵守这个承诺的人,谁都可以申请地址,拥有一个自己发言的微博。会话内容完全自由,可以是个人的“博客更新通知”,也可以写“日记”、“便签”,企业也能在这里宣传“产品及服务内容”,具体内容完全“根据个人的喜好取舍”。

　　现在每天看胜间“自言自语”(微博)的人有13万,如果不是著名人物,很难让这么多的人天天时时看自己的微博。有一天,胜间拿着自己的松下笔记本电脑在外面讲演,她发现这里的机器还是模拟信号的,与数字信号不对称,放出来的图片很不清楚。她在自己的微博上写了这么一句后,马上有人跟帖。告诉她“可以用USB插口与外部显示器图像卡连接,经过图像卡转换后,图像就能清晰起来。”胜间试了一下,果真问题解决了。她这时才知道,每天看微博的人中,有很多电脑高手,他们能随时解决电脑方面的问题。

　　如果想借用微博的力量把自己推销出去,特别是在商业上要取得成功,没有超过一百名以上的粉丝的话,是很难形成影响的。

　　要想增加自己的粉丝,很重要的一点是能够在微博上说一些很引人注目的话,对于跟帖要能及时回复。胜间说:“这和你在日常生活中交朋友没有什么不同。需要你去找人聊天,也需要在别人找到你时,能够和对方交朋友。”

　　如果能有5到10名铁杆粉丝,就可以把他们当做自己微博中的“舆论领袖”,保持和他们的关系,由他们把微博不断地推销出去。

　　“一个微博就相当于一个大脑,一个人所具有的经验。粉丝越多,那么这个大脑就越活跃,经验也越丰富。”胜间说。胜间有13万个追随者,这等于有一个由13万人组成的大脑,有13万人在把自己的经验、信息放在了这里。力量之大超出想象。

　　在微博上有无数的兴趣爱好者组合。这里是相同兴趣爱好者聚集的地方,有些像学校里的班级,大家共享同一种信息,讨论共同感兴趣的问题。如果在商务上能发挥起作用的话,微博将展现出一个新的世界。

　　也有与胜间完全不同的人。杠杆投资咨询公司总经理本田直之爱好使用手机。本田总经理是个IT通,但他绝对不使用微博,也不用博客。他说:“一点也没有觉得那些东西对我来说有必要,而且觉得我自己很不适合使用那些东西。”他只使用自己的手机。现在在他的衣服兜里有两部手机,一部使用了美国电话号码,还一部则用的是日本电话号码。

　　两部手机使用的软件完全相同,主要用来接收电子信、管理日程。两部手机都与他的苹果电脑上的软件连动,保证本田能用上最新版的软件。需要打电话、带某些文件外出的时候,都是通过手机来提醒,这相当于让他有了一个秘书。

　　本田总经理随身必带的几件东西是:苹果笔记本电脑、电子书、具有钱包功能的手机、IPhone手机及录音笔。他觉得有了这些就足以把工作做得很好很好了。

　　(本文选自《东洋经济周刊》2009年11月14日号。陈言编译)