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即使维护HRMS不是你的正式任务之一,了解系统维护方面的策略,可以节省你的时间,减少麻烦和金钱,提高HRMS的回报和应用效果。
你可能认为维护HRMS不是HR部门的职责。毕竟,系统控制的是HR报告生成、员工数据储存和薪资功能等。同时,HRMS是高度复杂的一种技术,极少的HR专业人员具有维护它的技术或其他资源。所以,监视和维护HRMS不应该是HR的职责,即使软件与他们的工作职责联系的如此紧密。不过通常是,并且当系统崩溃以及维护问题未被解决,HR总是第一个被职责的。
"大型HR系统应该由IT部门控制。HR部门不应该知道或关心技术问题。"持这些观点的人主要是因为他们不具备管理系统的专门技术。许多企业仍然让HR人员管理系统,所以问题总是突然出现。"支持总是不够,并且由于销售商的维护,没人来承担责任。"有人抱怨说。那么,系统的维护,谁应担起责任?应如何维护HRMS?
1、松懈的维持将导致灾难
虽然HR管理系统被设计为自动操作一些任务,它作每天、每周、以及每月的维护以保持系统的顺畅运行。短期来说,对服务器中的员工数据的经常维护的存在,能避免丢失信息的灾难。
我所知道的一家电信运营服务商,其公司每晚都对HRMS作维护就是为了确保一天的工作不被丢失。许多系统都设计成自动完成维护,但即使这样,数据也应该定期储存到磁带上并保存在其他地方作为灾难恢复计划的一部分。这个公司的IT部门把每周的薪资都备份到磁带上。
应用于系统中的软件也必须维护,这意味着运行有用的磁盘并对被破坏的数据进行扫描。位于上海的一家涂料制造商对公司所使用的万古的HRsoft2000 HR系统进行日常维护完全是HR的职责。
幸运的是,公司的一名HR代表是合格的薪资专业人员,这意味着她有HR系统知识并且从三年前她加入公司开始就成功地对系统进行维护。不幸的是,但去年年底她由于产假暂时离开公司,没人有经验或知识在她离岗时监视维护工作,从而使很多工作无法进行。
"当我们对系统升级时,我是公司中唯一关注使用培训的人。当我休产假时,没人接管,所以不久所有应用软件都无法运行。报告无法作出,备份无法生成,经常出现系统崩溃,并且到最后七、八个有权使用系统的用户没人可以得到数据。他们不知道为什么会出现这些问题。而我仅仅离开10周。"她说。当她回来后,她不得不通过从在其他地方存储的备份报告中剪切和粘贴数据来重建报告。
"不经常维护,就没有系统的存在,"她说。尽管她对自己监视系统的角色很满意,她同意管理任何规模的HRMS最佳人选是任何能够了解HR的系统专家。"任何人都能输入HR数据,但要输出数据,你需要是个了解系统的人。"
2、对长期维护作计划
"除了日常维护,长期问题应该牢记在心,这是HR、IT、以及HRMS销售商的共同职责",她说。例如,当新系统安装后,老系统通常留下作为员工历史的存储仓或由于无法很快将所有数据转到新系统中。
"最后,你需要除掉老系统,这需要作老系统退出计划,"她说。来自IT的人员负责硬件和软件的分解,来自HR的人员监视数据以确保所有关键信息在旧系统被撤换时传输(到新系统中)。"当旧系统完全由HR所有,通常会被不确定地悬着。"
一旦系统安装开始运行时,就要清理旧数据的计划也应该恰当作出。你还应该有定期把某些数据存档和定期合并报告评论的计划。"时常的,看看你所生成的报告,想想你是否真的需要这些报告或者它们只是对空间的浪费?通常会有两三份报告传达几乎相同的信息。"她说。
许多长期维护没有得到执行,结果就是数据库充斥着大量无用的信息。她建议请一位外部的专家对HR系统程序作次审查以找出问题并提出如何改进它们的意见。多数情况下,审查的结果足以使HRMS小组明白他们没有程序文件并迫使他们去归档并执行计划。
编写程序文件以及系统和工作流程程序的培训指南是至关重要的。通常是公司有一个专家自己掌握所有的此类知识,一旦当他离开,知识也随之而去。
最后,不要忘了销售商在保持你的系统运行中的作用,即使是在安装完成后。销售商对诸如安装补丁或升级等维护中的一些问题负责。这是保持系统顺畅运行的重要部分。"不要使之落后,否则将会招致一场噩梦。"例如,当销售商有一个你需要的新产品,但你没有保持定期的销售商维护,你将无法使用它。同时不可避免的,你将需要对系统增加产品或进行投资完成一次完全的升级,因为没有系统可以永远有效。
3、预期3到5年后升级
"你无法计划超期使用一个系统,每个系统都有限定的生命范围。"根据你公司的稳定性和发展预期,你至少应每半年对你的HRMS效用作出评估。"没有HRMS效用期超过3到5年。"Yvonne从很早就进入了总部设在北京的这家外企,她伴随公司现今的系统已经2年了。
Yvonne的小组在必要时集合讨论现有的HRMS效用以及制定新系统的规划。"当一个系统无法满足你的需求时,是很明显的。"
例如,在2000年以前,Yvonne的小组决定是对DOS系统升级的时候了,该系统他们已经使用了5年了,应该换成基于Windows的解决方案。"应该是个更高水平的HRMS,有更强的报告功能,要更易于摘录数据。"这是她对新系统的要求。
但升级解决方案不止由她来决定。她只是包括HR、IT、财务、以及高级管理层在内组成的团体的一员。他们制定了一个有关他们希望具备功能的清单,包括对员工数据更广泛的选项,以及拓展的字段功能。他们还需要销售商能提供一些培训和外部支持,这也是为什么后来在评价了几家销售商之后,选择万古科技公司的Windows模块的原因之一。
在作出选择万古的决定后,下一个任务就是在万古中等水平的系统和成熟完善的HRMS之间作出选择。"最后选择归结于费用。"Yvonne选择了中等水平的系统,该系统为将来随着他们需求的变化进行升级留出了空间。这个选择也被专家认为是明智之举。对于所有软件系统而言,华而不实很吸引人但常常没有必要。
"HRMS执行一个客户服务功能。如果没人用它就没理由具备这种特征。"她鼓励人们对系统的最终使用者进行调查来了解他们的需求并且集中为他们服务,而不是仅仅保持系统运行。
当选择一个新系统时,你还要跳出简单复制旧系统功能的思想模式。不要仅仅复制过去的环境,寻找更快和更容易地完成相同任务的新的解决方案。它从HR手中接过输入数据的繁重工作,使他们解放出来去集中关注其他职责。
4、关注基于网络的选择方案
对于一些公司,他们的HRMS的下一步计划就是自动化和免于维护,这就引出了基于网络的主机解决方案模式。"网络激活的系统不可避免的完成HR的事务部分。"
"它减少了HR员工的行政工作。"我的HRMS业的一个朋友说。
对于不具备维护内部HRMS的员工或知识的小公司而言,基于网络的解决方案是个简单的替代方案。公司从维持所有数据库的连通性和"离线"支持的基于网络的解决方案的销售商处租借一个系统。这便是选择ASP服务。51job目前向客户大力推广ASP的方式,但客户的反应并不热情。
"无须监视服务器,无须进行备份,无须客户的IT部门加入。"51job用这样的美好图景说服客户。也许,ASP会在明年渐渐流行。那时,HRMS的维护工作会大大减少。
