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eHR是人力资源管理理念的革新,而并非仅仅是工作方式的改进。对于HR工作者来说,减少了大量繁杂的行政事务,并不意味着HR从业者就一定能成为企业的战略伙伴角色。只有当人力资源管理的流程得以优化,企业内外用于人力资源管理的种种资源和供应商得以整合,HR工作者才能从企业运作流程和工作关系上成为企业的战略合作伙伴。
实施eHR系统需要HR管理工作者重新设定自己的角色和目标。在传统的HR管理方式下,HR工作者从事的最多的工作就是行政事务,其次是就企业经营中的人员管理行使管理咨询的职能,而在帮助企业制定策略方面是最少的。这构成了一个金字塔形的管理职能分布。而在eHR的管理环境下,HR工作者所从事的最多的工作是帮助企业在人员管理上提供管理咨询服务,行政事务工作被电子化、自动化的HR流程所取代。
一套人力资源管理信息系统可以给用户提供更有价值的服务。首先,企业管理者可以迅速、准确地获得有关人员管理的信息,这对于进行正确的企业经营决策具有重要的意义,并且这可以使高层管理者和部门经理明了企业的人员状况、人才需求标准,有利于他们提高自己的员工管理水平。其次,对于员工来说,他们可以很方便地获得有关自己的考勤、薪资、培训记录等信息,并可以自己来维护这些信息,还可以实现在线报销、在线申请休假、在线查询等工作。
很明显,一套人力资源管理信息系统还大大降低了企业的成本。统计数字表明,公司实施人力资源管理信息系统,平均每位员工投入的成本是35美元,但在第一年就可以收到可观的回报,员工的电话询问也减少了75%。Dell公司2000年上半年通过互联网处理了300万美元的人力资源管理操作业务,Cisco公司通过e-learning系统一年节省了2400万美元。
规划eHR系统:五大步骤 整体来讲,eHR系统规划和执行的程序大致有五个步骤。第一,确认企业人力资源管理的发展方向和优先次序,它需要你通盘考虑,最后确认系统的目标和可能会涉及到的一些变量,决定HR信息系统计划的范围和重点,接着应该建立设计小组。第二,建立eHR系统运行模型,要获得管理层的支持,确认资金和其他资源的支持。第三,设计解决方案,这包括优化HR管理的流程,明确eHR的功能和技术需求,设计、购买或租赁功能模块,了解用户的使用体验,改进用户友好度。第四,实施解决方案,设计、安装系统,建立eHR工作流程、用户角色、界面等内容。第五,实施推广和效果评估,这包括开发新的功能和流程,应用、技术支持和维护,及系统的整体效果评估。这五个步骤构成一个循环的系统,不断优化企业的人力资源管理信息系统流程。
建立eHR模型:五个要点
规划人力资源管理信息系统需要考虑的内容有以下五个方面:首先,你需要制定人力资源管理信息化的策略,比如制定员工关系管理和HR服务模型电子化的目标、策略和实施计划,这一切要从提高人力资源管理服务的质量出发,你需要认真考虑如何为每个员工提供个性化的HR服务。其次,你应该考虑企业的工作性质和信息化的水平,比如是否每个员工都拥有个人电脑和相应的软件,所有员工是否都可以获得联网支持,如果不是,你将如何使那些没有条件随时或经常上网的员工也得到这样的服务。第三,要从为一个企业建立HR门户网站的角度出发来规划整个的信息系统建设,要使这一系统成为不同用户的垂直形门户网站,包括员工、经理和HR专家使用的各种工具,要规划好员工界面、经理界面和HR界面。第四,规划系统应该具备的功能,比如在线全面薪酬管理、绩效管理、招聘、培训、HR评估、福利管理和不同用户的HR自我服务。最后,要全面考察企业是否具备完整的系统运行环境,比如服务器、硬件设备、用户服务支持、数据处理和管理、流程控制等。
eHR关键:改进服务 eHR的关键在于管理者如何利用信息技术来改进对用户的服务。这些用户对象包括新老员工、经理、HR工作者或专家、退休员工等,这些都是用户层面的问题。在数据层面的关键问题是,各种HR的数据是如何记录和保存的,以及这些数据和信息如何转化才能成为HR系统可以识别和利用的信息。在功能层面,你需要根据企业人力资源管理的实际情况,规划实际有效的、能够产生价值的功能模块,比如招聘、培训发展、薪酬、沟通渠道、绩效管理、福利管理、时间管理、自助服务等。
如何从资源规划和整合上优化人力资源管理信息系统呢?内部网络及互联网、语音服务系统和技术化客户服务系统构成了eHR的技术及数据核心。而在上游,则是供应链系统,比如薪酬福利管理供应商、HR服务供应商、HR咨询供应商及其他HR供应商。在下游,也就是客户端,面对的是在企业里扮演不同角色的用户,比如员工、经理、HR管理者、企业高层管理者、退休员工等。需要注意的是,构建人力资源管理信息系统也应该遵循电子商务的一些准则,这包括注重用户各方面的需求,提供个性化的服务,提供自助服务,具备全面的客户关系管理,统一业务处理流程,以及整合供应链等。
