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如果企业的新员工离职率高居不下,你有没有考虑其背后的原因,或许这正缘于供求双方的信息不对称,而“试婚”式的实际工作预览,将能帮你摆脱新员工离职的烦恼。
人力资源的重要性怎么强调都不为过,为了获取优秀的人力资源,企业在人才的招聘与甄选上所做的努力不可谓不多,然而,不少企业发现自己竭力招聘来的优秀人才却在入职后不久就辞职了。对企业来说,员工的流失,尤其是优秀人才的流失,不仅意味着经济上的巨大损失,同时还会对组织的整体绩效、团队凝聚力以及企业文化产生些消极的影响。如何通过有效的手段和措施来解决新人职员工频繁离职的问题,长期以来受到了人们的极大关注,然而在这个问题上,一直以来都是说的多、做的少,无效的多、有效的少。
笔者将在下文介绍种与传统招聘理念完全不同的方式——实际工作预览,来深入探讨如何解决新员工的离职问题。
何为实际工作预览
实际工作预览(Realistic Job Preview)是指企业在招聘过程中,以诚实、公开的态度向应聘者客观地展示招聘信息。这些信息既包括对公司的介绍,也包括对职位的描述:既包括积极方面的信息,也包括消极方面的信息。
那么,实际工作预览与传统招聘各有什么特点,孰优孰劣呢?
传统招聘如约会,实际工作预览像试婚
传统招聘方式下所进行的求职面试就好比约会。一开始,男女双方会尽力展示自己的优点,掩饰自己的缺点。女方可能会为了取悦对方而表现出自己对足球的喜爱,而男方也会修饰自己对卡通漫画的厌恶情绪。而当两个人结婚共同生活了一段时间后,老婆却不得不承认老公深夜喝着啤酒观看足球比赛是多么令^讨厌;同样,老公对老婆成天沉浸在漫画书籍和电影当中不能自拔的行为也会感到无比难以忍受。在婚姻关系不得不终止后,双方都感觉自己在不应该花费时间和精力的地方耗费了太多。
像上面这样的情形在典型的招聘过程中随处可见:企业为了吸引到优秀的人才,通常会极力给应聘者承诺一些无法实现的诺言,或者向其描绘一幅美好生动的未来图景,而对于与职位和公司有关的消极面则避而不谈,如频繁的出差与加班、较少的晋升空间、较低的工作保障等。当员工进入企业工作一段时间后,发现自己所期望的与实际存在的相差很大时,必然会经历心理上的落差感和失落感,一部分员工就可能会选择离开。
相对于传统的“推”式招聘手段,实际工作预览则是一种“拉”式的招聘策略,它主张以诚实、公开的态度去吸引求职者,从某种角度讲这更像是试婚。这种诚实、公开的价值主张会贯穿整个招聘过程始终,包括从招聘广告的发布到应聘者的面试再到公司的现场访问,到最后合同的签订。当应聘者能够得到足够全面和充足的信息时,他们通常会根据自己的能力、个性来与应聘的职位进行比较,真正愿意干这些工作的人最后会留在组织当中,而对于那些认为自己不适合或者不愿意干这些工作的应聘者,他们会做出更加理智明确的决策,而这也正是公司所希望看到的。
“约会”与“试婚”熟劣熟优
在传统的招聘方法中,存在的最大的一个问题就是招聘广告的内容与实际情况的不符。调查研究表明,公司与应聘者在对招聘广告的内容与实际情况一致程度的判断上存在巨大的差别:56%的企业认为,发布的招聘广告与实际情况是一致的,只有14%的企业认为不一致;而应聘者当中认为二者一致的比例仅占总人数的4%,有72%的应聘者认为两者不一致。此外,模糊不清的广告内容以及诱人的招聘条件也常常会给应聘者造成一些困惑。
尽管这种招聘方式能够帮助企业吸引到更多数量的应聘者,从而有助于企业从一个更大的人才池中挑选自己满意的人才,然而,它给企业所造成的潜在损失可能会超过给企业所带来的好处。具体表现为:传统的招聘方法可能会增加员工在实际工作中“现实冲击”(Reality Shock)发生的可能性。“现实冲击”指的是期望与现实不相符合时所造成的一种心理上的失落感和挫折感。这会导致新员工工作积极性下降、工作不满意度上升以及工作绩效下降,以致破坏员工与企业的“心理契约”,进而导致大量离职。一项研究结果表明,无论出自什么原因,重新招用一名普通员工的成本要花到该员工年工资总额的25%左右。这个数字可能还比较保守,因为它并没有把间接的绩效损失等成本包括进来。
从实际工作预览与传统招聘方式的实施流程上,我们也能看到二者在招聘效果上的差别。(见表1)
一项针对2500名普通员工的研究表明,在接受工作机会之前就获得了实际工作预览的应聘者比那些没有获得实际工作预览的应聘者有着更高的留任率。在入职18个月之后,实验组的留任率为65%,而对照组的留任率为35%。两年之后,实验组的留任率为48%,对照组的留任率为26%。三年后,留任率分别有所下降,各为41%与21%。
无独有偶,Premack和Wanous1985年的一项研究结果也显示,实际工作预览能够提高员工的留任率,尽管它在不同行业、不同公司的实施效果有差异,但它对于提高员工的留任率无疑是大有裨益的。例如,对于员工留任率为50%的公司来说,实际工作预览可以帮助公司提高12%的留任率。而对于留任率为80%的公司,实际工作预览也能提高6个百分点的员工留任率。
总的来看,尽管有人担心将公司和职位方面不好的消息告诉给应聘者可能会将许多优秀的应聘者吓走,但从长期来看,实际工作预览有助于提高员工的工作满意度、组织忠诚度和留任率,是值得推广和实施的。
从理论到实践,让实际工作预览落到实处
实际工作预览为何更加有效
实际工作预览之所以能对员工的离职率、工作满意度以及组织忠诚度产生积极影响,主要是因为其背后有以下四个理论机制在发挥作用。
·“自我筛选”机制
“自我筛选假设”认为,实际工作预览是个更有效的自我筛选工具,接受了实际工作预览的应聘者如果发现工作的方方面面没能满足其需要的话,就不会接受这份工作。而那些接受了实际工作预览并愿意接受工作的应聘者则更可能对工作感到满意,也更不会有自发的辞职行为。
·“预期满足”机制
实际工作预览能影响员工满意度的第二种解释是,因为它能降低人们对工作的过高期望,也就是说那些工作期望得到如实满足的员工可能会对工作更为满意,也更不可能自发辞职。传统的招聘方式往往会导致应聘者形成对工作的高期望值,而实际工作预览则是通过帮助应聘者树立一个正确合理的工作期望来减少员工的心理落差,从而增加员工的工作满意度。
·“困难应对”机制
一个新员工如果在入职之前,就得到了关于工作中将要面对的问题方面的信息,如大量的文案工作、高负荷的工作强度等,那么当这些问题真正出现在以后的工作中时,他就能更好地应对,甚至在这些问题出现之前就已经有了应对问题的具体措施。所以说,实际工作预览不仅有助于应聘者做出更加合理的决策,也能帮其在入职之后更快地融入到组织和工作中。
·“诚实开放”机制
第四种解释是:实际工作预览能营造和树立一种诚实和开放的氛围。如果做了实际工作预览的话,那么应聘者会认为企业在是为他们着想,是诚实的、人性化的和值得信赖的。实际工作预览通过给应聘者提供充分的信息,让其对自己所做的决策有一种更大的责任感和承诺感。他若是接受了这份工作,就会以一种更为积极的态度来对待这份工作,从而会降低主动流动的可能性。
五步实施实际工作预览
实际工作预览的开发和实施是一项系统工程(如图1所示),它需要周详的计划、合理的组织以及认真的执行。在实际工作预览实施之后,也并非就意味着实际工作预览可以自行发挥作用,还需要一个完善的过程监控。同时,在实施一段时间以后,对实施的效果进行及时评估也是必不可少的。
·步骤一:确立三条基本原则
开发与实施实际工作预览应遵循以下三条原则:
一是可信性。即实际工作预览所描述的职位信息必须是与实际情况一致的、值得依赖的。这是实际工作预览与传统招聘方式最大的差别之,也是开发与实施实际工作预览所应遵守的最重要的原则。
二是准确性。实际工作预览中所包含的关于职位正负两方面的信息必须是客观、公正、准确无误的,不能带有任何夸张成分在内。
三是全面性。即实际工作预览所提供的信息不仅要包括职位信息,还要包括与职位相关的信息,如上下级关系、同事合作、工作环境等。同时还应包括对与组织有关的一些信息的介绍,如公司薪资政策、晋升渠道与方式、休假制度等等。
·步骤二:实际工作预览的立项
对中小型公司来说,考虑到时间和经费,开发和实施实际工作预览的过程可以采用非结构化的方式进行;而对于大型公司来说,由于实际工作预览独特的应用价值,不管从经济效益上来说、还是从管理效率上来说,成立一个专门的项目小组都是十分必要的。
笔者认为,实际工作预览的项目小组至少应该包括以下三种人员。首先是人力资源部门的专职人员,他们负责实际工作预览所需信息的收集与整理、实际工作预览的实施与过程监控以及最后的效果评估。其次是从各部门抽调的相关职位上的现任或前任工作人员,他们负责信息的提供,并在开发过程中接受必要的抽调,以配合实际工作预览的开发与实施。最后是高级主管,他们负责对实际工作预览内容的审核与评估,并提供必要的支持和指导。
·步骤三:实际工作预览的开发
实际工作预览的开发主要包括四个方面的内容,分别是信息内容的确定、信息的来源渠道、信息的收集方式以及媒介的使用。(如图2所示)
·步骤四:实际工作预览的实施
基于“付出形成承诺”原理(即一个人在某项活动中投入的时间和精力越多,那么对这件事隋的承诺度就会越高,也倾向于更不愿意放弃这项活动),实际工作预览应该贯穿整个招聘工作的始末。因此,在招聘活动开始之初,就应该通过各种媒介向应聘者展示实际工作情况,越早展示越有助于他们做出更加理智的求职决策。否则,如果在招聘后期再向应聘者展示,那么应聘者就有可能会违心地接受这份看起来并不适合自己的工作,因为他觉得自己在这个求职过程中已经投入太多了。
当然,并不是每个人都赞成这种做法。有人认为,过早展示实际工作预览一来成本付出较大,二来难以得到高级经理的批准,因为向太多应聘者展示关于公司与职位的消极信息有可能会让他们感到不自在。因此,他们赞成在应聘者人数所剩不多的时候再实施实际工作预览,这样既能节省开支,又容易获得上级的同意。
然而,这么做虽然从经济上来说可能是有效的,但它却违背了实际工作预览的宗旨。实际工作预览的根本目的在于是降低员工的离职率,而如果在招聘后期才实施的话,就有可能导致那些不太理想的应聘者进入公司,并最终导致员工离职率的上升。因此,为了保证实际工作预览实施效果的最大化,其实施还是应该安排在招聘活动的初期进行,并且应贯穿整个招聘过程。
·步骤五:实际工作预览的效果评估
评估的目的是为了更好地实施。在实际工作预览实施过程结束后,公司要对这项工作的实施效果进行及时的跟踪检测,以便发现实施中存在的问题,指明改进的方向。一般来说,评估的内容应该包括以下三个部分:
第一,信息内容的评估。即通过访谈、问卷等方法检验哪些信息对应聘者来说是多余的、无效的,哪些信息还没有包括进来,哪些信息需要修改等等。此外,还应该评估信息内容中描述性信息与判断性信息的比重是否合理,以便在下一次实施中进行调整。
第二,实施方法的评估。即进一步确认哪一种媒介方式对应聘者来说更容易接受,何种媒介的实施效果更好,成本更低。通常来说,书面形式的实际工作预览成本低,效果一般;而音、视频形式的实际工作预览正好相反,成本高,但效果要比书面形式的实施效果好。
第三,实施效果的评估。在评估实际工作预览的实施效果时,尽管企业可以采用多种方式,但有一种直接、有效且可行的途径就是对比实验组成员与对照组成员在员工离职率上的差别。
最后需要指出的是,尽管实际工作预览在员工离职率方面表现不俗,然而它的实际作用可能会低于我们的预期。这是因为,员工的离职行为除了受企业具体的招聘手段影响外,还与个体差异、组织差异有关。针对某个具体岗位,如会计,那些之前有过工作经验的比那些没有工作经验的应聘者受实际工作预览的影响可能更小,而组织文化的不同以及不同组织在实施实际工作预览的差异也会对员工的离职行为产生不同的影响。而且,人力资源管理相关的配套措施是否健全,也会对实际工作预览的实施效果造成影响。
无论如何,实际工作预览作为一种新的招聘理念和手段,无论是从学术研究角度,还是从实际应用角度,都应当受到我们的重视。对于那些有着远大抱负、渴求人才、雄心勃勃的企业来说,是到该认真考虑实际工作预览的时候了!
