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最近,有机会与业内一家专业HRMS(人力资源管理信息系统)服务公司咨询服务部总监James先生就企业实施HRMS中出现的问题进行交流,他认为,由于很多企业并没有用严格的项目管理的意识和标准去规划和实施HRMS,于是,这些企业没有清晰的方向和目标,没有规范的项目管理流程,没有评估的工具和指标,甚至是没有完整的HRMS项目管理团队。“很多企业花费昂贵的HRMS即便是装在了服务器上,却束之高阁的多,充分利用的少。”James深有感触地说。
James结合自己五年来为企业人力资源管理信息化服务的经验,简单地总结了企业在规划和实施HRMS中通常会犯的四类错误及避免措施。
第一类:该做的工作没有做
在选购HRMS时,你很容易会被那些新奇和复杂的功能模块以及性能特色所吸引,而你却忽略了一些最基本也是最重要的功能。应该记着:要拿着你详尽的需求文档列成的清单去选购系统,而不要被HRMS服务商兜售和吆喝的各种眩目的新奇花样所迷惑。
购买一套并不符合假设需求的HRMS对于负责HRMS的人员来说是一件非常严重的错误。没有对具体工作和具体需求的适当界定,谁又能判定哪一个HRMS适合公司的需要呢?
有时,HRMS的需求定义是非常松散的。有时,需求会在项目进行的中间进行修改。不管是哪一种,都会导致令人不愉快的经历。要避免这些,就得经常有效地沟通,以保证管理层和用户能够持续地达成一致的意见,从而保证HRMS的顺利实施。
一旦你界定清楚了你的具体需求,要积极主动地利用这些文档去评估和测试服务商的HRMS产品及其服务,并开始规划你的培训计划。
最后,要确保人们接受充分的培训,以便使他们积极主动地正确使用系统。
第二类:用户不愿使用或者痛恨系统
如果用户从一开始就同意和接受企业规划和选择的系统,那么他们是非常愿意下工夫去学习如何使用系统的。
一个刚刚成立一年多的竞争对手由于缺乏成熟的项目管理经验,使本来规划一个月实施完毕的项目严重地拖延到了一年时间,其中最重要的一点就是用户参与不充分。导致这一问题的原因是项目规划和实施过程中缺乏用户的参与,而解决这一问题,使用户感到满意的办法就是让用户参与到需求的分析和界定中,并在系统进行完整设计时,也让他们参与进来。即使再忙,用户通常也是非常乐意参与项目的。起草一个工作规划和一个决策的程序,这样你才不会被项目管理委员会弄得左右摇摆,但一定要确保用户从一开始就要参与项目。
第三类:时间或者成本超支
为了避免这些超支,你可以把项目进行分解,分解得越细越好,以防止项目的“范围”被蔓延。
这一问题会导致项目出现各种各样的麻烦。除非这种超支非常巨大,否则这个问题会被忽略(特别是如果其他问题被避免的话)。时间和成本通常是很容易衡量的因素,然而,对经理们来说也是最易被忽略的。
超支的最主要的原因是在项目的规划、工作任务的预估和控制以及资源调配方面的失败引起。毋庸置疑的是,一个资历丰富的项目经理会最大程度地减少这些问题的发生。项目按时、保质保量完成的最好办法是,严格按照进度和预算完成每一个细分阶段,上一个阶段完成,再接着完成下一个阶段,否则扩大了项目的“范围”,导致项目拖延的危险就会来临。
第四类:不可信赖的输出和数据
从手工记录或者其他系统里转化到新的HRMS系统里,必须有适当的数据和信息输入审校机制,这样才能保证输入的质量,也才会产生可信赖的输出。
也许你已经听说过垃圾输入和垃圾输出这样的阶段,这也正好描述了从HRMS得到了不可信赖的数据和结果的现象。然而,很少有人故意输入垃圾信息到HRMS里。通常都是因为没有制定输入的标准和作出相应的监控措施而导致。
如何才能预防这些会产生垃圾信息的错误行为呢?首先,要制定向系统输入数据或信息的标准,在输入之前检查现有数据的准确性;其次,是对录入的数据尽可能地进行确认和验证;第三,在大规模或者完全实施之前进行抽样检测;最后,HRMS项目组需要制定HRMS的系统控制和审计制度,并加强对HRMS日常负责人员(有的企业设有专门的HRMS经理)的系统维护和更新工作的评估。
