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总部位于亚特兰大的Georgia-Pacific在美国、加拿大和另外11个国家的近600个工作地点拥有75,000多名员工,年销售额达251亿美元,是世界领先的纸张和建筑材料制造和经销商。其建筑材料经销机构是全国领先的建筑材料批发商,而Georgia-Pacific是木材、建筑木料和石膏墙板的领先制造商。
多年来,Georgia-Pacific的分散经营模式导致人力资源和时间收集流程的开发和实施显得陈旧、效率低下并缺乏足够的技术支持。为了解决这些问题,Georgia-Pacific购买并安装了Kronos解决方案,包括一套劳动力管理集成应用和数据收集终端。
这些Kronos系统使Georgia-Pacific得以成功地实现了所有劳动力管理流程的自动化,取消了其曾经依赖的分散式系统。这一全面的劳动力管理系统立刻为Georgia-Pacific带来了优势,包括改进劳动力成本管理;提高准确、即时信息的可用性;取消多余的开发和支持人员;以及将总体工资处理时间降低三分之一。
鉴于Georgia-Pacific所获得的如此大的收益,它赢得了Kronos最佳实践奖,以表彰公司在协调劳动力管理系统与整体人力资源和战略目标,以及利用单一集中数据库整合庞大劳动力和多站点管理方面所取得的出色业绩。这些奖项每年颁发给在应用前沿劳动力管理技术方面表现出众的机构。
在部署Kronos解决方案之前所采取的人工流程
在实施Kronos解决方案之前,Georgia-Pacific的整个劳动力管理流程,包括收集时间和出勤数据、处理工资和各种HR和IT活动,都是人工处理的。例如,Georgia-Pacific的员工需要填写和提交书面考勤卡,再由监督人员收集、编辑和查看这些考勤卡,然后才能用于工资发放。
这样做有哪些缺点呢?“我们的人工系统效率不够高”,Georgia-Pacific的信息资源经理
Ted French回忆道,“我们存在多余的系统,而且不能访问即时劳动力数据。”French先生和他的团队十分清楚,如果他们能够缩短总体工资处理时间,就能显著节省成本。因此,Georgia-Pacific
决定实施一个自动劳动力管理解决方案,并向Kronos寻求帮助。
Timekeeper Central的新优势
1993年,Georgia-Pacific开始与Kronos合作,部署Timekeeper Central软件及其Timekeeper数据收集终端。事实证明,两者的结合正是Georgia-Pacific所寻求的解决方案。员工无需再填写书面考勤卡,他们只需在Timekeeper终端前刷ID胸卡即可。时间和出勤数据由终端负责收集。这一流程快速、简便,而且极其有效。
“Timekeeper Central的安装立即获得了成效”,French表示,“我们提高了正确劳动力数据的可用性,取消了耗时、重复的劳动,并将总体工资处理时间缩短了三分之一,大幅改进了劳动力成本管理。”
“到1998年,100多个Georgia-Pacific站点采用了Timekeeper Central。两年后,安装已扩展至 200多个站点,以及大约40,000名员工和近3,000个数据收集终端”,French先生表示,“我们发展得非常迅速。”
凭借Workforce Central,Georgia-Pacific能够在一个系统中为整个机构集中劳动力相关数据和流程。Georgia-Pacific 升级至 Workforce Central
在 1999和2000年,两次大型并购使Georgia-Pacific增加了30,000多名新员工。面对突如其来的如何将这些新员工快速整合入其工资系统,并同时继续满足业务的需求,Georgia-Pacific断然做出决定:是时候进行升级了。Georgia-Pacific选择了Kronos的旗舰产品— Workforce Central套件。“之所以选择Workforce Central,是因为它能够在一个集中数据
库及其基于Web的架构中管理所有员工数据,这种设计使数据可以在企业中的任意地点间共享”,French先生表示。
French先生对升级所带来的一些优势是这样解释的,“最近,我们完成了Workforce Central在第一个站点的安装。Workforce Timekeeper (Workforce Central套件中一个重要组件)使我们能够管理Kronos系统中的带薪免税员工,因而取代了我们自行开发的时间管理应用,显著地降低了支持成本。”
Workforce Timekeeper软件负责收集所有劳动力数据,利用其功能强大的计算引擎执行Georgia-Pacific的公司薪金支付规定,包括加班、迟到和工作调动等。该信息被直接发送给
Georgia-Pacific的工资和其他
●企业类型:纸张和建筑材料大型制造和经销商
●员工人数: 75,000
●部署的产品:
Workforce Central套件和Timekeeper数据收集终端
●工作地点:
600个“之所以选择Workforce Central,是因为它能够在一个集中数据库及其基于Web的架构中管理所有员工数据,这种设计使数据可以在企业中的任意地点间共享。”
Ted French,高级分析师
第三方应用。Workforce Timekeeper能够在整个机构中准确、统一地执行该功能,与Georgia-Pacific过去所采用的分散方法相比,有大幅的改进。
Workforce Central之所以如此高效,另一个原因在于它真正基于Web的应用。“此举能加速实施,从而真正大幅度地降低成本”,French先生解释道,“差旅和其他支持成本的降低使初始节省便超过50万美元,随着Workforce Timekeeper在其他机构中的进一步部署,这一数值还有望提高。”这一基于Web的解决方案在其他领域也颇有应用价值。“减少了硬件需求使我们得以在不满足其他厂商应用要求的站点部署Workforce Central,而实施周期短则能帮助我们在截止日期前完成部署”,他补充道。Georgia-Pacific还将Workforce Accruals模块用于员工节假日、生病和其他休假时间的自动收集和计算。“通过实施Workforce Accruals,我们将能准确地跟踪和管理员工的休假时间,从而降低劳动力成本”,French解释道。此外,Workforce Accruals还能帮助减轻FMLA的压力,满足其他法规遵从要求。
有效的集成
Kronos解决方案的另一个优势是能够利用Kronos Connect集成解决方案与人力资源、工资和其他应用紧密集成。“这对Kronos WorkforceCentral套件是一个完美的补充”,French先生表示,“Workforce Central和Kronos Connect的结合使我们能够构建一个界面,将员工人数和Kronos专用数据直接从我们的人力资源和工资系统中调出。因此,员工数据在其实际受聘后的20分钟内即可出现在Workforce Timekeeper应用中。按照我们从前的流程,该数据则需要三天以上的时间才能应用。”
Kronos劳动力管理解决方案的实施在帮助Georgia-Pacific实现改进工资系统目标的同时,也获得了显著的业务优势。这些优势包括节省时间和金钱、简化运营,以及提高效率和生产率,并能不断提高公司的利润。
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