何时有必要建立人力资源部门？

　　一个公司应该有多少雇员之后才需要建立人力资源部门?随着公司的成长,有必要使用人力资源管理功能,但是这并不需要成立一个人力资源部门。事实上,30年来的经验表明,直到该公司至少有50名员工,此“部门” –其实是一种职能-可以由一人组成或掌控,而那个人往往会感到沮丧。借助外包薪资管理和写作初步的雇员手册等事项和如今众多的人力资源软件,一个人应该能够完善和执行此职能。

　　当然,这一主旋律也有变奏。在一些公司招聘是一个主要的活动,有可能需要有一位人力资源行政人员或“福利人员”和一位招聘人员。但在大多数的小公司一位办公室经理就够了。

　　以往,其他人都不想或没有能力承担的职能和责任使得公司需要成立一个人力资源部门。从招募培训新员工,写工作说明,跟踪出勤率,建立和监督公司政策,到监督福利,人们需要一个人力资源通才来协助高级管理层建立结构和控制行政费用。事实上,我很久前就觉得人力资源人员最初的头衔应该是“行政经理”。

　　假设你被聘请和要求设立一个人力资源的功能,你需要做什么?

　　第一步是确定意识到这一职能的必要性的经理的期望。在非常小的公司,这往往是老板或最高级经理。他或她刚从有一个律师或一群律师参加的研讨会回来,被律师指出的遵守联邦及州劳动法规的复杂性吓得要命。用下面列出的一些职责,与该经理完成一份至少列出职务涉及范围的工作说明。

　　在此之后,确定一份有关你的公司的守则。最基本的是有关工资和工作时间,员工类别,雇佣资格确认表 ,统一综合预算协调法案,休假(包括规定因地区而异的产假和家庭假期),性骚扰,以及很多其他的事项。然后,确定你是否需要有一本员工手册或其他正式的守则和程序手册,涵盖从把公司建立为自由雇佣的公司到福利的一切事项。如果已经有一本手册存在了,确定它遵守联邦和各州法规且符合公司的最佳利益。

　　是否所有的基本政策都被包括了?这些政策可以被按组分为就业条件,福利和纪律程序。是否有一个指出的企业和员工的权利和义务的平衡?

　　看看现有员工档案,如果没有档案存在,收集所有文件成为一份连贯的人事档案。至少,你应该有就业申请表或简历,公司雇员的报税表,员工可能签署的保险单,和绩效评估表。我也希望看到员工工作的开始日期,表现评语,升迁和工资变化。由于人事记录仍然依靠纸张和文件,不要过于依赖电脑档案。(此外,这类电脑档案似乎在当今经常消失。)

　　谁来管理薪酬?过去人力资源部和会计部总是争着管理薪酬。我不知道为什么会有人想管它,它也确实更属于会计范围。但是,如今的做法是外包薪酬管理给薪酬管理服务商(或是一家可以提供这种服务的银行) 。公司虽然仍有通知薪酬管理服务商员工个人工资的变化,扣减,和最终支付的责任,但薪酬管理服务商是以后的方向。薪酬管理服务商在服务的质量和数量上会有不同,所以你需要比较。不要让一个薪酬管理服务商卖给你超过你所需要的服务...这意味着你必须对你的需要做一些研究。

　　福利管理应独立于薪酬管理。即使你拥有世界上最好的经纪人(你只需要每半年考察他一下),你也总是有此类的内部管理。此外,你将承担回答有关保险类型,各选择的不同之处和雇员成本的问题的责任。人力资源人员能够对公司做出贡献的方式之一就是控制福利成本,这意味着定期审查有关政策,确定不会有直接或间接增加保费,福利却减少的情况。

　　应当有一个人负责新员工的培训。告知新员工的福利待遇和公司的政策,所以你需要是这方面的专家。

　　公司有赔偿制度还是更像随意提议?是否有工作描述?职务说明?赔偿与责任挂钩吗?工资增加与对公司的贡献挂钩吗,即按业绩计薪?你需要一个分级补偿制度吗?与主流意见不同,我不能肯定一个有少于50名员工的公司需要外聘一名薪酬分析专员。我知道一个有少于20名雇员的公司就不需要这样做。同时,这些问题也都只是反问句。

　　人力资源具有你应该考虑的信息功能。政策的变化,福利的变化,甚至法律的改变必须通知给所有员工。主要的变化可能要求培训,如几年前的有关性骚扰的事项。医疗保险的重大变化(与失业保险或伤残保险不同-对有伤残保险的州而言)需传达给所有受影响的员工。因此,人力资源人员在信息循环中承担传递的角色。

　　我已经离开了招募工作,因为它可以是,但并非总是较小公司的主要功能。一些小公司非常稳定,也许在12个月的时间只雇用一个新雇员。另一些公司是在竞争很激烈的行业,招聘本身可以是一个职能。面试,选拔和安置员工是招募工作的一部分,其中的技巧十分重要。聘请了错误的人会付出极其昂贵的代价。因此,如果招聘是一个重要的职能,符合该公司的最大利益的做法是,有专业的招聘人员和另一名雇员来处理所有其他职能。(招聘人员必须精通福利,政策和程序,但他或她的主要职能将是用“最合适”的工资找到和雇用最好的员工,也就是说,工资会让申请人满意并且公司负担得起。)

　　当然还有其他的责任,但它们应被视为次要的。虽然多样化可能在 “社会性头脑”经理的名单上高居前位,如果仅强调诸如此类的事项或非事项,不要期望可以坐上主管的位子。尽可能呆在与风险管理,规划和成本有关的领域吧。

　　委托别人准备圣诞晚会和公司野餐应该是你的首要任务。不要成为公司的“油轮总监”。你有更重要的事情要做。