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一个成功的HR主管必须具有相当的经验和实力，才能从IT系统销售及服务商那里获得最优惠的产品和最高质量的服务。
通过大量的采访，我们针对系统许可证的购买和谈判问题，总结了一组极具实践价值的经验。
下面列出的问题和解答，涵盖了当今HR主管所关注的eHR采购问题。通过改善在系统采购者和销售商之间的对立关系，我们希望买卖双方能够达到双赢的目的。
问题1：在开始合同谈判前，eHR采购者应该采取何种策略？
解答
最大限度利用你的采购权力，在内部联合多个相关部门，寻求技术、法律、采购、财务甚至海外部门的协助。不要让销售商获得多方协助。
争取时间获得更多的优势。不要放过任何一个可以利用的机会，比如当前低迷的经济。花些时间调查供应商的财政状况，以此争取对方的让步。
在谈判前你一定要明确自己的目的。供应商知道合同条款中哪些是对他们有利的，而你也必须知道。明确你将要签署的服务等级协定（SLA）会为你带来什么、你为此所需要支出的费用以及所要承担的风险，这样才能判断这份合同是否算是对你有利的好合同。
明确供应商的长期合作可能性。你可以通过该供应商在证券交易委员会的季度报告或者最近的股市行情，以及它的商品等级或渠道等方面了解这个供应商的情况。不过需要记住，业务不佳的公司和即将倒闭的公司之间是有区别的。
问题2：何时才能开始谈判，在谈判中我如何占据主动？
回答
指明某人或某个小组代表你的公司发表口径一致的观点。同样，你需要从对方的谈判决策者那里听到他们的确切意见。你的代表应该在谈判中位于核心地位，否则，你会失去主导谈判的机会。
了解eHR供应商的弱点并加以利用。收集市场数据，了解供应商的库存压力，并通过局外人的介绍了解该如何处理这些数据。与相关的客户或其它有类似采购行为的厂商联系。
将你的多种系统转变为你的优势。对于很多供应商来说，这是个问题。
供应商之间的竞争对你非常有利，因此在实际谈判中可以利用供应商间的对立关系。
问题3：如何避免激烈的谈判，并取得预期的利益。
解答
双方的高层互访对改善谈判气氛非常有用，同时你也要积极寻找一些与双方有联系的关系和门路。古时候两国为了和睦相处可以进行通婚，而如今在谈判桌上，如果谈判双方有了多重关系，则可以缓和气氛，增加相互的信任，而信任感则可以快速扫清谈判中的大部分绊脚石。
另外可以组建一个更好的团队。通过市场合作等方式，你也可以节省资金投入。为了获得对方的让步，你可以通过接受供应商的基本框架或产品给对方一个战略性的胜利，当然，之后你还有机会改变具体的条款。
无论如何，谈判时不要过于强硬，否则会起到相反的作用。谈判时坚持平等的原则很重要，不要一味追求我方的利益而过分压榨供应商。当你需要供应商的帮助时，强硬的谈判团队会让你无功而返。
问题4：卖方如何从我的公司和我个人身上获得利益？
解答
供应商会夸大你面临的风险，以此向你推销他们的其它产品。为了尽可能避免这种情况，你应该注意附带合约，不要在附带合约签订前就要求维护。在许可证购买条款中和供应商讨论维护事项，而不是在最后才讨论。
一般情况下，供应商都会变换方法测量和跟踪产品使用情况和许可证成本。这听上去也许很简单，但你一定要明确协议和合同上的相应条款对此是如何规定的。
供应商也许会针对你公司的财政审核问题采取威胁策略，因此你一定要做好准备。因为改换供应商的成本很高，因此不要由于账目审核问题让供应商在谈判中将你置于防守的位置。在谈判前事先做好内部审核工作，所谓知己知彼，百战不殆。
问题5：针对实际的合同文档，我该注意些什么？
解答
让法律顾问帮助审查合同。你有权对合同进行修改，不要直接接受供应商提供的合同样本。在谈判时详细记录销售商的观点以及达成的共识，防止销售商在撰写合同时修改这些观点。
随时给自己留条后路，准备开始新一轮谈判。明确eHR销售商的职责，避免自己在出现问题时承担责任。
坚持当合同条款发生改变时供应商应该通知客户。如果客户没有收到通知，则对由此产生的任何后果不负责任。
为了防止出现任何意外，合同也许会涵盖太多的方面，但这样有可能使合同失效。因此最好保持合同的单纯性，通过良好的合作达到双赢的目的。
