成功选型的加速器-eHR

　　目前，e-HR系统和HRMS（人力资源管理系统）、HRIS（人力资源信息系统）市场一片红火，由于前景看好，很多公司都跻身进来，其中不乏国际和国内著名的软件公司和管理咨询公司，数百家软件供应商更是短兵相接，各种商业活动“你方演罢我登场”。其中一个关注的焦点是e-HR的系统选型，面对如火如荼的。HR市场，各种产品良莠不齐，作为一个潜在的用户如何能在系统选型的过程中保持冷静的头脑，选好符合自己需要的系统，为整个项目的顺利进行打下一个比较好的基础呢？

　　本文试图针对e-HR系统的特点和目前在选型过程中存在的一些问题，介绍一种有效的选型工具：征求信息文件和需求建议书，希望与各位正在进行e-HR系统选型的用户分享。

　　e-HR软件的特点

　　ERP、MRP II而言，为什么专家对e-HR的选型更加关心和强调呢？首先，我们应该来分析一下e-HR软件的特点：

　　1.e-HR：迅速发展的新领域

　　几年前，大多数人对。HR还很陌生；而今，由于市场竞争的日益激烈，很多企业已经认识到利用有效的工具来提高企业HR管理水平的重要性，面对越来越多的市场需求和潜在的商机，很多公司都来掏金，在短短几年的时间里，已有数百家供应商的人力资源管理系统产品问世，成为发展最为迅速的应用领域之一。然而，迅速发展的同时，也造成了市场的不规范，甚至是混乱的局面。

　　2.功能“相似”，价格跨度大

　　为了竞争的需要，很多供应商提供的软件都在不断地扩展其功能，很多HR管理新的理念和工具，如员工自助服务、经理自助服务、平衡积分卡、3600评估、继任人计划、股票＼期权计划和工作流管理等等也能为他们的产品所支持，因此，从表面上来看，系统的功能非常相似，但价格跨度却非常大，使得在系统选型时，客户更加无所适从。

　　3.无标准模式，内联关系复杂

　　e-HR不像CAD和MRP等软件：e-HR几乎没有什么标准的公式、定理和模式。不同的企业会有不同的需求，而作为商品化的软件既必须符合大多数企业的需求，又要能尽量个性化。例如绩效管理，不仅各企业绩效管理模式可能会不同，其结果可能会和薪资、培训、继任人计划等等发生联系，也可能没有联系，因此造成了e-HR软件的内联关系非常复杂。

　　4.系统稳定性、成熟性非常重要

　　据“2002年中国。HR现状调查”，在中国大陆，尚没有出现突出的e-HR供应商品牌，就市场占有率而言，占有率最大的不超过10%。而大部分比较知名的软件产品多在0.2%~2.1%之间，其他软件的市场占有率则更低。没有足够的用户来测试和验证系统，如何能保证系统的成熟性和稳定性？何况这些软件本身还要不断地推出新功能。正如有些人士指出的那样有些e-HR系统目前还不是实用的系统，只适合做演示。

　　e-HR选型的问题

　　由于e-HR软件的特点和目前国内软件存在的问题，使得e-HR软件的选型变得更加复杂。目前国内在e-HR系统选型过程中存在着不少问题，除了大家讨论得比较多的，如需求不明、目标不清，项目组建立较晚等问题以外，还有：

　　5.缺乏经验和专业人才

　　首先，e-HR专业人才的培养明显滞后于市场的需求。不仅在企业里可能一时还很难找到既懂现代HR管理理念和方法，熟悉本企业HR管理体系和特点，又有丰富的IT背景，同时还熟悉。HR产品的复合人才，就是在市场上这样的人才目前也奇缺。在我们自己还不太了解。HR系统，对e-HR的功能、实施和应用中可能存在的问题还存在一知半解的情况下，进行e-HR系统的选型往往会被软件花花绿绿的外表和各种新颖的理念和工具所打动，缺乏认真仔细的分析，使人不禁有一种“外行”看热闹的感觉。

　　6.重视局部、忽视整体

　　由于主要选型人员知识领域的局限性，有些企业在系统选型过程中往往过分重视某些局部，忽视了整体的评估和考察。即使选型小组由多方面人士组成，在选型过程中也会仅考察他们所想到、看到和听到的部分，而对于整体部分却没有能够评估和考察。

　　7.“跟着感觉走”，缺乏科学的选型方法

　　有些企业的选型人员在没有参加过e-HR的培训、对e-HR一知半解的情况下边学边干，而主要的学习方诠则是通过。HR相关的演示会和与供应商的直接沟通，然而，面对“王婆卖瓜，自卖自夸“的供应商，缺乏采用科学的手段来有效地规避选型风险，反而被供应商牵着鼻子走。

　　8.选型和实施相脱离

　　如果选型负责人与将来系统实施的负责人不是同一个人，不仅会造成不懂系统而且将来也不用系统的人在定标准、选系统，而且会为将来项目没有达到预期效果而互相指责埋下了祸根。

　　9.供应商的误导

　　面对供应商天花乱坠的演示，信口开河的承诺和悉心安排的“成功案例”，缺乏经验和知识的用户可能会掉进供应商的陷阱。虽然很多管理咨询公司也已涉足于。HR领域，但如果管理咨询公司与某一家软件供应商结成战略同盟，在协助用户选型时就有可能会考虑到自身的利益，从协助选型的角色变成了变相推销产品和服务。

　　那么，是不是我们用户就只有任人宰割，听天由命呢？当然不是。RFI/RFP作为一种有效的选型工具，已经在国外比较普遍的使用在e-HR系统的选型过程中。

　　RFI/RFP——HR成功选型的加速器

　　所谓RFI是一种工具，它通知可能的供应商并给他们简单介绍你计划中的项目，询问他们是否对本项目有兴趣，并希望得到他们公司及产品的简单情况介绍。作为一种在e-HR系统选型过程中可选的步骤，它还可以帮助您从众多的供应商中确定部分比较符合贵公司需求的供应商，给他们发送RFP，进行进一步的考察和分析。应该记住的是，一方面一份冗长的RH列表，可能既不是你，也不是潜在的供应商所想要的东西，而且每增加一个问题，就会增加你在回答之间做比较的复杂性。另一方面，过分简单的RFI，可能不能帮助你确定进一步考察的对象。因此，在RFI中应尽量准备一些关键的问题。如中英文双语环境可能对一家合资企业非常重要。

　　所谓RFP是根据需求分析和项目的目标，形成的客户期望的。HR系统的详细要求说明。它不仅描述了客户计划的e-HR项目，而且建立了基于竞争的评估指南，并要求所有合格的软件供应商通过提交RFP来竞标。

　　一般来讲，RFP是用于供应商和客户之间建立有效沟通的工具。但不同的角色，对目标和需求的理解就会不同，它实际上也是在管理层、项目组、用户和供应商之间建立的桥梁，以书面的形式较为准确地描述了整个项目，在相关利益集团之间形成的一种共识。同时，通过参考其他公司准备的RFP，我们可以初步了解在e-HR系统选型时需要考虑的方方面面的因素，在汲取其他人的经验的基础上，根据自己的需要进行合理取舍，以弥补本企业在知识和经验方面的不足。RFP系统全面地分析企业的详细需求，从而有效地降低了潜在的选型风险。通常，客户会要求将供应商回复的RFP作为合同的附件，可以限制供应商信口开河的承诺，发现在华丽外衣下的系统的真正内涵，同时也减少了企业在e-HR选型过程中可能会存在的不同意见和争执。RFP的另一个作用是软件供应商能够根据你的RFP发现项目目标设置、时间进度等方面的问题，并提供有益的建议。

　　RFP的内容

　　准备RFP是一项费时费力的任务，其内容也几乎包罗万象，如美国华盛顿州政府在进行HRMS选型时的RFP长达117页，其中员工信息管理就有多达40项需要考察，培训也有近40项需要考察，而这些需要考察的方面也有几十个之多：

　　通常RFP主要包括的内窑有：

　　·引言：其中除了应包括公司的总体介绍，如公司的规模和产品、在岗和薪资计算员工总数，公司（及其分部）的地理位置、目前HR管理流程、薪资计算和发放的特点等之外，还应该包括e-HR项目的简介，如项目预计的启动时间、预算、可能项目组参加人员的背景简介和项目预期的进度和效果以及预期的。HR系统运行模式和可能的系统用户；同时还应简单介绍目前公司的计算机的硬、软件环境，其他有可能与e-HR系统发生接口的软件等，

　　·RFP填写租管理说明：该部分一般包括系统选型的过程和时间表、提交RFP和竞标的截止时间、关于RFP询问的政策、RFP的联系人、期望RFP的形式及提交要求、评估RFP和挑选供应商的标准和双方的承诺及保密条款；

　　·功能需求说明：该部分应是整个RFP的重心，一般会从三个方面来了解：

　　a）功能需求

　　功能需求应根据企业的实际需求来确定，一般包括

　　·普通功能

　　·组织/职位管理

　　·培训和发展

　　·员工配备

　　·绩效管理

　　·考勤

　　·员工和劳动关系

　　·薪资和福利

　　·公司资产管理

　　·预算

　　·员工数据

　　·ESS&MSS

　　·报表

　　b）技术需求

　　·运行平台

　　·数据库管理

　　·安全和系统管理

　　·用户界面

　　·数据输入

　　·应用程序接口

　　·批处理

　　·数据仓库

　　c）服务需求

　　供应商可能给客户提供的服务，如

　　·项目管理

　　·风险管理和控制

　　·培训

　　·测试

　　·实施

　　·技术支持

　　·相关费用及其说明：要求供应商提供有关软件许可费用、培训费用、实施费用、年度维护费、客户化模块费用以及第三方软件费用的详细清单；

　　·供应商信息：应包括e-HR产品名称、版本历史、当前版本已有的用户数、当前版本的支持和服务期限、目前还提供服务和支持的最早版本、与本RW需求相似的客户名单列表、产品的发展计划、产品测试过程、错误报告和修正过程等；

　　·供应商的建议：

　　·附录

　　关于RFP的注意事项

　　1.公平性原则

　　对于采购方而言，必须要保证所有回复RFP的供应商得到公平的对待，必须一视同仁，杜绝可能存在的偏爱、听信误传和腐败现象：

　　2.提供一个联系人

　　在RFP时，有些问题应该予以澄清，首先应该给所有供应商提供一个联系人，他应就所有供应商在准备RFP时提出的合适的问题迅速给予一致的答复，从而保证投标过程的顺利进行。还需说明的是，应该明确规定如供应商在这个过程中会试图通过接触公司里的某个人来打探一些内部的消息或讨好某些人，这样的供应商应该立即从可以考虑的名单中删除。

　　3.引人第三万咨询顾问

　　对于企业的一些个性化需求，某些通用系统在实现时可能会有一些问题，而企业本身又缺乏鉴别的能力。因此，引人具有选型、实施和使用。HR软件经验的第三方咨询顾问将是一个有益的补充，他们会根据其经验帮助企业鉴别其个性化需求，并体现在RFP中。同时，他们还可以就企业RFP的准备、形式、内容、将RFP发送到合适的供应商、控制回复、解决所有与此过程相关联的问题以及比较和审核回复的建议书时提供帮助。需要注意的是可能有些咨询顾问已经与某些供应商建立了协作关系，因此选型还应该立足于自身，参考咨询顾问的建议。

　　4.避免过于复杂和笼统

　　RFP应该是基于企业的需求，过于复杂的RFP不是一个好的RFP，不仅会加大供应商准备的时间，使得有些供应商望而却步，也会加大企业在审核和评估时的难度，同时也容易造成企业的目标发生偏离。另一方面，如果RFP写得过于笼统，那么你就不会从RFP中得到你所期望得内容。

　　5.RFP不是选型的唯-标准

　　RFP是选型时的一个非常重要的标准，但不是惟一的标准，在公平的评估所有回复的RFP后，采购方还应该要求人选的供应商进行产品的演示和说明，并明确地说明他们希望看见的和听见的内容。可能的话还应该走访与本RFP需求类似的该供应商的其他客户，进行客户调查，还应该仔细评估相关技术文挡、技术资料和用户手册。

　　HR系统的选型是一个复杂的过程，需要根据企业的战略目标和人力资源管理的远景，综合评估和平衡目前的需求和将来的需求。作为企业人力资源信息管理的主要手段和工具，e-HR系统将会对企业人力资源相关政策产生广泛而深远的影响。RFI/RFP作为一种有效的选型工具在e-HR的选型过程中扮演越来越重要的角色。同时，RFI/RFP也会对一些其他新兴的计算机应用领域，如客户关系管理、供应链管理和知识管理软件的选型起到借鉴的作用。