应用案例:鹏欣集团HRIS的实施和展望

　　一、集团简介

　　鹏欣集团是一家集房地产、基础设施、高科技为一体的民营企业集团。集团现有全资、控股子公司十余个,业务量呈飞速上升之势。

　　其中房地产板块已成功开发了一批知名楼盘,总开发量达一百多万平方米,已成为区域地产界的一块知名品牌。

　　鹏欣集团抓住城市建设和投融资改革的良好机遇,借鉴国际上先进的项目融资方式,采取BOT、BT等方式,组织专业的投资建设团队,赢得了投资机会。集团投资新建的高速公路将于2004年底建成通车;集团投资的一个市政项目也将在2005年投入运营。

　　投资高科技也是鹏欣集团谋求长远发展的重要战略举措。下属子公司正致力于宽带多媒体介入网技术和视频、音频传输、交换、存储技术及相关核心设备的解决方案的研究及开发。

　　鹏欣集团的快速发展,得益于强大的人力资源保障。集团员工人数的快速增加,异地人力资源监管的出现,客观上对集团现有的人力资源管理提出了更高的要求,集团也急切的希望通过引进一套先进的人力资源信息系统(HRIS)来辅助提升我们的管理,嘉扬HRIS就是在这样的背景下进入我们视线的。

　　二、集团人力资源管理面临的问题

　　1、人力资源管理流程急需整合。集团成立时间不长,在集团规模不大的时候,行政、人力资源不分家,人力资源流程不够清晰。随着集团规模、业务的不断扩大,集团人力资源工作越来越显示出独立性,客观上对人力资源管理的流程整合提出了更高的要求。

　　2、人力资源工作的规范性和多变性并存发展。民营企业本身处在提升和随时应变当中,以一个职能部门的角色,人力资源管理为企业提供服务必然要受到整个企业特性的影响。但同时,随着集团规模的扩大,人力资源管理的规范性逐步地提到了日程上来,人力资源部又要根据以往工作的积累重新界定工作流程。所以,这种多变性和规范性将在一段时间内矛盾并存,呈波浪式向规范性上升发展;

　　3、异地管理问题。随着集团规模的不断扩大,子公司的数量增加,异地管理的问题提上了日程。如何快速、有效的使各子公司规范建立和运作,这就首先要求集团必须从宏观上对各个子公司进行流程规范,集中领导,同时还要考虑到各地子公司由于地方差异、区域文化的不同,在部分管理细节问题上作到相对的独立和差异化。所以我们要求人力资源信息系统这部分必须要做到“模块化”,在集团统一要求下,让各子公司可以根据实际需要取用相应的部分;

　　4、信息整合共享。集团自成立以来,人力资源信息分散,并未形成一个全面、共享的系统,导致人力资源数据落后于实际的人力资源变化,使人力资源信息无法实时更新,无法共享,造成工作疏漏,更不可能为领导决策提供一个及时准确的分析。

　　5、人力资源部角色正面临改变。随着人力资源业务的增长,HR部门从事务导向型正在向战略支持型转变。民营企业的人力资源管理伴随企业的跳跃式发展而跳跃式发展,企业领导对人力资源管理逐渐提升到战略支持角色,但在人员精简的民营企业,事务管理和战略支持是艰难的协调发展,尽管战略支持的角色在增强,但是缺乏相应的工具支持。传统的纸张、文件柜办公,信息分散管理

　　和临时取用,缺乏数据分析和预测,这是很难达到战略支持这一目标的。

　　综上所述,鹏欣集团人力资源管理面临的挑战是:整合流程、模块化管理、信息集中和共享、数据分析工具。

　　三、集团对HRIS的需求

　　1、HRIS要具备较强的灵活性,能针对集团的变化而变化。比如组织结构图和岗位汇报关系,在数据库中能够根据需要自定义报表的字段和格式,能够利用HRIS的平台自行开发一些延伸的功能。HRIS的灵活性和较强的自定义功能是满足民营企业发展的必备条件;

　　2、规范工作流程。HRIS的每个环节都体现了工作流程的概念,每个环节组合在一起形成每条工作流,这样员工状态和每个数据就不会发生错误,我们就能对人力资源的状况作出准确的判读;每个HR工作人员在进行业务操作时,流程都是固定的,不同的HR工作人员使用统一的流程,完成一个流程才能得到有效的结果,同时在每个流程进行过程中系统会及时的给出提示,报告该流程的进行情况;

　　3、整合、共享员工信息。HR部门可以对不同来源的信息进行整合、分类,把信息输入不同的模块,可以随时调用。HR整个部门通过HRIS联系到一起,员工信息得到了共享,解决不同的人收到信息后由于传递的延迟造成另一工作流程发生错误的情况;

　　4、提供数据分析。HRIS必须能够提供实时、准确的数据分析来保证HR部门对整个人力资源状况进行及时准确的了解。人力资源规划定好了每年的执行目标,在执行过程中难免会有偏差和临时情况,HRIS要能提供实时的对比,提供数据、图表来分析人力资源规划的执行情况和各阶段人力资源的构成情况;

　　规划执行结束后,HRIS要提供总结、预测,为下一年的人力资源规划提供参考;

　　5、以集团为出发点管理各子公司的人力资源。HRIS要能记录各子公司的人力资源数据,提供各子公司人力资源情况分析,并对照集团人力资源总部的人力资源规划,做到子公司重要的人事信息事先有准备和计划。子公司的人力资源计划和集团总部的人力资源规划相冲突时,HRIS能及时给出差异数据,由集团人力资源部协调解决。HRIS各模块在经过集团人力资源部设计认可后,任何一个新子公司都可以把这些模块的流程拿来进行使用。这样所有的子公司保持了和集团人力资源部工作步骤的一致,以方便集团人力资源部随时进行检查和监督。

　　四、为什么选择嘉扬

　　针对以上的需求,经过几个月对8家软件公司的考察和客户访问,我们最终确定了嘉扬作为鹏欣集团HRIS的系统供应商。这是因为:

　　1、嘉扬软件有良好的灵活性、开放性,给软件操作者留下了更多的发挥空间;

　　2、嘉扬公司对待客户有良好的服务态度。嘉扬公司针对我集团提出的需求做出了最详细的方案说明,体现了良好的售前服务,正是这一点,也让我们对嘉扬的服务保证充满信心,在今后的合作过程中,嘉扬也以他们优质的服务,验证了这一点;

　　3、嘉扬公司提供了性能稳定的软件和良好的售后服务;

　　4、嘉扬软件拥有成熟的客户群,已经为众多的国际及国内知名企业提供了长久的服务。

　　五、嘉扬HRIS实施概况

　　1、分步实施,打好基础。鹏欣集团采用的是分步实施嘉扬HRIS各模块的方案。首先实施的是人事管理模块和考核评估模块。人事管理模块是提供人事分析的基础,考核评估模块是结合集团考核改革而实施的。考核模块中有考核项目的自定义部分,这就是为培训、考勤而预先留下的。根据我们的设想,招聘和培训模块随后跟进,最后是考勤和薪资模块;

　　2、重点攻关,完美收尾。考核评估模块是一个比较复杂的模块,我们设计的是分层次的评分和评语相结合的考核办法,更加注重员工日常工作的行为表现,而不是立足于考核前期员工的短期行为。不同层次对应不同的考核项目和考核评语,在获取数据后生成每个员工的考核报表。集团的考核项目和评语项目繁多,所涉及的字段也比较繁杂,经过和嘉扬3个多星期的努力攻关,我们终于完成了考核模块的设计和实施,顺利完成了嘉扬HRIS在鹏欣集团第一阶段的实施工作。

　　六、实施效益

　　1、完成了信息整合,初步为决策提供了数据支持。系统已能提供人力资源有关数据,大大方便了HR部门对人力资源现状的掌握。HR部门已经能够清楚了解到集团本部、核心子公司人员的构成情况,能够对近期人员变动情况、各集团人力资源的影响进行准确的分析。人事模块强大的自定义功能为随机查询提供了方便,在查询中我们可以任意组合需要的字段,较好的实现了一表多能。系统提供了数据分析功能,能够对集团人力资源状况进行分类和制表、制图,为管理者提供了一个较好的分析工具。完备的人事模块为HR部门整合了信息,实现了共享,现在已经不是单机作战的情况了,而是单机通过系统和服务器相连,每个HR员工对信息的更新,其他人都能立刻分享,大大提高了工作效率,避免了信息孤立造成的工作失误;

　　2、工作流程已经规范。各模块中的各子模块都是体现了不同的工作流程。每个模块的流程固定下来,该模块所代表的工作就可以移植到任何一个子公司,总部就可以要求他们按照模块规定的流程进行操作,统一整合的管理模式就可以自然而然的延伸到下面。目前,有两个重要的子公司已经按照系统模块提供的流程进行日常操作了,集团和子公司人力资源管理流程实现了统一。可以说,我们正是借着系统的实施,在一定程度上加强了对下面子公司的统一集中管理;

　　3、嘉扬系统良好的自定义和开放性功能满足了我集团多变的管理要求。我们能及时新增岗位和部门,并实现了一对多的岗位汇报关系,这是在选型过程中我们重点关注的问题,但也是很多其他软件供应商所不能解决的问题。民营企业中兼职和一对多汇报关系广泛存在,嘉扬HRIS帮助我们画出了一个比较复杂的动态的组织结构图和岗位汇报关系图。集团公司和子公司的层级关系明确了,新增的部门和岗位得到了及时的体现,一对多的岗位汇报关系被明确表示了出来。有了这两份图表,新进员工可以很快确定自己的位置;

　　4、考核评估进行了初步的业务流程和数据测试。考核评估模块实施结束后,我们采用半年评估的数据对该模块进行了业务流程和数据的测试。评分项目和评语项目区分清晰,数据对应准确,每个员工的考核情况可以进行汇总,形成汇总表格,方便领导调阅。考核汇总能让我们从比较宏观的角度对考核结果进行评判;

　　5、人力资源管理观念的变化。嘉扬HRIS实施之前有不少关于系统是否符合企业现有规模、是否现在上还是以后上的争论都随着系统实施成功并开始运行而销声匿迹了。嘉扬HRIS除了在业务上给与支持,也让一些人在管理理念上发生了变化。HR部门应该是一个开放型的部门,信息共享可以避免工作中的失误,信息整合使我们考虑问题不再静态的局限于一个个体,而是动态的站在宏观的角度看待人力资源的变化。

　　七、嘉扬HRIS在鹏欣集团的前景展望

　　集团人力资源部HRIS前期项目实施成功为今后上系统其他模块提供了宝贵的经验。集团HR部门将大胆尝试通过嘉扬系统的平台自行开发招聘模块,再与嘉扬合作实施培训模块、考勤模块、薪资模块,在1-2年的时间内完成整套系统的运用。同时,实施外地子公司和集团HR部门C/S+B/S的操作模式,实现外地子公司和集团HR部门的信息实时传输更新,真正实现e化管理。(本文作者系鹏欣集团人力资源部高级经理)