解读HRMS-人力资源管理系统

　　[编者按]：随着市场竞争的日趋激烈，人已成为实现企业自身战略目标的一个非常关键的因素，人才之争是市场竞争中的核心内容之一。为了稳定军心并不断吸纳优秀人才，企业必须采用现代化的人才管理方法。以“人力资源管理”理念为理论基础而开发的HRMS（Human Resource Management System：人力资源管理系统）越来越引企业的注目。据IDC统计，在全球的企业管理信息系统中，人力资源管理系统的投资占10~15%，是其中最重要的一部分之一。回过头来再看看HRMS软件产品已经不再单调，针对企业人力资源电子化、网络化的产品丰富起来。

　　即便如此，大多数企业对实施人力资源管理系统也是相当陌生，本文就人力资源管理系统的发展、功能、作用、实施等方面作一个全面的介绍，希望能为企业实现现代化的信息管理添砖加瓦。

　　一、HRMS发展简介

　　HRMS（Human Resource Management System：人力资源管理系统）的发展历史可以追溯到20世纪60年代末期。由于当时计算机技术已经进入实用阶段，同时大型企业用手工来计算和发放薪资既费时费力又非常容易出差错，为了解决这个矛盾，第一代的人力资源管理系统应运而生。当时由于技术条件和需求的限制，用户非常少，而且那种系统充其量也只不过是一种自动计算薪资的工具，既不包含非财务的信息，也不包含薪资的历史信息，几乎没有报表生成功能和薪资数据分析功能。但是，它的出现为人力资源的管理展示了美好的前景，即用计算机的高速度和自动化来替代手工的巨大工作量，用计算机的高准确性来避免手工的错误和误差，使大规模集中处理大型企业的薪资成为可能。

　　第二代的人力资源管理系统出现于20世纪70年代末。由于计算机技术的飞速发展，无论是计算机的普及性，还是计算机系统工具和数据库技术的发展，都为人力资源管理系统的阶段性发展提供了可能。第二代人力资源管理系统基本上解决了第一代系统的主要缺陷，对非财务的人力资源信息和薪资的历史信息都给予了考虑，其报表生成和薪资数据分析功能也都有了较大的改善。但这一代的系统主要是由计算机专业人员开发研制的，未能系统地考虑人力资源的需求和理念，而且其非财务的人力资源信息也不够系统和全面。

　　人力资源管理系统的革命性变革出现在20世纪90年代末。由于市场竞争的需要，如何吸引和留住人才，激发员工的创造性、工作责任感和工作热情已成为关系企业兴衰的重要因素，人才已经成为企业最重要的资产之一。“公正、公平、合理”的企业管理理念和企业管理水平的提高，使社会对人力资源管理系统有了更高的需求；同时由于个人电脑的普及，数据库技术、客户/服务器技术，特别是Internet/Intranet技术的发展，使得第三代人力资源管理系统的出现成为必然。

　　第三代人力资源管理系统的特点是从人力资源管理的角度出发，用集中的数据库将几乎所有与人力资源相关的数据（如薪资福利、招聘、个人职业生涯的设计、培训、职位管理、绩效管理、岗位描述、个人信息和历史资料）统一管理起来，形成了集成的信息源。友好的用户界面，强有力的报表生成工具、分析工具和信息的共享使得人力资源管理人员得以摆脱繁重的日常工作，集中精力从战略的角度来考虑企业人力资源规划和政策。

　　二、HRMS系统功能

　　近几年来，国内外与人力资源管理有关的系统和程序的发展都非常迅速，众多软件如雨后春笋般地不断涌现。这些软件尽管各有特点，但从功能上来分析，大致可分为如下五种：

　　1、人力资源管理模块

　　人力资源管理系统从科学的人力资源管理角度出发，从企业的人力资源规划开始，记录招聘、岗位描述、培训、技能、绩效评估、个人信息、薪资和福利、各种假期、到离职等与员工个人相关的信息，并以易访问和可检取的方式储存到集中的数据库中，将企业内员工的信息统一地管理起来。完整的记载员工从面试开始到离职整个周期的薪资、福利、岗位变迁、绩效等历史信息。

　　该模块可管理较全面的人力资源和薪资数据，具有灵活的报表生成功能和分析功能，使得人力资源管理人员可以从繁琐的日常工作中解脱出来，同时综合性的报表也可供企业决策人员参考，如生成按岗位的平均历史薪资图表，员工配备情况的分析图表，个人绩效与学历、技能、工作经验、接受过的培训等关系的分析等。

　　2、薪资和福利模块

　　该模块通常可用于管理企业薪资和福利计算的全过程，其中包括企业的薪资和福利政策设定、自动计算个人所得税、自动计算社会保险等代扣代缴项目。通常，这些程序还可以根据公司的政策设置并计算由于年假、事假、病假、婚假、丧假等带薪假期以及迟到、早退、旷工等形成的对薪资和福利的扣减，能够设定企业的成本中心并按成本中心将薪资和总账连接起来，直接生成总账凭证，还能存储完整的历史信息供查询和生成报表；这类系统也可处理部分简单的人事信息。

　　3、培训管理模块

　　培训管理系统一般通过培训需求调查、预算控制、结果评估和反馈以及培训结果记载等手段，实现培训管理的科学化，并且和人力资源信息有机地联系起来，为企业人力资源的配备和员工的升迁提供科学的依据。

　　在此值得一提的是，虽然严格地讲，基于计算机的培训管理系统不能归于人力资源管理系统，但由于学员可以不受时间、地点和教员讲课水平的限制，自学后通过联机考试，其结果也可以记入人力资源管理系统中，因而受到很多公司的青睐。不少公司甚至自己组织力量投资开发专用的培训软件。现在，“线上学习”(e-learning)如同Internet一样，正在风靡全球，它不仅可以节约可观的训练费用和人力投资，而且，正在给传统的培训业造成一定的冲击。有人甚至断言“线上学习”将成为未来的主要学习途径。

　　4、考勤管理模块

　　为了有效地记载员工的出勤情况，很多企业购置了打卡机、考勤机等设备。考勤管理程序一般都与这些设备相接，根据事先编排的班次信息，过滤掉错误数据，生成较为清晰的员工出勤报告，并可转入薪资和福利程序中，使考勤数据与薪资计算直接挂钩。其生成的文档还可作为历史信息保存，用于分析、统计和查询。

　　5、eHR

　　eHR是一种基于Internet/Intranet的人力资源管理系统。eHR强调员工的自助服务，如果员工的个人信息发生了变化，他本人就可以去更新自己的信息，经过一定的批准程序即可生效。同样，对于培训、假期申请、报销等日常的行政事务也可作类似处理。这样不仅减轻了人力资源管理人员用于数据采集、确认和更新的工作量，也较好地保证了数据的质量和数据更新的速度。而且由于Internet不受时间和地理位置的限制，即使经理远在国外，他也可以及时地处理其员工的各种申请，不会因为人不在公司而影响工作。同时，公司的各种政策、制度、通知和培训资料也可通过这种渠道来发布，有效地改善了公司内部沟通途径。

　　典型人力资源管理系统结构图如下：

　　一套典型的HRMS系统从功能结构上应分为三个层面:基础数据层、业务处理层和决策支持层。

　　·基础数据层

　　基础数据层包含的是变动很小的静态数据，主要有两大类， 一类是员工个人属性数据，如姓名、性别、学历等；另一类是企业数据，如企业组织结构、职位设置、工资级别、管理制度等。基础数据在HR系统初始化的时候要用到，是整个系统正常运转的基础。

　　·业务处理层

　　业务处理层是指对应于人力资源管理具体业务流程的系统功能， 这些功能将在日常管理工作中不断产生与积累新数据，如新员工数据、薪资数据、绩效考核数据、培训数据、考勤休假数据等。这些数据将成为企业掌握人力资源状况、 提高人力资源管理水平以及提供决策支持的主要数据来源。

　　·决策支持层

　　决策支持层建立在基础数据与大量业务数据组成的HR数据库基础之上， 通过对数据的统计和分析， 就能快速获得所需信息， 如工资状况、 员工考核情况等。这不仅能提高人力资源的管理效率, 而且便于企业高层从总体把握人力资源情况。

　　三、HRMS的作用

　　现在不少企业管理人员已经认识到采用人力资源管理系统的必要性，纷纷开发或选购适合本企业特点的人力资源管理系统。但是，仍有不少企业决策者对人力资源管理系统还没有一个比较清楚的认识，他们往往认为只要将员工的信息输入计算机，再用Excel或Word打印出漂亮的报表就行了。事实上，前后两种应用途径大相径庭。

　　1、整合的、集中的信息源

　　首先，我们可以先看看，企业里现有有关人力资源方面的信息是如何保存和查找的？可能会用自编程序、FoxBase或Excel来计算员工的工资，而员工的养老金信息、合同信息、个人信息等可能被存放于多个Word或Excel文件中或打印出来放在文件柜里。这种分散的信息源，在信息的采集、整理和更新时会产生许多重复的工作，造成人工浪费，其保存和查找也是一个相当困难的过程。由于这些信息都是分散保留的，因此当上级需要一份报表时，要将这些分散的信息匹配在一起，其工作量是可想而知。而要使所有的信息得到及时的更新从而保持相容的状态则几乎是不可能。

　　人力资源管理系统，就可以用集中的数据库将与人力资源管理相关的信息全面、有机地联系起来，有效地减少了信息更新和查找中的重复劳动，保证了信息的相容性，从而大大地提高了工作效率，还能使原来不可能提供的分析报告成了可能。

　　2、易访问、易查询的信息库

　　在没有采用和实施人力资源管理系统之前，当企业管理人员要统计数字时，往往依赖于某个人或某些人来获取。首先是找到人力资源部的相关人员，由他们从不同的计算机文件、打印件或档案柜中查找相关的信息，再汇总后提交。这种依赖于人的过程往往会因为花费的时间较长或某个人不在办公室而不能及时完成。

　　在采用和实施人力资源管理系统之后，就会将依赖于人的过程改为依赖于计算机系统的过程。企业管理人员只要获取了相应的权限，就可以随时进入系统，直接查阅相应的信息。

　　3、有利于体现公平性原则，留住人才

　　不少企业都不同程度上存在着人才流失现象，对此，除了抱怨外部环境以外，往往拿不出较为有效的办法。人才流失除了因为薪资因素之外，还有很多其他因素，如工作环境、领导公平与否、培训机会和个人前途等等。现在不少人利用业余时间学习了很多的课程，得到了证书，有了一技之长。但是，按以往的情形，除了有机会在领导面前显示外，他很难得到相应的岗位和报酬。同时，在掌握了充分的技能之后，该员工也不会安心现在的岗位，结果是远走高飞。

　　如果将技能输入人力资源管理系统，在某个岗位需要人时，先搜寻一下企业内部是否有合适的人选，这样也许会留住一部分人才。再如，在提拔干部时，是根据谁在领导面前表现得多，还是根据他的知识、技能和以往的绩效呢？体现公平原则不仅在于选拔出合适的人才，而且它还给员工一种暗示：个人在本企业的前途不在于是否善于在领导面前表现，而是在于个人的努力程度，从而达到激励员工的目的。

　　4、提高管理水平

　　采用和实施人力资源管理系统不仅仅是为了提高工作效率。应该看到，在实施人力资源管理系统后，经过整合的、较为全面、准确、一致和相容的信息不仅可以让企业领导对本企业人力资源的现状有一个比较全面和准确的认识，同时也可以生成综合的分析报表供企业领导人在决策时参考。如在薪资普调或薪资体系变更前，生成按岗位的历史薪资分析报告等，可辅助企业领导决策科学化。

　　实施人力资源管理系统的过程本身也包含着回顾企业本身的机构和岗位设置、管理流程、薪资体系等等，并根据软件中所蕴含的先进管理思想来改变现行的体系。在实施的过程中可以看到这样一种现象：管理水平相对完善的企业，实施工作往往会比管理水平相对较低的企业容易；而管理水平较低的企业在实施过程中也会迅速地暴露出本企业在人力资源管理中存在的问题。同时，实施过程也是一个反思先行制度，重组、改进和提高管理水平的契机。

　　另外需要说明的一点是，信息的透明和安全是一对矛盾的两个方面。人力资源管理系统的安全性设计使得机密的人事薪资信息处在一种“受控”状态下的透明。只有得到系统授权的用户才可以访问被允许获取的信息。因此，我们不需要担心会因为采用人力资源管理系统而降低了人事薪资信息的保密性，相反，信息的安全性会因为人力资源管理系统的采用而得到加强。

　　四、HRMS的实施

　　企业在实施HRMS之前，首先要对自身作一个客观而充分的评估，然后确定将要实施的HRMS的范围与边界，从自身实际情况出发，尽可能做到量体裁衣。在了解自己的需求之后，就要选择一家合适的解决方案供应商。HRMS解决方案的实施过程绝不是简单的产品买卖过程，应该视其为一个完整的项目。

　　项目的实施过程将分为三个阶段：

　　1、实施前与供应商配合进行需求分析与流程设计阶段：

　　这个阶段往往会占据整个项目实施周期一半以上的时间，对HR管理者来讲，是一个难得的整理与完善HR管理运作体系的过程，有利于将以往离散的工作规范化、系统化。对供应商来讲，事先将客户的需求理顺，对整个项目的顺利实施也起着决定性作用。因此，用户与供应商都应认真对待这一阶段的工作，而不应急于马上就要看到系统运行的效果。

　　2、系统实施与客户化改造阶段：

　　需求分析与设计阶段完成后，供应商将会根据用户的特殊需求对系统进行定制化改造，这期间，用户应与供应商之间保持频繁的沟通，避免用户需求在定制化过程中走样。供应商在完成所有功能的开发后，提交给用户的，还只是一个系统框架，并不能马上运行，用户还需要在供应商的帮助下进行系统初始化与数据转换工作，使企业基础数据与员工基础数据在尽可能短的时间内迁移到系统中来。此外，企业在系统正式运行前应接受供应商关于使用系统的相关技能培训。

　　3、系统应用培训阶段：

　　实施过程中，企业应根据自己业务的具体特点，向软件供应商提出改进及增设相应模块的要求，软件供应商应积极进行跟进作二次开发的工作，确保能满足企业不断变化的管理要求。

　　五、如何选择HRMS系统

　　企业在选择HRMS时，技术服务、产品价格、产品知名度等容易根据经验判断得出结论；而对于产品的性能特色、二次开发功能等，若没有适当的标准作指导，就不太好把握。好的HRMS应该是一套高效率、多功能及易学易用的解决方案，用户在选择系统时可从以下一些特征评判其功能：

　　1、完整性与集成性

　　·全面涵盖人力资源管理的所有业务功能，且每个业务功能都是基于完整而标准的业务流程与大量配套表格来设计，是用户日常工作的信息化管理平台

　　·对员工数据的输入工作只需进行一次，其他模块即可共享，减少大量的重复录入工作

　　·既可作为一个完整的系统使用，也可将模块拆分单独使用，在必要时还能扩展集成

　　2、易用性

　　·采用导航器界面，友好简洁，直观体现HR管理者的主要工作内容，且能引导用户按照优化的HR管理流程进行操作

　　·基本没有弹出式对话框，一个界面就能显示所有相关信息，并操作所有功能，信息集成度高

　　3、网络功能与自助服务

　　·支持集团型企业用户，提供异地、多级、分层的数据管理功能

　　·日常管理不受物理位置限制，可在任何联网计算机上经身份验证后进行操作

　　·为非HR部门人员提供基于Web的企业内部网络应用

　　·员工在允许权限内可在线查看企业及个人信息，注册内部培训课程、提交请假／休假申请，更改个人数据，与HR部门进行电子方式的沟通

　　·允许直线经理在授权范围内在线查看下属员工的人事信息，审批员工的培训、请假、休假等申请，在线对员工进行绩效评估

　　·总经理可在线查看公司人力资源配置及成本变动情况、薪资平衡表、组织绩效／员工绩效等各种与人力资源相关的重要信息

　　4、开放性

　　·提供功能强大的数据接口，轻松实现各种数据的导入导出及与外部系统的无缝连接 　　·可方便引入各类Office文档，并存储到数据库中，规范、安全

　　·同时支持所有主流关系型数据库管理系统及各种类型的文档处理系统

　　5、灵活性

　　·可根据用户需求进行客户化功能改造及更改界面数据项的显示

　　·强大的查询功能，可灵活设置任意条件进行组合查询

　　·支持中英文(或其他语种)实时动态切换

　　6、智能化

　　·系统的自动邮件功能可直接批量通过E-mail发送信息给相关人员，极大地降低管理人员的行政事务工作强度

　　·系统设置了提醒功能，以便用户定时操作，使得HR管理者变被动为主动，有效提高员工对HR部门工作的满意度

　　7、强大的报表/图形输出功能

　　·提供强大的报表制作与管理工具，用户可直接设计各种所需报表

　　·提供了灵活报表生成器，可快速完成各种条件报表的设计，能随时进行设计更改 　 　·报表可输出到打印机、Excel电子表格及ASCLL文本文件(如提交给银行的文件)

　　·提供完善的图形统计分析功能，输出的统计图形可直接导入MS Office文档中，快速形成HR工作报告

　　8、系统安全

　　·关键数据进行加密存储，即使系统管理员也无法直接读取数据

　　·设定用户对系统不同模块的不同级别操作权限

　　·建立日志文件，跟踪记录用户对系统每一次操作的详细情况

　　·建立数据定期备份机制并提供数据灾难恢复功能

　　六、HRMS的实施成功要素

　　成功实施人力资源管理系统要注意的问题有以下几点：

　　1．要知道你的预算有多少。

　　2．在数据库方面，要做通盘的考虑，要先看产品，而不是看自己的硬件环境。要根据企业的规模来选择相应规模的数据库。

　　3．企业的老总、管理层必须认识到实施HR系统的重要性，给予充分理解和支持。

　　4．要做好需求分析，定位你所需要产品的类型，有目标地选择，看演示要多提问。

　　5．要看这家公司的售后服务如何?是否有一条龙的服务?如果是外商，在中国有办事处吗?办事处有多少?是否有足够的客户服务人员加入项目组?

　　6．要注意这家公司所提供的“网络版”的含义是什么，是互联网还是局域网?

　　7．整个实施过程要分阶段做。

　　8． 要看这家公司是否准备与内容提供服务商建立伙伴关系，为你提供增值服务。