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前不久,一个朋友准备去一家沙发制造厂履行行政经理职责,临行前夕他问我,对于一家刚刚筹备的家具生产企业,应该怎样展开行政管理工作,老板最看中的“准确到位”,希望我能提提看法。实际本人也没有什么真正的积累,但是朋友需要和他交流思想,本人概略的整理了这样一份文档。希望能共勉!
对于一个日常运营已经走上正规,管理体系已经基本完善的的工厂来说,一个的行政经理能基本上维持好当前的管理体系,能够防止或者能够避免和化解一些管理问题,具备一定的执行能力,并能够改善一些不良问题,那么他基本上都可以胜任其职位。但是对于一个刚刚筹建成的新厂的行政经理,如果仅仅只是具备这些的能力和水准,对于一个新企业来说必然存在太大的管理风险,尤其是家具行业。
具体原因是往往所有的新家具厂都普遍的存在这样一些问题:
1、没有形成一种特定的企业文化,即使是全套复制的总公司的管理模式,但是所谓的企业文化也完全是漂浮在天空的口号,甚至口号都没有。于是在企业里面各种思想,观念,精神,习惯,价值观都存在,在前期整个局面一盘散沙或者说拉帮结派是必然的。因为还没有一个统一的思想和观念在主导、影响和凝聚着这些员工;
2、企业的管理模式他本身就是一种企业文化的一个行为层面,企业文化最直接影响的就是人—企业员工,所以,怎样为企业构建一套适宜的管理模式,其中最关键的影响要素就是企业的人才结构。在这样的一种状态下,即使就是完全照办总公司的管理模式,也实在难于保证其执行效果;
3、根据个人经历,一般的新厂的员工普遍对企业缺乏感情,什么忠诚度,向心力都未免漂浮,而那些相对成熟的工厂的员工在企业多则10年,少则2年,在时间的磨合和考验中员工对企业的信赖和感情都积累到一定的程度。但是对于新厂,新员工,这不免是一种考验和挑战;
4、 另外因为沙发生产的特殊工艺基本完全是粗糙,劳累的手工生产,在生产现场经验是绝对的决定着技术,品质,效率。而技术,品质,效率又是生产管理的重要维度。同时因为是手工生产,出了经验之外,员工的心情和态度绝对的影响着生产品质、效率和成本。同样数量的皮料,甲员工可以做10件合格品,而乙员工只做8件,还有不良品。而往往工作1---2年的老员工才可以说真正的拥有经验。曾经有资深人士这样说:在沙发行业,老员工的数量决定着生产力。但是对于一个新厂,行政经理怎样通过人力保证企业的生产能力,也考验的不仅是经验,文化,更是创新。
5、还有因为新厂在筹备过程中,完全不可能一部到位,但是又有许多没有到位的问题必须要去解决,这其中可能没有制度,没有规矩,没有要求,没有条件,在这样的状况下,对于一个习惯在成熟企业工作的行政经理是绝对的挑战。
6、对于一个新厂,需要行政经理策划的很多,主导的很多,而推行的更多。很多企业不是没有制度,而是不能执行。不能执行的原因出了制度本身问题,还有推行方式的问题。
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面对这样的这种种问题,如果一个职业人士要绝对的胜任这个职位,要保证能绝对的避免企业的聘用风险,根据我以往的经历和现在的理性思考,我个人认为必须具备这样的能力和条件:
1、行政管理整体的规划能力和水平;
因为我们的行政管理工作是服务于企业整体的经营管理,而我们的行政管理工作必须在怎样的一种状况下才能真正的切实有效的企业的整体经营和高层思路,所以就必须进行规划。规划一种局面,状态,目标,和方向。因为你踢的第一脚会直接影响后续的发展。这要求行政经理必须具有战略意识和觉悟。
2、对企业文化管理的绝对把控和掌握。
一个企业的企业文化对企业的经营管理状态和后续发展是绝对影响的,这不仅是前期,还是中期,还是后期。对于一个新厂来讲,到位的企业文化管理工作至少对企业产生这样的一些功用:活跃企业文化氛围,统一企业思想,观念和精神,防止一些对企业有害的言论,行为,观念对企业员工的伤害。最大的好处是:一开始就给员工一种企业明确的要求的做人做事法则。并达到整合人力资源良好的效果。因为对于一个新厂,可能什么样的思想,观念都在横行。
对于行政经理必须有经验有能力整合;
3、绝对的执行能力;
对于一个新厂,不完善的各个方面的太多,但是更多的事情需要我们去做,如果在乎太多的条件,那么整个工作的进展一定会大打折扣。本人非常喜欢的一句话,也是一直激励我的一句话:“天下事有难易呼?为之,难者则易以,不为,易者则难以。”在这样的状况下需要我们绝对的合理计划,分清重点,整合资源,逐步完善。
4、构建系统的能力和水平。
一个企业要实现一个高效运营的状态,不仅需要人员,机制,硬件,决策,组织和完善合理调配等,更需要各种管理要素综合到位。同时企业的各种管理要素也只有形成一种体系话,才能真正全面的保证管控效果。针对一家新厂,我们必须要将公司整个人事行政管理体系化,并保持相应的灵活。随着经营发展的需要不断的完善和优化。只有这样才可以有效的避免管理风险:例如:坠机效应。例如:一些员工随便冲到财务部要工资的现象。。。。。。。
5、对行业行政管理的敏感和创新能力。
一个有胜任力的人一定是一个有较高职业敏感的人,因为只有具有职业敏感的人,他睡觉的时候都会想着他需要解决的问题。对于沙发行业的行政管理主要敏感问题有:员工关系,技术人才流失,人才招聘,员工违纪管理,人才梯队培养,老员工工程等等。那么在沙发厂在内部系统运营发面普遍存在的问题是:组织问题,流程问题,协作问题,沟通问题,执行问题,绩效管理和员工满意问题,然后导致品质,效率、成本和客户满意问题。如果他具有创新能力,那么更能巧妙的推进工作;
6、出色的糅合人际关系的能力;
对于一个新厂,因为管理体制不完善和企业文化的问题,对于一个行政经理,如何巧妙的处理人际关系非常的关键和敏感。你不仅要不影响其他同时的情绪,同时你还得以企业利益出发处理问题。这对于一个行政经理做人做事都是绝对的要求。
7、文书写作能力和电脑应用水平,并能灵活的使用宣传工具。
公司那太多的文件,制度,流程要建立,文件要撰写,尤其是在内外上下左右的沟通的时候。最后的沟通能力,协调能力,决断能力,管理技术,专业能力都是最基本的要求了。就个人认为,一个行政经理必须具有这样的条件才可以真正能胜任其企业要求的职位。
当具备这样的能力时,工作又需要怎样开展才能真正保证企业的经营管理需要呢?
1、根据公司的需要,善于自己为自己设定绩效点。因为你的绩效是企业招聘你的目的。也是你拿工资的理由。你必须要明白你来企业做什么,企业需要你做什么,你为企业做了什么?例如:员工的招聘,技术人才的培养,人才梯队的建设,员工关系的维护,企业制度的建设;企业文化的打造;公司整体运营的保证效果等
2、根据企业的需要,将需要做的工作制定成计划,分清轻重缓急的逐步实施,并制成日程安排表;例如:新企业的员工招聘,员工培训,宿舍管理等。
3、及时掌握了解相关部门需要的支持和协作,及时掌握上级的安排和意见,保证工作的及时和准确性;
4、及时向上级汇报情况,想相关部门通报情况,保证及时准确的沟通和信息传递;
5、对于生产型企业,利润的来源是完全受效率,品质,成本,达成,和士气的影响。表面看来这完全是生产和销售的事情,实际销售和生产仅仅是实现部门而已,但是真正的保证,却完全依赖一套有效的行政监控系统。例如:员工对企业的意见会直接影响品质;车间管理人员不敢管员工,出现效率和品质问题没有人追踪处理等。故,行政经理必须全力保证公司整体行政监控系统的落实和制定;
6、根据公司的经营管理的进度和情况,适时的导入管理工具和新方法。
7、低调做人,带好团队,善于沟通,大胆执行。
8、作为这样一个行政经理必须将企业劳动力管理和人才管理形成专门的机制和模式。
9、能够巧妙灵活运作部门工作,合理的整合资源,合理的安排时间,合理的指定计划,合理的沟通协调。并善于采用工作策略。
对于我个人而言有这样一些优势:
1、曾经成功的主导过新公司整个行政系统和内部运营系统,首先是经验的保证;
2、不怕吃苦耐劳,坚决执行到底;(邮件附件有)
3、了解沙发厂的各种细节问题,可以防患于未然;
4、领导能力,决断能力,规划能力,创新能力,资源整合能力都比较保证;
5、善于合作,善于糅合人际关系。
6、处理的问题公平,正直、坚定、富有魄力。
(完)
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