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一、人力资源外包的概念
(一)人力资源外包的定义
在谈人力资源外包之前,我们有必要先了解一下“人力资源”和“外包”这两个词语,这样更有助我们清晰认识人力资源外包的含义。“人力资源”一词,英文名为“human resource”,是1954年管理大师彼得?德鲁克在《管理的实践》一书中提出来的,是指人的知识、技能、体力等各种能力的总和。“外包”一词,英文名为“outsourcing”,直译意思为“外部寻源”,是指在组织外部寻找资源来完成组织内部工作。“外包”最初是应用于信息系统技术行业,后来发展扩大到生产、销售、研发、物流、人力资源等行业,这样“外包”一词才单独独立出来成为专业术语。
人力资源外包不是简单地人力资源含义与外包含义的组合,它有其特定的丰富含义。它是指利用组织外部的资源,更经济、更有效地解决组织内部人力资源活动所涉及的工作。“人力资源”在“人力资源外包”中含义扩大为“人力资源活动所涉及的工作”。
(二)人力资源外包的内容
人力资源外包包括有哪些内容呢?“人力资源活动所涉及的工作”首先包含了人力资源及其载体——人,其次也包含了围绕人力资源载体所产生的各种事务——人事,还包含了针对人力资源开展的各种管理活动——人力资源管理职能。
现在我们可以看到在一个大的人力资源外包概念下,分了三个模块:人力资源及人的外包、人事事务外包、人力资源管理职能外包。行业为有效区分大概念的人力资源外包和小概念的人力资源(及人)的外包,将小概念的人力资源(及人)的外包用专业术语“人力资源派遣”来称呼。
那么精确的讲,人力资源外包包括了人力资源派遣、人事事务外包和人力资源管理职能外包。
二、人力资源外包内容详细介绍
(一)人力资源派遣
1、称呼由来
人力资源派遣起源来美国,发展于欧洲、日本和中国台湾。人力资源派遣在欧美叫“雇员租赁”;在日本和中国台湾,由于儒家文化的影响,改 “租赁”为“派遣”。目前在中国,人力资源派遣在国家劳动保障部门叫“劳务派遣”,在国家人事部门叫“人才派遣”和“人才租赁”,在外事服务部门叫“提供中方雇员”;但行业在实践操作和理论研究上,称呼趋势统一于“人力资源派遣”。
2、人力资源派遣定义
人力资源派遣是指派遣机构根据用派单位(行业为区分传统劳动关系中用人单位而造的专用术语)的用人需求,将自己符合用派单位要求的员工派遣至用派单位工作,然后向员工和用派单位提供相关服务,并向用派单位收取一定的服务费用。
3、人力资源派遣的内容
人力资源派遣活动涉及的内容主要包括人员招聘、入职手续、日常服务、离职手续四个部分。
人员招聘主要有以下工作:招聘简章制订、招聘渠道选择、招聘信息发布、应聘简历收集、应聘简历筛选、人员初试筛选、复试协助工作等。
入职手续主要有以下工作:入职信息采集、入职体检安排、劳动合同签订、岗前培训教育、后勤服务安排、员工背景调查、工作档案建立等。
日常服务主要有以下工作:劳动合同管理、工作档案管理、法定社保管理、商业补充保险、员工薪酬发放、个税代扣代缴、后勤服务管理、人事档案托管、党团关系挂靠、员工户籍管理、员工职称评定、学生转正定级、员工户籍调动、计划生育手续、员工卡证办理、员工节假慰问、员工生活关怀、员工活动举办、日常出勤管理、员工绩效考核、员工在岗培训、提供咨询服务、劳动争议调解、出国政审手续、失业退休手续、员工建议调查、员工职业指导等。
离职手续主要有以下工作:员工离职面谈、物品资金结算、员工工作交接、劳动合同终止、社会保险停缴、商业保险停止、人事档案转出、开具离职证明等。
4、人力资源派遣的分类
对人力资源派遣分类主要依据派遣的性质进行:
全程派遣:由派遣机构负责了员工招聘、入职手续、日常服务、离职手续的全部工作。
转接派遣:用派单位负责员工招聘,而派遣机构只提供办理入离职手续和日常服务。
减员派遣:员工原劳动关系在用派单位,经用派单位和派遣机构协商,先将员工与用派单位的劳动关系
解除,再由员工与派遣机构重新建立新劳动关系,员工依旧在用派单位工作。
试用派遣:用派单位为规避劳动法有关试用期期限规定,延长观察人才的时间,从而更准确选才。
项目派遣:用派单位为某一临时项目而聘请各种人才,项目完成后便解散工作人员。
5、人力资源派遣应用特点
人力资源派遣用工在中国从90年代中后期发展至今,已逐渐显露出一些规律,总结人力资源派遣用工方式,可以发现这种方式主要集中于以下行业:加工制造业(电子、食品、印刷等)、电信通讯业(电信、移动等)、金融服务业(银行、保险、证券等)、能源行业(石化、电力等)、交通运输业(火车和飞机乘务员)、餐饮零售业(连锁快餐服务员、超级百货收银员等)、市场促销(手机、电器、房地产、快速消费品等)、机关事业单位的协助岗位和一些外资跨国企业的前台行政文员。
6、人力资源派遣服务方式
总结人力资源派遣服务方式,目前行业主要有两种,在派遣员工人数较少的情况下,通常是员工到派遣机构办理相关手续,或派遣机构派人上门办理相关手续;在派遣员工人数较多的情况下,派遣机构派驻专人提供驻点服务。
(二)人事事务外包
1、称呼由来
在我国的各个地方的人才服务中心长期有人事代理的服务传统,改革开放后人事代理服务的范围扩大,行业就将传统的“人事事务”与泊来词“外包“结合起来,称为人事事务外包,也可简称为人事外包。
人事事务外包同样起源于美国。
2、人事事务外包的内容
人事事务外包活动涉及的工作主要有员工入职手续办理、员工日常服务提供、员工离职手续办理三部分。
入职手续办理:劳动关系审查、入职信息采集、员工背景调查、法定社保缴纳、人事档案托管、入职体检组织、违法违纪审核等。
日常服务提供:社会保险管理、员工工资代发、员工个税扣缴、员工户口调动、员工卡证办理、员工年度体检、政策法规咨询等。
离职手续办理:停缴社会保险、人事档案转出等。
3、人事事务外包应用特点
从中国目前发展来看,人事事务外包服务的采购商主要为一些外资大企业(如IBM、GE等)。主要原因有
两方面:(1)社会环境方面:中国严格的人事档案和户籍管理制度及全国各城市不统一的社会保险政策;(2)企业内部原因:跨国企业在中国分之机构和人员众多,企业相对较高的薪酬标准,标准流程化的工作方式,自身运作成本高且效率低。
人事事务外包另一特点是服务采购由跨国企业各个城市机构分别就地采购改为跨国企业在华总部统一采购。这种发展趋势导致人事事务外包的进入门槛提高,因为一地采购、全国服务的方式对服务提供商的全国服务网络覆盖提出了很大的要求。
4、人事事务外包服务方式
人事事务外包服务方式也有两种,在人数较少的时候,服务商通过电话、电邮等方式和服务对象沟通,必要时约定时间提供上门服务;在人数达到一定数量后或事务较多的时候,通常服务商会派专人定期或长期现场服务,这种方式下采购商向服务商在企业内部提供一定的办公场所和用品。
(三)人力资源管理职能外包
1、人力资源管理职能分类
先让我们来回忆一下人力资源管理都有哪些模块:
1.1招聘管理:人才招募、人才甑选
1.2培训管理:培训需求调查、培训计划制定、培训组织实施、培训效果评估
1.3绩效管理:制度设计、推行操作
1.4薪酬福利:制度设计、管理实施
1.5工作分析与设计:工作分析、岗位设计
1.6人力资源规划
1.7员工关系管理
1.8员工职业规划
2、人力资源管理职能的外包
不是所有的人力资源管理活动工作都可以外包出去,那些企业管理中涉及企业文化和企业战略的工作或具有企业个性的工作依旧由企业内部完成。通常人们会在招聘、培训、绩效和薪酬福利模块寻求部分工作外包。
2.1招聘管理:众多的招聘网站、猎头机构、测评公司都是这一模块的外包服务提供商。
2.2培训管理:社会上主要提供培训课程,培训需求调查、培训计划、培训效果评估通常由企业内部完成。
2.3绩效和薪酬:这两块模块,社会上主要提供制度设计和咨询的外包服务。
三、人力资源外包活动的特点
(一)从服务行业角度来看
人力资源外包属于服务行业,具有服务行业的通性特点:
1、无形性:人力资源外包服务是一种行动,我们无法像感觉实物商品那样来看到、感觉或触摸到这种行动。
2、异质性:人力资源外包服务由于是人表现出来的一系列行动,那么就没有两种服务会完全一致。不同的公司、同一家公司不同的员工、同一个员工不同的时间都会提供出不同的服务,而且同样的服务在不同的服务对象眼中都有不同的感受。
3、生产与消费的同步性:人力资源外包服务不同于实物商品,先生产后销售和消费,人力资源服务生产的过程中也是客户的消费过程,即使客户和服务人员在过程中没有接触。我们在给服务对象提供入离职手续服务或社会保险管理的时候,或者客户打电话向服务商电话咨询的时候,都是生产与消费的“瞬间”同时发生。
4、易逝性:人力资源服务不能被储存、转售或退回,“瞬间”发生后就需要重新来生产。我们无法想象客户打电话咨询了半个小时后觉的不满意,然后将半个小时返还给服务提供商,从而重新使用或出售。
(二)从人力资源活动角度来看
通过对人力资源外包活动的分析研究,可以发现可外包出去的人力资源活动具有以下特点:
1、基础性:人力资源外包所涉及的内容是传统人力资源活动的基础部分,即具有基础性,这是人力资源外包活动存在的必要理由。社会进入到21世纪,企业管理也变为主要是人力资源管理,人力资源管理随即被提升到战略层次,之前在人力资源管理过程中的人事管理工作也转变为战略管理的下层建筑。对于企业人力资源管理人员来讲,为了更好扮演老板战略伙伴的角色,也必然要求他将这些基础性工作外包给专业机构操作,以便自身腾出时间和精力进行战略层次的思考。
2、重复性:人力资源外包活动具有重复性,这不仅体现在外包活动自身的具体内容中,更多表现在企业对人力资源外包服务需求的重复性上。人力资源外包活动的重复性,是人力资源外包发展的可能理由,企业对人力资源外包服务重复性需求,才使人力资源外包获得发展的足够动力。
3、通用性:人力资源外包的通用性,即人力资源外包活动不是针对某一个企业,而是满足于这一类服务需求,这是人力资源外包的社会属性。
基础性、重复性、通用性是人力资源外包活动的基本特点,人力资源活动的某个部分要想可能外包,必须具备这三个特点,并且是同时具备、缺一不可。
四、人力资源外包的作用
人力资源外包的作用有微观企业层面的和宏观社会层面的:
1、人力资源外包致使专业机构规模化社会运作,降低单个企业成本
多个企业相同的工作集中于一家专业机构处理,除了技术熟练程度的优势外,专业机构可使三个企业三件相同的工作转为一个企业三件相同的工作,从而在人工、时间和流程的总成本上大大下降,降低单个企业的成本。
2、人力资源外包可使企业减轻基础性工作,更关注促进企业竞争力的核心工作
根据“二/八原则”,80%的企业利润是由20%的核心工作创造的,将这非核心的工作部分外包出去,则可令企业人力资源人士有更多时间和精力关注这20%的工作,从而有效保持和提升企业核心竞争力。
3、人力资源外包促使社会分工进一步细化,有利于社会整体运作效率
分工的进一步细分,必然是技能的专门化和效率的提升,社会每个细胞组织的效率提升也必然促进整个社会效率的提高。
五、 人力资源外包产生的理论根源
人力资源外包产生不但有现实的社会根源(降低企业成本、提升企业核心竞争力、促进社会分工细化),也是有其理论根源的:
(一)交易成本理论
交易成本理论认为企业在进行资源投入时,必须对治理结构进行选择。当企业依赖外部服务商时,则把市场合约作为治理结构形式;当依赖内部员工时,则把组织等级制度作为治理结构的形式。当获得相同质量的产出结果时,企业将选择最小资源投入的治理结构。交易成本理论是用来预测组织关于治理结构选择的一种描述性理论,它认为企业总是使交易成本最小化。
通过外包获得人力资源服务所产生的交易成本与企业自身进行人力资源活动所产生的交易成本是不同的,市场治理结构有效降低了交易成本,企业就选择了人力资源外包服务。
(二)核心竞争力理论
核心竞争力理论认为,企业具有各种各样的能力,也有一定的专长。但不同的能力与专长的重要性是不一样的,那些能够给企业带来长期竞争优势的和超额利润的能力和专长,才是企业的核心能力。核心能力是企业增强竞争力、获得竞争优势的关键,也是成功企业的竞争优势得以长期保持的原因。
通过人力资源外包将非核心的活动外包给外部的服务商,通过与服务商的联盟与合作,从而可以集中企业有限的资源发展核心业务,以增强人力资源活动在提升企业核心竞争力方面的作用。
(三)战略管理理论
企业的战略包括经营范围、资源配置、竞争优势和协同作用四个因素。经营范围是指企业从事生产经营活动的领域。资源配置是指企业过去和目前资源及技能配置的水平和模式。资源配置的好坏极大的影响着企业实现预定目标的程度。因此,资源配置是企业的特殊能力。企业资源是企业实现生产经营活动的支持点,如果企业的资源贫乏或处于不利的境况时,企业的经营范围就会受到限制。竞争优势是指企业通过资源配置的模式和经营范围的决策,在市场上形成与竞争对手不同的竞争地位。协同作用是指企业从资源配置和经营决策中所能寻求到的共同努力的效果,即企业总体资源收益大于各部分资源收益之和。
采用人力资源外包可以通过合理的运用外部资源,促使企业对内部资源进行最合理、最有效的配置,从而发挥企业外部资源和内部资源的协同作用,建立企业竞争优势。
六、人力资源外包在中国的发展
人力资源外包在中国可以追溯到改革开放初期,1980年国务院出台了《关于管理外国企业常驻代表机构的暂行规定》,强制性规定了外国企业常驻代表机构应当委托政府指定的外事服务单位办理中方工作人员聘用手续,虽然这项被称为“向外国企业常驻代表机构提供中方雇员”的服务是强制性政策催生出来的,并且当时它离实际上的人力资源派遣服务相差甚远,但毕竟我们可以多多少少看到人力资源派遣的影子。
(一)人力资源外包的萌芽期
从80年代初期到80年代末,大约十年期间,是中国人力资源外包行业的萌芽期。此期,人力资源外包在中国以类似人力资源派遣的“提供中方雇员”方式为中国人力资源外包行业积累着宝贵的经验,为后来人力资源外包行业的起步和发展奠定了人才基础。现今中国人力资源外包服务领域的行业巨子FESCO和上海外服便是起步于此阶段的外事服务单位。
(二)人力资源外包的起步期
从90年代起到90年代末,又一个十年,是中国人力资源外包行业的起步期。此阶段,“提供中方雇员”继续着它的发展;另伴随着改革开放的步伐,民营企业和外资企业相继出现,人才也开始小范围流动,各地人才交流中心和职业介绍中心开始为民营企业和外资企业提供基于人事档案的劳动用工手续的服务,人事事务外包终于揭开了它的面纱;此外,由于外资企业进入和先进西方人力资源管理理念的引进,我国部分企业从人事管理概念转入人力资源管理的概念,特别一些发展快速的高科技企业投入了大量资金和精力打造自己的人力资源管理体系,此过程造就了一批人力资源管理实践专家,这些人利用自己的专业知识和实践经验纷纷成立了人力资源管理顾问公司,开始推动中国人力资源管理职能外包市场。从华为走出来的中华英才网总裁张建国便是这一过程的典型例子;可喜的是,在这一阶段中后期,由于国有企业改革、职工下岗,出于下岗职工就业的需要,真正市场运作的人力资源派遣开始粉墨登场。
(三)人力资源外包的发展期
从21世纪起,中国人力资源外包行业进入了一个发展期。人力资源管理职能外包先行一步,不但向规范化、专业性发展,还出现了市场细分,例如专业招聘网站:中国人才热线,例如薪酬数据咨询顾问:外企太和,例如人才测评机构:上海人才有限公司;人事事务外包由于众多跨国企业在华业务的发展、分支机构和人数的增多,纷纷开始由其在华总部牵头,将其人事事务统一外包出去,例如IBM、Microsoft、GE、西门子、西安杨森等;人力资源派遣在这之前完成了初步探索,各个专业人力资源派遣机构露出“尖尖角”,官方和民间开始有组织的对人力资源派遣进行经验总结和理论研究,各个地方相继出台了一些相关发法规,行业协会的成立也开始提上议程。
(四)人力资源外包的规范期
总结人力资源外包在中国20多年的发展历程,可以看到一个异常清晰的具有中国特色的特点:(1)人力资源派遣的政策性“催生”和“喂养”(早期的“提供中方雇员”和后来安排下岗职工需要、国有企事业单位用工编制限制);(2)人力资源管理职能外包的市场化发展;(3)人事事务外包“傍”“洋大款”(跨国外资企业在华业务发展带动了人事事务外包)。
可以预见,人力资源外包市场将继续良性全面发展,并在第四个“十年期”(2010—2019年)进入专业细分、建立标准的规范期。
