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以先进的人力资源管理理念为向导而开发的人力资源管理系统(HRMS)和eHR作为人力资源管理的一种有效工具,在竞争日趋激烈和市场变化无常的今天,越来越受到业界和广大客户的重视。为了提高企业的人力资源管理水平,实现管理的规范化、系统化、科学化和人性化,很多企业开始关注、购买和实施eHR系统, 如果说一个好的eHR系统是一匹助企业提高人力资源管理水平的骏马,项目顾问就应该是给这匹骏马配上的一副马鞍,选副好鞍可以帮助企业驾驭这匹骏马,舒服地策马扬鞭。
一、 为什么要项目顾问?
eHR作为一个综合性的人力资源相关信息的管理系统,有着非常复杂的内部关联性,往往是“牵一发而动全身”,不论是在刚开始进行的需求分析、目标设定和系统选型,还是在随后的系统分析、数据采集和建立系统时如果没有打好基础,就会给系统留下隐患,将来要想修正并非易事。同时,采用和实施这样一个系统会给企业的管理政策和制度、工作流程、工作习惯和工作任务带来变革,其实施过程中的数据采集也会涉及到企业里的所有部门和全体员工,要花费大量的人力、财力和时间。对于这样一个涉及面广的项目很多企业的领导层,甚至是人力资源部门对整个项目的认识还不一定统一,如果系统实施失败了,对企业的领导层和整个项目相关人员的信心和干劲都将是一个致命的打击。即使系统实施完成并已顺利实现了切换,但系统设置不合理等留下的隐患也会给将来的使用和修改留下很多的烦恼。因此,“摸着石头过河”的方法不可行。
作为一个相对较新的应用领域,eHR的应用还不象CAD、MRP II、ERP等其它计算机系统和软件具有广泛的应用基础。同时,作为一个跨学科的应用领域,项目人员,特别是项目负责人,既需要有人力资源管理的经验和丰富的计算机应用能力,了解国家和地方相应的法律、法规和条例,还要有一定的项目管理经验。作为一个企业很难能找到具有这样条件的人,因此,如果企业在准备启动和实施这样一个系统时,聘请一位项目顾问,利用他们的经验和知识,为项目的顺利进行提供帮助,则可以弥补在该方面的不足。
聘请项目顾问除了可以获取和利用他们相对丰富的eHR项目管理和实施经验,为本企业人力资源相关政策、制度和流程提供参考性意见之外,还可以利用项目顾问一般来自于企业的外部,在企业里没有千丝万缕的关系需要平衡,也较少带有部门利益的特点,在伴随着实施过程而带来的变革中会相对公平。同时,在不少企业中还存在着“外来的和尚好念经”的情况,项目顾问还有可能作为一种沟通的桥梁,为项目经理和项目组与企业高层和相关部门的沟通中起到一定的作用。
eHR 作为企业里的重要项目将影响到企业里的方方面面,并且在企业里要使用多年,在准备上项目之前,企业首先请一位项目顾问来全面参与整个项目过程不仅非常必要,而且也会受益匪浅。
二、 项目顾问的职责
企业在上eHR项目之前,很少有人具有eHR的使用经验,在项目的需求分析、目标设置和系统选型等初期工作中,看上去热热闹闹,却往往抓不住项目的重点和特点,外行看热闹,易被供应商的宣传、系统的外表和演示所误导,忽视了看起来很微小但实际上却是非常重要,甚至是致命的环节。它不仅会导致企业领导层和相关部门的人员,甚至是项目参与人员,对本企业的需求没有进行认真的分析、期望过高、目标设置不合理和没有达成共识,而且会导致软件选型错误或对采用软件后可能对企业相关制度的调整要求没有做好充分的准备,从而给整个项目埋下了隐患。项目顾问应该不仅在项目的实施过程中,而且在整个项目周期中都扮演着一个非常重要的角色。例如在系统选型的过程中,有一个非常重要的环节,就是公司需求和软件功能的匹配(参见图1),对应于我们企业的现行政策、规章、薪资计算方法和报表,系统不一定都能适应和支持,而在系统选型阶段,就应该发现和标出这些差异,并选择企业相应的对策,在实际工作中我们会发现这种差异不仅有存在的可能性,而且往往会不止一二处。如果在系统选型的过程中没有发现这些问题,而在随后的实施过程中才发现我们企业就会非常被动,因为我们已经失去了换软件的机会,如果不能说服软件供应商根据企业的需要来修改他们的商品化软件系统(实际上这种可能性并不会太大),企业就必须通过其它方法来“曲线救国”,或修改现行的方法以适应软件系统的要求。其结果则可能会增加企业有关人员对软件的不满意程度,认为花了很多钱买来的系统怎么连这样“简单”的功能也实现不了,甚至认为系统一点都不好用,从而形成对外抱怨供应商,对内互相埋怨,不仅不能解决问题,而且会动摇军心,为失败找借口。
项目顾问在eHR项目的生命周期中,不仅应该协助项目相关人员客观地分析企业的现状,并根据企业的现状和需求准备需求分析报告,还需要通过为企业领导层和相关人员提供有效的培训,协助他们明确项目的目标并建立既切实可行又有挑战性的目标,在系统选型的过程中,协助企业根据自身需求特点来选择合适的软件供应商和软件产品。项目顾问作为企业里eHR项目的技术支持,除了要为项目相关人员提供关于eHR系统的使用、实施、维护等培训,解决系统实施过程中的疑难问题和协助建立系统外,还应该就项目管理的方方面面,如项目的组织、进度控制、风险的评估和防范、沟通、变革管理和质量控制等,给企业领导层和项目经理提供建设性的意见。
应该讲项目顾问应该既是项目经理的助手,帮助项目经理保证项目的顺利完成,又是项目经理的监督者,协助企业高层从技术上监督项目经理在项目的管理和实施过程中沿着正确的道路前进。
三、 项目顾问的种类和特点
目前,eHR的顾问大概可分为三种类型,分别为软件供应商提供的实施顾问、管理咨询公司提供的顾问和其它类型的顾问,下面将他们的特点分别介绍如下:
软件供应商提供的实施顾问:
一般来讲,当客户选购系统时,软件供应商会有偿提供系统的实施顾问。这些实施顾问一般具有较为丰富的计算机技术背景,对软件本身理解深刻,对在不同的管理模式和要求下设置系统的经验非常丰富,同时,他们还有一个不可比拟的优势:了解系统的内部结构,可得到来自程序部门的有力支持。
但是,由于这些顾问是在签订了合同之后才介入项目,因此,对于客户的需求分析、目标设定和系统选型等关键因素就不可能提供有效的支持。虽然他们大都具有丰富的计算机使用经验,但企业人力资源管理的经验则有可能稍显不足,特别是在较短的时间里,很难对企业的管理现状有一个较为全面的了解。在实施过程中他们往往是根据客户的要求来设置系统,却较少就企业人力资源管理的政策和制度提出改进建议。同时,由于实施顾问在项目实施告一段落之后一般就会把客户的系统交给技术支持热线,不可避免地在项目实施的细节中带有短期行为,只要系统能运行就可以交差,因此,在实施细节中对将来最终系统的使用效率和用户使用的方便性可能会考虑不周。更需要关注的是由于这些顾问和客户之间的供需关系,往往不愿得罪客户,面对客户对于软件系统不正确的理解和不正确的设置要求,可能不会坚持正确的方法,从而给系统留下隐患(建议客户在使用此类实施顾问时,对于顾问给您提出的设置建议,一定要认真听取,并分析其中的合理性)。还有企业里人力资源相关的政策和制度不会永远不变,在系统交付客户运行后,如果企业没有相应的技术支持力量,其后续的技术支持和服务也将是一个棘手的问题。
管理咨询公司提供的项目顾问:
现在不少的管理咨询公司也能提供eHR的项目顾问,与软件系统的供应商提供的实施顾问相比,他们最大的优势在于他们背后所拥有的较为全面的技术支持,可以为企业提供全方位的人力资源管理的配套服务,还能够介入系统的需求分析和系统选型。其不足之处是对产品的理解不如软件公司的实施顾问,也没有软件公司的开发人员做他们的技术后盾。
其它类型的项目顾问
现在有些集团公司为了给本集团的下属公司提供服务和技术支持,在集团总部也设立了这样一种角色。虽然,总部设立的项目顾问对于软件产品的了解可能不如软件供应商的实施顾问,也没有软件供应商的开发人员为他们的技术后盾,同时对人力资源管理理念和流程的理解也不如管理咨询公司的顾问。但是他们通常也具有较为丰富的计算机技能,对人力资源的管理有兴趣并已积累了一定的相关知识,可以为下属公司提供全方位的服务和支持。同时由于他们来自于集团总部,在项目实施的过程中,相对来讲,可能受到的阻力会较少,甚至有可能作为下属公司eHR项目经理与其公司高层以及相关部门管理人员沟通的桥梁。他们通常对下属公司的现状较为了解,又具有使用eHR软件的第一手经验,较为了解系统最终用户的切身感受,在系统设置时会较多考虑到最终用户的利益和系统设置的合理性。他们最大的特点在于集系统分析、实施、技术支持和运行服务为一体,不仅会考虑到企业现在的需求,而且还会考虑到系统的将来,能够较好地解决系统实施和切换后的后续技术支持和服务问题。
四、 小结
作为一种相对较新的职位,eHR项目顾问还没有为世人所熟知,但他们对于准备采用和实施系统的用户而言,其作用却是不容忽视的。据Al Doran在加拿大国家人力资源管理杂志《HR Reporter》今年一月份的一篇文章中介绍:聘请一位eHR的顾问,其费用大约在每天800加元到3000加元不等。即使在国内,一些著名公司的实施顾问其价格也与之相当。企业之所以要花费如此大的代价来聘请这些顾问,与他们在项目中的重要性是不可分开的。企业在选择顾问时,应充分考虑到自己企业的实际情况和需求,在使用顾问时也要注意扬长避短,充分发挥他们的经验和智慧,为企业人力资源管理的改进和变革,为eHR系统运行顺畅,为人力资源信息管理的科学化、系统化、规范化,最终步入人力资源知识管理打下坚实的基础。
