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PepsiAmericas公司是整个Pepsi集团的第二大瓶装饮料制造商,在18个州拥有125个销售和制造中心,全球员工超过1.5万名,年销售额达32亿美元,是名符其实的大公司。
但是经营规模巨大的公司难免会遇到一些业务挑战,对于PepsiAmericas公司也不例外。具体来说,该公司目前的人工工资支付流程极不灵活,无法有效支持员工数量的大幅度增长或公司所需要的复杂薪金支付规定,给公司带来了沉重的负担。
通过采用Kronos的Workforce Central套件,包括用于时间和劳动力管理的WorkforceTimekeeper.应用,PepsiAmericas成功解决了以上难题。该产品使PepsiAmericas实现了整个工资支付流程的自动化,同时获得了其它许多优势。为嘉奖PepsiAmericas在利用Kronos技术大规模简化复杂薪金支付规定方面取得的成就,Kronos为其颁发了最佳实践奖。这些奖项每年颁发给出色地应用Kronos技术的机构。
激进的并购战略带来重重隐患
但在过去使用低效的人工工资系统时,PepsiAmericas无法想象会取得这样的成功。在公司实施了一项大规模扩展和并购战略之后,员工数量在五年内增加了一倍,这时严重的问题开始暴露。PepsiAmericas公司的工资主管Adele McCarty生动地描述了这种爆炸式的增长对PepsiAmericas的工资处理系统产生的负面影响。
“我们的小时工和全职员工从4800名迅速增加到现在的1.2万名(国内员工)。我们的工资系统根本无法支持这么多的员工。问题的一部分是员工数量过多,我们无法在短时间内完成工资统计。另外,随着人数的增多,薪金支付规定和工会政策也相应增加,要统一并且正确地满足这些规定和政策的要求,需要投入大量的人力和时间。”
众多选择
问题的核心是PepsiAmericas收集员工劳动力数据的方式。公司125个运营地点大多使用不同的数据收集方法,其中的20%使用基于DOS的自动化解决方案,其它地点使用机械式计时钟和纸质考勤卡。这是问题真正的根源:数据收集完成后,PepsiAmericas的工资专员必须在工资发放中应用针对5100名工会员工的70多个工会合同、1000项薪金支付规定和860项公司工作规定。
将其称为一项具有挑战性的工作还远远不够。McCarty说使用这种老方法计算工资困难重重。“工资发放在星期三进行,这就意味着所有运营地点必须在星期一提交整合的工时表。我们的工资专员只有两天的时间将工时和收入输入到主工资系统。这会造成许多问题:长时间忙碌、过度加班、录入错误,有时甚至无法在规定时间内完成任务。”所有这些都对PepsiAmericas的生产率产生了不利影响,而且浪费的时间、人力和资金也影响了公司利润。
PepsiAmericas意识到公司需要采用一种自动的劳动力管理方法或象McCarty所说的:“我们需要Kronos!”
利用Kronos系统迅速取得成效
在对几家供应商进行了仔细研究之后,PepsiAmericas选择了Kronos及其强大的Workforce Central套件。“我们选择Kronos是因为它使我们能够轻松地设定具体的薪金支付规定,也就是说我们成功地实现了多数工资流程的自动化”,McCarty说。
整个工程的第一步是安装175个Kronos数据收集终端。“这一点很重要,因为这样我们就可以在整个公司内部统一地收集员工的工时和出勤数据”,McCarty说。现在,PepsiAmericas的员工不需要再填写纸质表格,他们只需在终端上刷一下带条形码的ID卡,系统就会立即记录他们的数据。纸质表格和机械式计时钟已成为过去,但最重要的是,整个流程再也不会浪费时间、资金和人力。
“在快速部署方面,Kronos超出了我们的期望。我们仅仅用了八周就使首批用户启用了新系统,在6个月内完成了第一阶段的部署,使7500名员工进入该系统。第二阶段工程在3个月内完成,有2000名小时工开始使用Kronos。在多数企业的软件实施中这种速度几乎是绝无仅有的。”
薪金支付规定问题迎刃而解
实现自动化仅仅是获益的开端。员工的劳动力数据直接输入到Workforce Central应用中保存,以备以后进行工资处理时使用。这一过程几乎是无缝的,因为Workforce Central与PepsiAmericas的PeopleSoft工资系统直接集成。
Kronos系统帮助PepsiAmericas实现了一个重大的部署目标。“我们的一个主要目标是将管理员工时间的任务交到员工、主管和经理手中,而不是工资专员手中。实施Workforce Central应用帮助我们实现了这个目标”,McCarty表示。
“Kronos系统提供了一个强大的薪金支付规定引擎,能针对员工的工时和出勤数据应用我们的具体薪金支付规定和工作规定。这就意味着工资专员不需要再解析薪金支付规定或工会合同。”
这是一项重大的改进。“在采用Workforce Central前,工会经常因为薪金问题提出抱怨。现在这种现象已经消失。自从使用Kronos的解决方案后,工会未曾因为工资错误问题发出任何责难”,McCarty称。
其它重要优势
另外一项主要的改进是PepsiAmericas发现他们能够有效地管理享受佣金的员工带薪假期内的平均每小时工资。“我们有大约4600名享受补助的小时工,他们从产品的发送中获取佣金,过去计算他们的假期工资是个非常繁琐的过程。例如,卡车司机的工资基于佣金,因此我们计算休假工资时使用的标准是基于他们上一年的W2收入”,McCarty表示。
Kronos系统成功解决了以上问题。她解释说:“在部署的每个阶段,我们计算了每个卡车司机的平均每小时工资,并在Workforce Central中加入了工资代码。只有在佣金员工要求支付个人休假或公共假期工资时我们才使用这些代码。现在系统自动计算佣金。”她还指出,他们能以40小时为增量单位创建单独的假期审核流程,消除了多个人工流程。
现在随着投资力度的加大,PepsiAmericas计划继续改进内部流程并消除错误。McCarty表示:“Workforce Central帮助我们实现了人工流程的自动化,提高了总体效率和生产率。所有这些改进都对利润率产生了积极的影响。”
