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1、统一目标——任务特质
每个团队的建立或存在都有一个特别的任务,团队队员以完成这个任务为主要目标。因此,团队队员应该充分了解到团队存在的理由,团队的界限及团队在组织中所扮演的角色、地位和功能。但是,目标的实现是要通过转换为具体的任务才能完成的。这类似于管理中的工作分析,常用工作分解结构的方法来实现,确保找出完成项目工作范围的所有工作要素,同时描述可交付成果和其组成要素的具体内容。任务的内在结构包含三个因素:规划(即对行动过程、时间安排以及资源需求的决策),执行(即计划的实施)和控制(即对绩效和进度的监控,在必要时采取纠正措施)。
案例:香港赛马会的高招
香港赛马会是世界上独一无二的非赢利赛马机构,是香港最大的税金来源和慈善机构。它的目标是“致力提供世界最高水平的赛马和体育及博彩娱乐,同时维持全港最大慈善公益资助机构的地位"。其使命是“竭诚令顾客百分百满意,对于赛马观众、投注人士、奖券投注者、本会会员、公益团体、慈善机构、香港政府以及全港市民,都不能有负所望,务必置身全港最备受推崇机构之列"。马会收入的81%返还彩民,3%用于自身的运作管理,14%作为博彩税和所得税上缴政府,2%用于慈善事业。仅就香港赛马会支持香港高等教育来说,历年来捐款总数若以现时市值计算,已超越五十一亿港元,相等于五个香港大球场的兴建费用。它兴建了博物馆来保存香港的赛马历史,普及公众对赛马运动的知识,进而也促进了对赛马会的关注。香港赛马会共有雇员4000多人,每到赛马日,至少有100万人通过到现场或者看电视的方式参与赛马,香港赛马会的4000多部电话要接受100万～200万个投注电话,而香港的总人口还不到700万。“在马会观马投注是最大的享受",除了马会不断更新的高科技设备设施之外,最大的享受莫过于各个团队提供的一流的购物、餐饮和娱乐等服务。马会之所以能这么好地服务社会,在于它有一套良好的运作制度,赛马会由董事局负责制定决策,而日常会务则由以行政总裁为首的专业行政人员负责执行。“即使输了钱,也是支持了香港的慈善事业,行善积德",这是对马会的信任也是马会的承诺。
因此,在建立一个团队之前,不妨让我们首先思考:
(1)团队组建的目的是什么?团队可以进行的活动界限是什么?
本文发表于博锐管理在线|www.boraid.com|4
(2)团队的干系人有哪些?他们各自的追求是什么?其中有哪些和团队目标有交集?
(3)可以把这些交集目标细分为哪些可行的执行任务?
(4)团队内部应怎样分工来配合任务的实现?
2、程序认同——团队规则
在团队工作中,规则引导个人行为方式的标准化,在标准化的工作氛围中,人人都可达到最大的工作效率和最快的个人核心能力提升。
责任分享包括两个层面:一是在团队队员共同分摊团队的工作过程中。二是针对团队的最后成果而言,团队的特色在于顺利完成团队目标的同时,全体队员将分享该成果,共同接受组织的激励与奖励,相反,当团队无法顺利完成特定任务时,则全体队员将共同承担这一失败的责任。因此,团队中必须明确划分每个成员的工作职责,要有严格的配合工作流程的责任分析机制。
另一方面,高效团队的成员必须经过系统的培训,成为有一定的工作经验而且具备技术技能、人际技能、解决问题等不同类型的技能。
案例:珠江钢琴厂的“责任分红"
2002年,珠江钢琴以7.5万台的产量超过了原世界排名第一的日本的雅马哈钢琴厂,成为全球最大的钢琴制造商。配合其“以质取胜"的核心价值观,珠江钢琴的管理思想是“意识在先、责任在先、行为在先、管理在先"。这个全世界最大的钢琴生产厂目前年产钢琴10万台,尽管一架钢琴有8000多个配件,因为机器生产不出最好的钢琴,大部分的配件都要由人工来安装、调音、测试,因此一架钢琴要经过两年的时间才能问世(不包括原材料的制作、加工)。珠江钢琴厂重视对每个工作团队进行全面技能素质的培训,实行一整套严格的工艺流程管理,明确责任。每架钢琴的报表上有详细的技工名单以及时间,一旦有差错便一目了然。
因此,在我们组建一个团队的时候,不妨考虑:
(1)任务有哪些流程?各个流程完成的标准是什么?任务完成需要队员具备哪些品质?
(2)怎样将任务流程具体到团队的每个人?怎样分配责任?怎样奖励?
(3)制定什么规则达到上面的要求?怎样培训和激励员工?
3、信息沟通——工作氛围
我们习惯于将群体性组织视为生产的函数“黑箱",给定了一定的输入,就能期望得到相应的输出。由有情感的人组成的团队却没有那么简单。一般情况下,所有的情感都有可能影响到团队的组织绩效,无论是团队成员的生活情感、道德情感还是审美情感。但最关键的应该是那些更容易在团队成员之间引起互动关系、更容易影响团队组织绩效的那些情感,也就是成员之间的情感互动作用所产生的基于团队层面的情感。
虽然团队成员的地位是平等的,但是店长或者协调人在一个团队中的实际作用却很大,他以及骨干队员在沟通信息、营造氛围、团队对外交往甚至在调解团队内部冲突。
案例:香港中文大学的游戏
香港中文大学有许多传统的经典游戏,比如ice breaking系列、black magic系列,多是肢体语言与脑筋急转弯的结合。ice breaking是用于加深一个新团队中组员之间的了解和默契的游戏。比如,“心脏病"就是强化记忆队友的名字和外貌的一个游戏,即分成两个组随机选出人来比赛说名字,这种游戏看似简单,奖励与惩罚均是笑声与歌声,但很容易打破新成员之间的隔阂,各人的特点在游戏中也表露无疑。black magic则是空闲时刻增进大家亲密感的一种游戏。一个人闭上眼睛,由另一人引导其猜随意被指的物体,这就能有效地培养队员之间的默契。
因此,建立团队的时候,一定要考虑以下几个问题:
(1)团队需要怎样的文化氛围?队员的个人文化有什么差异?队员的性格特征分别是怎样的?哪些是对团队工作有益的?
(2)谁适合做组长?骨干队员有哪些?他们的主导文化有什么特征?
(3)怎样建立和谐、愉快的工作气氛?障碍是什么?怎样解除?
