超越HR的劳动力管理软件

　　新劳动合同法在2008年1月1日正式生效,它的作用正在显现出来。劳动力管理软件能通过排班优化减少不必要的加班和窝工,提高对劳动力的使用效益,规避潜在的劳动争议和法律成本。

　　连续几日作战到深夜,几天没有合眼,连续几天加班加点……这是不少公司内部总结时常用的句子。充分使用廉价劳动力的成本优势,曾经是不少企业成功创业的秘诀之一。可是,在新劳动合同法实施的背景下,劳动者的维权意识正在加强。靠挤压劳动力来提高产品竞争力的方法,越来越多地遭到劳动者的抵制。劳动力管理软件开始进入管理者的视线,它可以帮助企业实现有效的工时管理、排班管理和缺勤管理,从而在合法的范围内提高劳动力的使用效率。

　　被IT遗忘的劳动力管理

　　无论是ERP、SCM、CRM还是HR,这些耳熟能详的企业信息化系统,或多或少地涉及企业的人、财、物三个生产要素,但是重点却是财和物的管理。ERP关注的是生产资源,通过订单得出所需的物料和工时,但这个工时只是直接工时,没有与车间所掌握的劳动力实际状况结合在一起,从而不能直接形成排班计划。HR是直接以人为管理对象的系统。目前市场上主要的HR都属于职员管理范畴,要解决的是人力资源和工资福利的管理问题,更多的是服务于人力资源部完成工资核算等日常工作,对劳动力管理所需要的工时、排班、缺勤等的管理几乎没有涉及。

　　劳动力管理软件提供商Kronos公司的国际市场运营副总裁Mick Adamson认为,没有涉及到劳动力管理的IT系统是断层的,是不能实现高效生产的。劳动力是生产的三大要素之一,值得企业管理层对其进行精细化管理。

　　企业的人力资本管理应该分为三个部分:人才管理、职员管理和劳动力管理。遗憾的是,长期以来,劳动力管理被重视的程度并不高,容易被信息化系统所忽视。Adamson表示:“随着中国新劳动法的出台和法律法规的逐步健全,合规性成为企业管理者的新议题,劳动力管理受重视的程度大幅提高。企业追求劳动力管理与业务目标相结合,希望提高劳动力使用效率并更好地控制劳动力成本,从而精细化管理劳动力。企业总希望提升员工整体满意度,降低技术工人流动率。因此我们认为,在中国这个制造业发达的国度,劳动力管理软件将大有前途,我们要加大在中国市场的投入。”

　　劳动力管理是对员工的工作时间与出勤情况进行跟踪,对业务运营与任务进行规划,并通过合理的排班使员工高效地完成工作任务。它不完全是服务于人力资源管理部门,是车间主任、店长等负责劳动力管理的人的排班助手,可以减少不必要的加班和窝工,并能考虑到每个员工的实际情况而提高员工的满意度。

　　工时管理 合规经营

　　有了打卡机,是否就能做好员工考勤、请假等工时管理事项呢?其实不然,看看一个人力资源部门员工的抱怨就可以知道。一位有200多人的公司的人力资源部员工曾对记者抱怨,每月核对打卡记录和外出登记就得用去整整三天的时间。原来,在该公司,员工外出或请假,需要填写相应的申请单,先由业务部门负责人批准,再到人力资源部备案。这样一来,每到月末都要做一件很繁琐的工作——把打卡机里的记录和外出或请假的情况进行核对,进而计算工资、饭补和出差补助。

　　其实,这是一种事后处理的方式。指纹打卡等考勤设备可以记录劳动者的到岗时间、离岗时间等数据,但是要事后人工核对加班总时数、外出办公时间和请假等数据。由于企业流程的复杂性、工时管理涉及人多、大量的数据获取和记录困难等原因,企业没有劳动力管理软件的帮助很难实现劳动力精细化管理,因此实现自动化并选用成熟的劳动力管理软件非常重要。提高企业员工管理效率的第一步是对以员工为中心的交易和业务流程——如聘用、考勤、员工活动追踪、工时获取和休假等实现自动化。

　　Adamson说,Kronos方案能够提供实时处理的功能。比如,某个员工要外出或请假,他可以通过系统直接请假,这个信息实时地提供给他的经理,经理的批复也直接显示在考勤机上,不需要人力资源部事后核对,系统可以自动计算与工时相关的工资。

　　在零售行业和制造业,工时管理有一个特殊的难题。在工厂车间等劳动现场,很多是没有配备电脑的,劳动力被长期隔离于公司的IT系统之外。劳动者本身也是很希望了解自己的出勤情况的,而他是被管理的,不能从IT系统里获得数据。Kronos中国区总经理刘兴渝介绍,使用劳动力管理系统的终端可以装在劳动现场,它可以做考勤,员工可以查询自己的加班情况,可以请假,可以了解自己的工时和排班情况,从而能够让劳动力真正参与其中。

　　新劳动合同法强调,举证责任在企业。在这种情况下,劳动力管理系统给企业带来的帮助是显而易见的。一来一往的请求和批复产生的数据,能够提供非常详尽的出勤数据,在满足企业管理需求的同时,也为纠纷取证提供了非常好的条件。

　　优化排班 节省成本

　　商场、车间等场所的负责人,在排班方面总陷入两难:人员安排多了会窝工,人少了又会忙不开。在商场十几个小时的营业时间内,随时都有顾客光临,有高峰期,也有顾客少的时间段。一般店长都会在高峰时段安排较多的人手。但是,安排工时的数量与实际工作量相对比就会发现,人员配备不足和人员配备过剩总是同时存在。

　　刘兴渝介绍,比如说,实际是84小时的劳动力需求,店长进行人工排班时可能要调度94小时的人力。但是,通过劳动力管理软件的排班优化引擎,可以将劳动力调度数量降低到90小时,降低4.3%的劳动力浪费,从而最大效率地使用劳动力。

　　劳动力管理软件能够使耗时的流程实现自动化,帮助企业对劳动力部署进行更好的决策。车间主任等管理人员可以随时随地访问基本的员工调度指标,其中包括人员配备需求、实际工作时间、员工技能和相应的资格证书、空闲时间及个人偏好等。利用劳动力管理软件后,如果为企业把加班时间减掉5%,每年就可能节省非常可观的费用。

　　Kronos在进入中国后签下的第一个客户是金堡餐饮(上海)有限公司。金堡餐饮总经理蔡焯荣表示:“我们选择Kronos的目标很明确:我们需要整体的劳动力管理解决方案来加强对分店和分店员工的集中化管理,使总部能够方便地获取实时的员工信息,以便根据客户对服务需求的变化及时做出员工策略调整。”

　　与ERP、HR等软件管理范畴相比,劳动力管理软件管的都是些鸡毛蒜皮的小事情,比如员工的工时记录、休假记录。但企业真正在运营管理过程中,需要管理的恰恰是这些,劳动力管理涉及到每个员工和企业的利益。