电邮不是“呈堂证供”

　　有时,邮件被赋予了一些新功能,这样做是迫不得已吗?

　　在某些跨国企业,邮件作为主要工作及沟通手段,在加速资源共享、提高工作效率之外,还被添加了一些“不可言传”的新功能。

　　某日去和一个代理商开会,刚一见到我,代理商销售总监的抱怨就劈头盖脸而来,大意是说我们公司的渠道政策自说自话,不给他们发表意见的机会就定下来了,忽略了很多营销方面的特殊情况,他们拿到政策后经常会执行不下去。

　　听了他的抱怨我很惊讶,根据我以往的经验,每次我们制定渠道政策之前,都会给几个总代理发策划方案,然后汇总他们的反馈进行修改,最后才会确定方案发送出来。当然,其间的沟通都是通过电邮。

　　“我们做销售的一天都泡在外面和客户打交道,很少有时间看邮件。”这位销售总监说出了他的疑惑:“可我几乎每天都见到你们的客户经理,他倒是说了好几次让我看邮件,但他为什么就不能直接问我的意见呢?”

　　我当然知道“为什么”。跨国公司通常需要一切文字性的记录来备档,说白了就是,我们的沟通需要“呈堂证供”。

　　直接跟客户或代理商沟通是很正常的事,这也是最原始最有效的沟通方式。客户经理为什么老是强调让他看邮件,而自己却不直接跟他交流,然后替他们向公司反映情况?因为制定渠道政策的,不是公司的客户部,而是渠道运营部,邮件当然是渠道运营部门发出来的,客户部的人就不便越俎代庖替客户和代理商回答问题,因为运营部会以不是第一手回馈而不予采信。

　　另外,对于这些跨国公司管理系统框里的职业人来说,口说无凭!公司怎么知道你汇报的问题是你自己主观意见,还是客户、代理商真实的反馈?

　　吃过几次苦头的客户经理们都知道,如果没有文字记录在案,说过的话可改口——或者不承认,还有的人干脆就忘了——或者借口忘了。因为客户和代理商跟你的工作重点不完全一样,他们总会有意或无意地不把你的工作重点当回事,这时候,只有亮出“呈堂证供”,才能堵住他们的嘴。

　　出于这种心态,明明可以三言两语得到的信息,他们也不肯直接和客户沟通,有时候甚至明知客户的真实意见,如果客户不发邮件,他们也不跟公司反映,直接把邮件变成了“免死金牌”。

　　不能改变别人沟通的首选方式,让自己变得兼容些,或许是面对这种职场潜规则的处理之道。比如,如果知道对方没有读电邮的习惯,在邮件发出后主动电话口头沟通一下邮件内容?或请对方在方便的时候,也配合一下我们的工作,哪怕回个简短的邮件表明立场也好。如果碰到一等一的大忙人,也不要守株待兔,给他打完电话后,干脆自己再写个邮件,把刚才包含他观点的谈话内容记录下来,发去请他确认,并记得在他答应回复的时间,给他发个亲切提示的手机短信,请他回个“好”“OK”“收到”都行。如此周到的“邮件售后”服务,加上之前电话里的倾心沟通,对方就算是铁石心肠、忙得四脚朝天,也不好意思不配合一下你的工作了。