解放HR的7把金钥匙

　　新时代人力资源管理的特点之一就在于提高传统人事管理效率,将HR从纷杂低效的重复劳动中解放出来的同时,提高工作的质量与准确度。而且随着企业的发展与规模扩张,员工数量不断增加,面对海量的员工信息、成堆的报表、繁琐的数据,HR的人事管理任务越来越重,苦不堪言,面对如此情形,HR应采取何种措施来解决这一难题呢?相信B企业的宏景世纪HRP系统应用实践能够带来一些启发与帮助。

　　B企业是某市一家报业集团下属的新闻性网站,是该市目前最大的网上新闻发布中心、网上公众信息服务中心。随着网站内容的不断丰富、国内宽带上网环境的不断改善,B企业的知名度不断提高,业务规模也随之逐渐扩大,员工数量从开始的20人迅速增加到现在的近100人,这对企业人力资源管理工作提出了更高要求。面对如此大规模的员工队伍,如何在动态中准确掌握员工信息,如何搭建一个员工与管理层共享的人力资源管理信息平台,如何更快、更好地为公司的决策层提供科学、详尽的人事信息支持,如何有针对性为员工提供职业培训,提高员工的满意度和归属感,留住人才,这一切都已成为决定公司兴衰成败的关键所在。

　　在这种情况下,B企业迫切需要一套适用、高效的人力资源管理信息系统。为此,企业HR专门组织人员对市场上的多家人力资源管理信息系统进行了系统调研工作,最终宏景世纪软件有限公司提供的HRP人力资源管理系统凭借其六大特点,获得HR人员的青睐,被及时引进并投入使用。以其在实际工作中所起的突出效用来看,HRP系统的六大特点可誉为解放HR的七把金钥匙。

　　金钥匙之一:数据导入导出的畅行无阻

　　和大多数公司一样,在引进宏景世纪的HRP人力资源管理系统之前,B企业也自行研发了一定数量的人事管理软件,且保存了将近2000人的信息资料。由此,在采用新系统时,就面临着原有资料录入的繁重工作。如何完成数据导入工作,顺利实现新旧系统的平稳过渡是B企业首先需要解决的问题。而这正是宏景世纪HRP人力资源管理系统的一大优势所在,其方便全面的数据接口,能够满足不同格式数据的导入导出,很好的解决与其它软件接口的融合性问题,将原有系统中的人员信息资料,包括以前软件里保存的一些工作成果通过数据导入功能,全部准确无误地导入到HRP软件数据库中,充分利用原有的信息资源。另外,在数据导出方面,HRP可将员工登记表、台账花名册、工资台账等资料输出生成Word、Excel或PDF等格式的文件,还可以将各种直观的统计分析图表复制粘贴到各类文档中,尤其是在编写工作总结、分析报告等文件时,有助于文章更生动、更准确的表达。

　　金钥匙之二:统计报表呈送的快速准确

　　因行业的特殊性,B企业HR经常需要向上级相关部门递交各种统计报表以及各类年报,此类工作需要专人负责,企业规模越大,相应的填报任务就越繁重,耗时费力,还不能有效保证数据的准确性。宏景世纪HRP系统彻底解决了B企业的这一难题,它可以将所有统计报表轻松灵活地绘制出来并保存在系统中,通过对行条件和列条件定义取值公式,实现了各类人力资源报表的自动取数,在加上系统提供的数据校验和反查功能,大大提高了报表的工作效率与准确性。利用HRP系统B企业在减轻HR工作量的同时,因递交报表的快速、准确,对外塑造了公司高效率、高精准度的企业形象,使企业在行业内有了良好的口碑。

　　金钥匙之三:培训管理流程的完整可控

　　员工规模的扩大容易引发培训针对性差、成本过高、管理难度加大等问题,而作为提高人力资源利用率重要途径的员工培训一直以来都是B企业HR的工作要项之一,如何实现培训工作的规范化管理是B企业HR亟需解决的重要问题,宏景世纪HRP系统中培训模块强大而流程化的功能则很好地满足了其此方面需求。从培训需求调查表的网上发布、员工通过B/S( Browser-Server,浏览器/服务器,Server提供服务,Browser直接浏览)填报需求、培训计划的制定与领导审批、培训课程的设计与发布、员工网上报名直到培训效果的评估与反馈,这一系列业务流程都能够在HRP系统中顺利完成,培训费用也可以根据员工本人参加培训的次数和培训课程实现自动分摊,能够对费用进行很好的规划与控制。

　　比如说,B企业成功利用系统中的培训模块完成其“员工健身工程”。公司上下一向对员工身体素质较为重视,这一点在所公布的培训需求调查结果得到了及时反映。为满足员工需求,HR将健身活动作为一个新的培训科目来对待,选择合适场所、设计具体活动项目,提供费用支持、做好员工健身效果测评记录,有效促进了“员工健身工程”项目的推进与实施,在提高员工身体素质的同时,营造了轻松、愉快的工作氛围。

　　金钥匙之四:薪酬分类管理的灵活全面

　　宏景世纪软件完善的数据导入功能使B企业的全部薪酬资料顺利导入HRP数据库。在定义好各种计算公式后,每位员工的个人所得税、各类保险缴纳额,以及住房公积金等多项数据都可以由系统自动计算生成,实现了工资变动与发放的智能处理,员工数量增多只对系统运算量有所影响而已。

　　除了上述基本的员工薪酬管理工作之外,针对B企业员工结构日益复杂、不同的人员工资项目有所区别的特殊情形,HRP系统所具备的多种工资类别构建功能派上了大用场,它能够使每个类别里的工资项目不同,然后利用系统固有的汉化公式,将不同的工资项目关联起来,实现工资的自动计算,并且能直接生成银行报盘数据、打印工资条和领取工资签名表。原本费时费力的工作,现在只需HR轻轻一点鼠标,一切都轻松完成,成功地解决了过去因薪资调整变化、核算发放、统计分析耗费大量的时间和精力的问题,大大提高了工作效率与工作质量。同时,系统还能自动生成各类工资台帐和工资分析报表,可以从不同角度、不同侧面对公司的薪酬情况进行统计分析,全面了解工资结构及工资项目设置是否合理,为企业领导的薪酬决策提供依据。

　　每当企业进行年度绩效考核工作时,人力资源部门常会出现工作任务繁重、数据收集费时、准确性难以保证、员工配合程度低等问题,B企业也不例外,年度绩效考核向来是令HR万分头痛的事情,员工人数的增加将此问题进一步升级。而宏景世纪HRP系统中 的绩效考核功能针对此问题提供了有效的解决之道,具体应用步骤如图1所示:

　　通过网络化的在线绩效考核,B企业各级人员能够且仅能够看到各自权限范围内的可评价人员与项目,并被允许对其进行相关评价。由此,人力资源部门可以在第一时间收集到最真实有效的考核数据,利用软件自动分析所收集数据的功能,及时得到反映考核结果的数据汇总图表,大大节省了HR的工作时间,降低了其工作强度。

　　金钥匙之六:完善授权体系的安全可靠

　　为了提高HR的工作效率,现阶段企业管理需要的是为全体员工所共享的人事管理信息平台,宏景世纪HRP系统的C+B (Client+ Browser;客户机+浏览器)运行模式,将使用者划分为业务层、管理层和自助层三个层次,授予不同的权限,如表1所示:

　　按照“分工授权、数据共享,谁管理谁负责”的原则,六大模块分由不同的HR进行管理,规范了业务流程,分解了工作压力,增强了数据的准确性与安全性。

　　由此,通过授权体系实现了数据的多点录入、分级共享、一方录入、多方使用,HR的传统人事管理工作效率得到提升。全体员工在各自的层面上积极参与到公司的人力资源管理工作中来,比如说,若员工对自己的薪酬福利数据有疑问,只要用鼠标轻轻点击,就能清楚地了解到授权范围内的所有相关数据,如若疑问还未得到解决,只要在留言版上发个帖子,人力资源部门的负责人会尽快给予答复。此种管理方式增强了公司人事政策和信息的通明度,提高了员工的工作满意度,保证了数据更新的及时性和准确性,为高层战略规划与决策提供可靠依据。

　　另外,企业人事管理系统必须保证信息安全的必要性与重要性不言而喻,尤其是像B企业所处的IT行业,员工的计算机应用水平相对较高,其对人事信息系统的安全性要求就格外的高。针对这一问题,宏景世纪HRP系统采用的集中式授权与分布式授权相结合方式,使得每位员工只能在自己相应的权限范围内应用系统,从而保证了系统的安全性,HR根本不必担心员工在查询时更改资料,或者查询到授权范围之外的其他资料,满足了企业管理的保密需求,也避免了员工之间因利益纠纷产生矛盾。

　　金钥匙之七:简便操作界面的易学易用

　　功能完善的管理系统在使用方面是否极为复杂?面对宏景世纪的HRP系统,HR完全可以打消此顾虑。功能丰富,操作简便是宏景世纪HRP系统的一大特色,一个具备计算机初级操作水平的人员,无需培训就能很快上手操作。而且,对于设置查询条件、定义工资计算公式和报表统计条件时所使用的稍微复杂的函数功能,HRP还提供了特有汉化函数功能,让非计算机专业的从业人员也能很快学会使用。B企业有一些年龄偏大的人力资源管理人员,工作中受计算机操作水平所限,许多人事工作仍然停留在手工作业的层面,HRP向导式的功能模块,人性化的操作界面,使他们很快掌握了软件的使用方法,在管理工作中享受到信息化带来的便利与高效。对于企业中高层管理人员来说,稍做介绍讲解他们就能马上方便快捷的通过信息系统查询到所需要了解的信息,其中采用图表方式的结果呈现可以使企业的人力资源情况一目了然。普通员工在HRP向导式功能模块的帮助下,无需进行人员培训就能学会如何使用相关功能。

　　利用宏景世纪的HRP 人力资源管理系统,B企业在不到一年的时间里彻底改变了以往传统的人力资源管理工作模式,将HR从繁杂低效的重复劳动中解放出来,使其有更多的时间去做好人力资源规划和员工职业生涯规划等更深层次的工作,大大提高了公司人力资源管理工作的效率与水平,人力资源管理工作上了一个新台阶,提高了员工的工作满意度,并为企业人力资源战略规划工作打开新局面。