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一个阳光明媚的周一,星巴克中国人力资源部门主管Molly休完产假后第一天上班,就感觉心情格外舒畅。
Molly原本十分担忧休假期间的工作问题,结果这并没有给她造成太多困扰。假期里,不论是工资发放、薪资成本分配、公积金,还是税务等方面的加密报表,Molly都处理得井井有条。她甚至还可以在家远程登录系统,实时查询公司最新的人员配备情况。
上班第一天,Molly听取了来自业务流程外包(BPO)供应商的薪酬处理专员进行的人力资源管理报告,后者详细说明了这几个月内公司组织变动的情况、人事资料的更新及相关报表,乃至对人力资源专员进行的相关培训的状况。这一切为Molly带来了好心情。
遭遇管理压力
星巴克(Starbucks)公司创建于1971年,经营咖啡豆业务,现已成为全球领先的特种咖啡零售商、烘烤商品牌的拥有者。
1998年,星巴克来到中国,在台湾开设第一家门店,翌年进入大陆地区并全面扩张。2005年,星巴克在上海成立中国分公司(以下称“星巴克中国”)。迄今为止,星巴克在中国拥有近500家门店,其中约一半在大陆地区。
对于经营跨国连锁门店的星巴克来说,人力资源管理不是简单的事情:组织机构复杂,人员构成多样,在薪资福利政策上存有显著差异;员工众多,尤其是一线服务人员流动频繁,招聘和离职时有发生。同时,对于公司中高层员工的管理,需要纳入全球一体的人力资源系统,遵循全球统一的职务分类和薪资福利标准。本地化及全球化双重体系带来的约束,对星巴克中国的人力资源管理提出了挑战。
随着星巴克中国的业务不断做大,公司人力资源管理的压力也越来越大。原有的传统薪酬处理方式已经无法满足数据正确性、流程规范性和信息安全性的要求。为了更好地专注于自身核心业务、持续降低成本、提高人力资源运作的效率、增加员工满意度,星巴克中国期望能找到一种解决方案,将人力资源管理者从繁琐的事务性、行政性工作中解脱出来,专注于更有价值的战略性工作。
选择外包
星巴克中国决定实施业务流程外包,借助专业机构的力量。
在选择IT方案供应商时,该公司考虑到本土化和地域性的问题,选择了位于苏州的明基逐鹿软件公司,并签订了长期的战略合作合同。根据合同约定,明基逐鹿为星巴克中国提供包括人事、薪酬、时间管理等在内的全面的人力资源业务流程外包服务。2006年10月1日,星巴克中国的eHR项目正式启动。
根据星巴克中国的特殊现状和业务需求,明基逐鹿决定为其设计“一站式”服务,除了建立和维护远程人力资源管理信息平台,实施相关的组织、人事和薪资管理等功能外,还包括设计和培训人力资源外包的信息交流和服务流程,以及考勤机的数据集成。
考虑到项目的特殊性,明基逐鹿让客服人员提前介入,以便让项目从实施阶段平滑转至客服阶段。在双方项目组成员的共同努力下,星巴克中国eHR系统项目一期于2007年4月正式启用,并在全国门店同步推广。
星巴克中国实现了组织与岗位管理以及员工录用、转正和重分配等流程的标准化和自动化,相关人员无需再进行复杂的系统维护和数据录入工作,即可获得完整的员工信息和薪资结果,并实时查看报表和获得当地人事政策的支持。从此之后,星巴克中国总部的管理人员能够及时准确地了解公司人事方面整体数据。
在随后进行的二期项目中,星巴克中国把外籍员工管理、招聘、培训与员工发展管理交由明基逐鹿实施业务流程外包。
在享受持续的外包服务过程中,星巴克中国人力资源部人员只需按照流程,通过数据提交方式将人事薪资事务交由服务供应商处理。明基逐鹿的客户服务人员会定期上门,收取相关材料,提交工资单和公积金缴纳凭证。
在系统使用过程中,明基逐鹿还提出改进建议,及时告知星巴克中国相关政策法规的变更情况,并在征求星巴克中国的意见后进行流程或系统改进。此外,双方还建立起应急机制,在星巴克中国各个门店能够熟练掌握系统操作的基础上,一旦出现重大系统异常,门店可以直接向明基逐鹿的客服热线寻求帮助。
如今,星巴克中国对于eHR系统带来的更好的数据质量、更高的处理效率、显著的HR成本优势以及一个更具有战略眼光的人力资源管理部门十分满意。
