人力资源管理信息系统18个步骤

　　IT技术革命在过去15年期间戏剧性地改变人力资源专业人士的工作方式。今天,许多过去一直手工处理的事务性工作已经由计算机完成,把人力资源工作解放出来以处理对公司更具价值的业务。可以发现,最近企业对人力资源系统解决方案的需求非常强烈,而且日益增加。

　　当你被赋予责任去选择一个新的人力资源信息系统时,你会如何开始呢?你如何评估和推动这样一个项目?选择的过程是什么样的?又会有什么障碍或陷阱?

　　这篇论文将给出一个人力资源信息系统的选择程序。无论是人力资源某项特殊需求的软件解决方案,还是人力资源管理信息系统HRIMS,或是薪资管理系统,都可以按这个程序进行供应商和解决方案的甄选。

　　选择人力资源管理信息系统包括18个单独的步骤。软件系统解决方案的选择其实一直是一个比我们预先估计的更为复杂的过程,而且对公司具有长期影响。它需要我们全面系统地分析所有与系统有关因素,包括技术、人,以及公司的发展政策等。

　　本文的一些步骤看起来是可以被合并或同时进行,但是我们坚持认为如果按照这个流程来进行解决方案的甄选,应该会得到最优的结果。

　　第一步 组建小组

　　如果你被赋予责任,为你们的人力资源部门选择一个新的软件系统。你从哪里开始呢?大多数的公司会组成一个小组来负责软件系统的选择工作。我们认为组成一个3到7人的小组,来与你一起完成这个任务是一个好的选择。

　　一般来说,软件系统的选择过程如果能有几个人员参与,那么项目的质量绝对能得到更大的改善或更好的保证。但这个小组应该包括哪些人呢?其实看看谁是主要使用者就能确定了。

　　此外,你应该从刚一开始就拥有一个拥有丰富IT技术知识的队员,并且科学管理,以防因为成本失控,导致项目的失败。

　　一些大公司可能会有一个独立于项目小组的“系统推进委员会”。推进委员会一般由公司的一些决策者组成,他们负责成本或费用的审核,参与合同的谈判,并且给与项目小组公司高层支持。

　　第二步 制定目标

　　小组的会议应该从识别和制定人力资源管理系统项目的目标开始。如果在一开始没有设立一套项目目标,你将会在评估错误的产品上浪费重要的时间,或者甚至更坏,最后选择了错误的软件系统。

　　项目小组必须回答下面问题:

　　·你的HR管理系统的IT技术战略是什么?

　　·你需要什么而且你为什么需要它,你需要系统具有什么功能?

　　·你希望通过努力达到什么样的结果?

　　·你希望通过这个系统改变什么业务流程?新的业务流程应该是什么样的?

　　·业务流程对系统有什么样的要求?新的系统对整个业务流程有什么样的支持作用?

　　识别这些目标,可能需要访问包括高级管理人员,人力资源部门的其他人员,以及各种可能会使用系统的用户,来识别公司对人力资源管理系统的真正需要。

　　第三步 全景

　　我们在确定了目标之后,我们就对我们想要的系统有了一个全景式的认识。如果你正在寻找某个人力资源职能的单独的解决方案,比如职位候选人管理或COBRA管理,那么你一定要保证它们能与公司的人力资源管理信息系统整合在一起。当你需要考虑其他的系统时,你还只是解决一个孤立的问题吗?如果你正在选择新的全面解决方案HRIS,它是否能满足所有的特殊化的需要吗,比如,培训记录管理、绩效管理等?考虑单独的解决方案时,应该考虑它是否符合你的公司的HR的IT技术战略。

　　第四步 未来需要

　　为了保证系统的发展性,我们还必须考虑几年后,我们需要什么样的信息系统?此外,还要考虑几年后可能会有什么特殊的需要,以及这种可能会在什么时候发生?未来还需要这些信息吗?比如员工的身份证明、出生日期,社会保障号码、名字、住址等等。如果真是这样,你就必须考虑如何避免重复录入申请信息?你准备开始进行人力资源信息系统的网络化工作了吗?有什么主要的业务流程因为系统的实施而发生了改变,或将要发生改变?员工自助服务系统和经理自助服务系统是否列入了你的考虑呢?

　　第五步 技术环境

　　在选择任何一个系统之前,你都必须识别和确定新系统的技术环境。这个工作将由你的IT专家来负责。一般而言,需要回答的问题如下:

　　·你寻找的系统是独立的计算机,还是局域网还是INTERNET?

　　·这个系统需要在什么样的操作系统上运行?Windows NT,还是Unix等?

　　·如果它是一个数据库应用系统,那么数据库系统是SQL,Oracle,还是DB2?

　　·如何解决远距离的数据录入和传输?

　　·需要不需要WEB支持?如果系统编制语言工具不同,比如用C++或Visual Basic会造成什么不同吗?IT部门有没有计划在未来几年里在技术平台方面上实施较大的改变?

　　第六步 预算

　　虽然在和供应商正式洽谈前做预算很困难的,但在与供应商接触之前还是应该先预估自己公司愿意支付的价格。做预算时,非常重要的是把这些成本分做三个部分:软件、 (电脑)硬件和实施。

　　软件费用主要包括系统软件的使用权费用,有关数据库的使用权费用,以及软件的升级和维护费用。

　　硬件费用主要包括服务器费用、计算机设备和网络设备费用。

　　实施费用则包括软件安装和调试费用,教育培训费用,数据转换费用,以及供应商或第三方提供给我们的我们需要的咨询费用。

　　第七步 编制说明书

　　完成前面的 6个步骤后,你应该为这个新的软件系统,编制一个说明书。这个说明文件应该以人力资源整体IT技术战略开始,列出项目实施的目标,定义我们需要的基本系统的功能,并说明本系统如何与其他系统相互整合和接口,并列出第五步中所提出来的技术问题。

　　这一步是整个选择过程的关键一环。如果你的说明书非常的清晰、准确和定义明确,那么你的选择过程就会非常顺利,否则你就不要开始第七步,应该从头开始再来。

　　第八步 开发或购买

　　在这一过程中,很多公司还要考虑是组织力量由公司自己开发一个系统,还是在市场上购买一套成熟的系统。

　　这种考虑也许在第二步或第三步的时候就早早考虑了,或者到第十五步或第十六步才开始考虑。我们认为这一步最晚不能晚于第八步,因为这是一个典型的夹杂着情绪的公说公有理婆说婆有理的问题,而且有可能让你纠缠太多精力,甚至使过程失败。

　　一些公司自己开发的人力资源管理系统也非常成功,但更多的公司的努力是失败的。当这种争论开始的时候,你可以问问他们这些问题:

　　·公司内部是否有足够的必须的IT技术资源,来支持和推动这个项目的开发?

　　·人力资源部门是否有足够的时间和能力来设计系统每一个细节,包括数据结构、界面设计、系统编辑和报告系统等等?

　　·从IT管理角度来看,这个系统与其他管理系统的优先级应该是怎么样的?

　　·有什么特殊的需求使你不可能在市场上买到,而要自己来开发?

　　最后,如果你的IT部门拿出了一个自己开发系统的项目计划书,包括进度和预算,那么你必须对对他们的计划再翻一倍之后,才能市场上的产品来做比较。

　　第 九 步 发布需求信息

　　现在你已经准备好识别与甄选哪一个供应商或他们的产品能够满足你的需要了,你如何把这种信息传递到供应商那里呢?比简单的是,询问你在其他公司的同行们,看看他们是否能够推荐一些能够满一般的功能需求的供应商。还有一个途径就是通过互联网发布需求信息。

　　第 十 步 资料初审

　　正常情况下,你会通过发布需求信息,得到一个候选供应商的名单。接下来,就是同他们接洽,并研究他们给你提供的公司和产品介绍。一般而言,供应商提供的产品手册深度并不一样,有的手册只是对自己产品做一些概念性和理念性的描述,有的则非常详尽,包含很多信息。

　　因此,你必须保证获得了足够的供应商和产品的资料,以确保选择和甄选系统的需要。这也是一个非常重要的步骤,不应该被忽视或忽略,因为这是一个你缩小选择范围,逼近目标的重要工作。

　　有的供应商很可能在你打电话询问的时候就被删除了,因为他们的产品不能在你的公司的系统平台上运行,或是因为他们的功能不能满足你的需要。

　　当你仔细的讨论和研究了供应商们所提供的产品资料,你又能根据他们的技术标准和其他问题,再删减一部分供应商。

　　这里有一个忠告,当你和他们联系的时候,许多供应商都回向你约时间面谈,千万不要答应他们,因为你在这一步的时候,还没有准备好和他们见面。应该让他们提供尽可能多的信息给你。让他们知道,如果你对他们感兴趣,你会进一步同他们联系的。

　　第十一步 发布项目招标书

　　现在你可以开始准备一份项目招标书,发给你目前的已经缩小了的供应商名单中的所有幸存者。项目招标书也许只有一页,也可能有十页长。这取决于你希望供应商们提供有关他们产品的细节的多少。

　　一些小公司会发布一些简单的只有一或二页的需求说明书。需求说明书只有比较少的信息,但更灵活,可以根据指导方针加以调整,以加快这个阶段。

　　大一些的公司或公共部门一般都是用正式的项目招标书。在一个人力资源信息系统的要求中,包括的通用要素有以下几个方面:

　　□公司概况介绍;

　　□介绍软件的硬件配置,以及能够支持的员工总数

　　□系统的功能介绍

　　□所需要的软件环境与规格

　　□报价 (使用权费、培训费和实施费用、以及以后的年度维护费和热线支持费用),

　　□实施案例

　　□供应商所提供的产品、服务和支持目录表

　　□合同样本

　　做好项目招标书后,把招标书送给你的侯选供应商,给他们一个合理的准备期,比如三到六周来准备投标。有些供应商可能会提供你一个招标书的样本,以便你界定你需要的系统特征。

　　招标书中应该包括一个标书指导,具体指出供应商们必须说明的一些问题,比如:

　　□招标书中的每一个要求,他们的系统都能满足吗?

　　□系统的升级版本中是否会仍然包括这些特征?

　　□有没有需求需要系统进行再设计的,如果是这样的话,成本会是多少,会引起什么其他问题吗?

　　你必须非常注意你的特殊需要会给你增加多少成本费用和多少实施中的障碍和困难,对未来的技术支持又有什么样的影响。

　　在进行系统的在设计和改造之前,最好尽最大努力来进行你自己公司的业务流程再造,保证二者之间的匹配。

　　第十二步 评估

　　当所有的标书返回给你的时候,你就需要有一套评价所有系统的基本标准。一个典型的做法是,编制一个评价表。评价表的的列是你自己的对系统要求的每个条目的,行是提供产品的各供应商。

　　然后,你就可以为招标书中的每一个条目进行打分(是/否,1,或其他类似的序列数值)。为各个供应商在每一个要求上进行评分,这样就可以找到那些最能够满足你的条件的供应商了。接下来就是向他们联系,并索取系统的测试版本,来进行演示评估了。

　　第十三步 测试版本的控制

　　系统的测试版本一般来说是专门设计,用来显示正式版本系统所具有的功能与特征,以及操作方式等的,通常都有某方面限制的非正式系统。所以,你必须注意系统商提供给你的测试版,并加以控制。这是非常重要的一项工作。

　　如何控制呢?所有的软件供应商一般都会有一个标准的测试版系统,而你不应该接受这个标准测试版。因为,你必须紧紧抓住你的需求。在与供应商会谈之前,你应该准备并提供给他们一份详细的对测试版系统的要求文件。

　　这样,供应商就能提供一个满足你要求的测试版,而你就能准确无误地把握你的需求。在测试版演示评估过程中,所有小组成员都应参加。

　　第十四步 第二次评估

　　当你完成所有系统测试版的演示评估的工作后,所有的小组成员对每个测试系统都写出了他们满意与不满意的地方。

　　因此,你就需要一个或更多的供应商向你们提供更多的补充信息,以便下一步工作。当然,你还需要考虑价格因素,但需要明白的是这个价格肯定不是最终价格。当供应商对你的需求了解越多,他们的标价也会越来越准确,可能更高也可能更低。最后,你确定两个但不要超过三个供应商来做最后的甄选。你需要在晚些时候,要求这些幸运儿再提供更符合要求的测试版系统,来做最后的评估。

　　第十五步 决策因素

　　项目小组已经评估过所有的软件系统了,现在是开始决策的时候了。在软件系统的选型中,价格是其中一个但不唯一的决策因素。其他比较显而易见的决策因素还有,对现有系统的兼容性,以及系统本省的功能性。对很多公司而言,实施成本和时间进度也是决策因素。这里,需要你注意的是,因为管理团队代表握有最终的投票权,所以你必须确保管理团队代表能够参与选择过程。

　　第十六步 考察案例

　　现在可以去听取和考察一些实际案例。在听取和考察案例之前,你的小组应该编制一份需要在考察中解决的问卷。问卷中的问题包括从系统功能性到后续支持等所有你所关心的问题。考察中一定要注意案例中的系统所运行的环境是什么,比如Windows NT, Unix, 还是AS/400。这将决定该HRMS系统是否是和你的公司的系统环境。

　　如果你知道有那些使用这些系统的用户和你在同一地区,最好能够拜访他们,看看系统实际运行如何,并听取实际用户的对系统的意见。

　　案例听取和考察之所以最好在第二次演示评估之前做,是因为其中也许会发现一些问题,那么在第二次评估中就能看看是否得到妥善的解决了。

　　第十七步 第二次演示测试版

　　做第一次演示时,就要告知供应商,项目小组可能将会就某些特殊的问题要求进行第二次演示。这些特殊问题是在第一次演示没有解决或在案例考察中发现的问题。同样,要确保你的管理团队代表参与这个过程。你IT技术代表应该要保证所有的技术问题都能在这次演示中解决。复查系统的核心功能性、报告系统、运行速度、实施进度计划和成本、客户服务情况,以及其他项目小组关心的问题。

　　你还需要和供应商们讨论他们报价的每个项目。这是供应商在你做决定之前的,一次澄清报价中有关问题,和调整的机会。

　　如果你没有在第二次演示评估中解决所有疑惑,千万不要厌烦,应该再要求供应商向你提供第三次,甚至更多的演示评估。

　　第十八步 再次评估和选择

　　所有演示都完成了,所有问题也都得到了回答,于是到了最后的选择时刻了。在做投票之前,再回顾一次第二轮演示中所得到的信息。把这些所有信息与最初的目标和需求做一个比较。

　　你可以做一个评估表,来进行辅助决策,横向的是你的决策因素,纵向的是每个系统产品。如果前面的步骤都很切实地完成,你的小组将很容易做出选择。在有些情况下,你会发现最后有两个系统都能满足你的需要,那么你们就可以同这几个公司谈判,来选择最有利于公司的方案--价格、培训、实施等等。

　　记住,项目的每一步都关系到系统选择的成败。实际上,接下来的实施才是你真正的挑战